企业档案信息化发展的影响因素及对策

李小玲

摘要：企业档案信息化是企业以信息服务生产、生活资源的体现，是企业发展重要的战略资源。我国目前企业档案管理信息化虽然得到了迅速发展，但是还存在诸多问题，应进一步深入研究改进管理措施。笔者基于企业信息化发展影响因素，探讨解决方略，为企业档案信息化发展提供借鉴。

关键词：企业档案；信息化；发展；影响因素；策略

企业档案管理是企业生产管理和经营管理的有机统一，是企业对国家、社会保有的最基本的价值资料，是企业开展日常工作，制定未来发展规划的有机参考。我国信息化社会发展的新趋势下，企业档案管理工作的改革也迫在眉睫。尽管我国企业档案信息化建设已初见成效并取得了较为满意的效果，但是由于受诸多因素的制约，还必须采取有效的措施，对发展中的问题进行改进。

一、实现企业档案信息化管理的现实意义

1.推进档案信息化管理，是实现企业文档办公一体化的首选路径。在当前全速发展下的二十一世纪，随着以知识经济为核心的互联网信息时代的全面确立，信息化已经成为了社会发展的一个重要標志。作为企业后勤保障最核心的一个环节，档案的管理工作也越来越关键。在这一时期，电子文件和网络信息技术相继出现并得到广泛的应用，包括在企业生产、经营、管理、档案文书处理等工作管理中，应用均越来越普遍，相应的技术服务体系也越来越完备。对于新时期的经济环境下，企业要想谋求更好的生存和更进一步的发展，首要的就是创新变革，逐步建立完善企业管理制度，而实现档案信息化管理，就是其中一个不可缺少的重要内容。通过企业各项制度的建立与完善，将档案信息化工作，作为企业一项重要工作内容建设，从而最大限度的提升工作管理效率、降低企业运营成本，最终逐步推进企业档案信息化管理及市场竞争力。

2.推进档案信息化管理，是不断提升企业行业市场竞争水平的重要途径。在十二五期间，随着经济发展进入到新常态阶段，对于社会各行业企业的转型升级提出了新的挑战，同时也为今后一段时期内的发展方向，指明了一些可循的道路。在当前全速发展下的互联网信息时代，档案信息化管理是企业需要着重考虑的核心性问题，因为它关乎着企业的生存和发展。比如在档案管理工作层面，推进实现档案信息化就可以很好的拓宽档案工作服务范围。因为档案管理工作本身就是对信息资源的管理，而信息资源最宝贵的就是时效性，通过开发利用最新的具有社会价值的信息资源，才能更加高效的辅助企业的生产、管理、运营等市场活动的开展和顺利完成。而传统的一套档案管理制度已经无法再适应高速发展下的新市场经济环境。对此，通过促使着档案管理从封闭走向开放，包括档案信息资源的储存、保管、采集、提供服务等等，均可实现最科学、合理的配置，最终为企业的生产管理与运营做出最佳、可行的参考依据。

二、企业档案信息化发展影响因素

我国企业发展，经历了从农业到工业，从工业到市场化的跨越式发展。在市场经济发展的今天，信息化资源作为企业建设的核心组成部分，是信息时代档案建设的新突破。煤炭企业档案信息化系统平台的搭建和业务操作规范缺乏必要的统筹能力，尤其是数据精度、数据存储和技术参数规定等信息规划不全。传统档案信息管理多为纸质媒介，不仅安全系数低，而且还需要大量的专业人才花费大量时间对信息进行纪录保存。

1.制度化问题。企业档案信息管理制度化包括：业务流程不规范、技术管理不详尽、专业人才的匮乏。以煤炭建设公司为例，由于部门人力资源分配不均，致使信息管理工作效率底下，对行业内事物的处理能力不高，业务流程在业内没有形成统一的规范化标准，致使人员冗杂，缺乏必要的整合措施。

2.分类归属问题。目前档案的信息化发展尽管注入了计算机应用技术，但是由于类目众多，且数据库容量有限，目录检索效率低下。文档的一体化管理，缺乏必要的组织结构和职能联合进行有效解决。

3.职能定位问题。煤炭企业信息化管理人才多为在职职工，很多时候，缺乏对档案价值认识的归属，相关的鉴定与分析工作与专业领域脱轨现象严重。

4.企业自身问题。除了企业领导对档案信息化管理工作不重视外，还缺乏每年必要的经费支持档案信息化管理工作。企业由于认识上的局限性，很多时候都是兼职管理，尽管耗费了大量时间，但是仍然不能满足信息化发展需求。

三、企业档案信息化发展策略

企业在提高自身生产经营能力的基础上，还要正确认识档案信息化管理的重要性，企业可以积极吸取国内外档案信息化管理的有效经验，从而提高自身的档案管理能力。通过对企业档案信息化发展影响因素的研究分析，可以看出我国大多数企业在档案信息化管理方面，还存在或多或少的问题，因此不断加强和完善企业档案信息化管理是每个企业管理者都应该关注和重视的问题，为了促进企业档案信息化的可持续发展，笔者提出以下几点对策：

1.管理体制创新。企业主管部门要加大对档案信息人才的培养，组建符合管理体制的信息化管理团队，提高档案信息管理效率。企业的信息档案工作要协调到ISO900O体系认证上，以便企业的各项管理流程工作能够与国际接轨。另外，我国的档案信息的建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍。因此，制定相应标准、规范、法规，馆藏档案数字化和电子文件接收，都应该坚持所制定的规范性原则。企业各个部门之间应加强交流协作的精神以及信息资源的共享手段。各个部门之间实现无成本的即时的信息交流，会大大加快企业档案数字化的进程，提高管理软件的通用性。

2.加强信息化软件。企业档案信息管理，要实现档案信息化的发展，必须对数据库和管理系统进行改进，应用最新软件，实时更新数据，加强对信息管理人才培训，增加他们素质。除了应用必要的信息管理工具外，还要进行流程化管理制度和管理对象思维方式创新。

3.合理定位。以信息化管理专业人才，将信息化工作列入日程，实现自动化管理。将档案管理工作系统到企业发展目标上来。按照企业档案信息管理需要，将档案信息员、专业计算机人员和复合型档案信息人才统一到档案管理上来。方便他们按照国家政策法规行事，为企业重大决策服务。

4.注重企业自身建设。企业信息化建设。离不开企业自身建设。加大对档案信息管理工作的资金支持，加强档案信息化管理的基础软件设施，对企业这开放性的环境来说，信息化水平起着尤为重要的作用。它要求企业树立正确的档案管理意识，加强自身建设。要求企业档案信息人员不仅要参与到企业各项工程中去，还要运用自己的专业知识和技能，适应企业发展对复合型档案信息管理人才的需求。企业要实现信息化带动工业化战略需求，必须切实做好信息化档案管理工作。应用最新数据软件，提升现代管理技术和方法，让企业发展与时俱进，应用机制创新改革，做好各项规划事宜，将档案信息网络服务统一到企业经济建设上来，为实现全息化企业管理模式，整合企业资源，服务企业各项工作。

5.保证档案信息的安全。档案信息化管理不能忽视信息安全问题，第一是软硬件，存贮介质的可靠性，如光盘，硬盘；软件系统的安全性与否。第二是管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获取等。前一种问题主要通过技术手段来解决，例如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。

6.创新。以创新促发展，是企业档案管理信息化发展的必由之路。从战略角度对档案信息化建设进行研究，并初步建立发展模型。经过对档案信息化发展管理制约因素进行分析，对知识管理中的目标定位有了基本思路。建立企业档案信息化测评体系，综合国内外先进研究成果，构建企业信息化建设服务平台。对已有企业的、档案信息化建设成果数据进行创新。

四、结束语

科技日新月异，信息化建设也在不断前行，它早已发展成为现代社会档案管理发展的主流，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。企业档案信息化管理工作，受制度化、分类归属、职能定位和企业自身制约，在发展中，只有遵循企业自身发展规律，结合自身特点，不断创新和改革发展路径，正视制约因素对发展造成的影响，才能实现档案管理的科学化水平，实现专业化档案信息管理促进企业信息化迅速发展的创新路径，适应时代前进的步伐。