泰兴市某医院档案管理工作现状调查

朱霞美

泰兴市人民医院器械科，江苏泰兴 225400

泰兴市某医院档案管理工作现状调查

朱霞美

泰兴市人民医院器械科，江苏泰兴 225400

目的摸清泰兴市某医院档案管理工作现状，找出工作薄弱环节，为进一步推动档案管理工作星级建设提供理论支持。方法随机选取该院562名职工，自行设计问卷调查表，经过预调查对调查表进行修正后，由经过统一培训的调查员开展面对面问卷调查，数据录入SPSS 17.0统计学软件，做有关统计学分析。结果医院档案管理工作负荷大，480名被调查的职工中，对档案工作不满意者超过1/3；医院临床医生在档案的利用上高于后勤管理人员，差异有统计学意义（P＜0.05）。档案管理信息化水平滞后，总体档案开发利用水平低。结论该医院档案管理工作压力大，人力资源配置不足，档案的开发利用率低，应采取有效措施，提高档案管理人员的配置，采取信息化管理手段，以提高档案开发利用效率和管理水平。

档案；工作现状；统计学；医院；管理学

医院档案工作好坏事关单位星级水平创建，也和医院提升管理服务水平、更好地解决人民群众看病难看病贵问题息息相关。为了解该院档案管理工作现状，找出工作中存在的薄弱环节，采取针对性措施解决问题，更好地促进医院星级水平建设有效实施，笔者于2016年11—12月，对医院562名职工开展了医院档案管理工作现状调查，现将结果报道如下。

1 对象与方法

1.1 研究对象

某医院全体职工，合计总人数1 716名，其中临床医生490名，档案管理9名，其他1 217名。

1.2 研究方法

采取分层随机抽样方法，从1 716名职工中抽取480名职工，采用专家设计的档案管理现状调查问卷，由经过统一培训的调查员，开展面对面问卷调查。开始调查前，开展预调查，以修正调查表，并对调查表回收、数据核对、录入作出具体要求，尽量消除统计误差。

1.3 研究内容

主要包括档案室的硬件设施、人员配备、信息化建设、职工对档案管理工作的满意度、档案管理工作中存在的问题和不足、档案信息资料的开发利用情况，以及档案管理人员的服务质量和水平、提高档案管理水平的合理化建议等内容。

1.4 统计方法

全部数据先行录入EpiData软件，对数据做有效剔除后，导入SPSS17.0统计学软件，做有关统计分析。其中，计数资料用[n（%）]表示频数分布，资料的比较采用χ2检验，检验水准α取值0.05。P＜0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 基本情况

该医院有专门的档案室，档案室容量基本适应档案数量，各类档案资料分门别类摆放有序。配有计算机12台，扫描仪2台，打印机5台，摄像机3台，复印机2台。各项管理制度基本齐全，针对不同种类的档案资料制定了不同的保管措施方法和制度。现有职工总人数为1 716名，其中临床医生562名，占32.8%；档案管理人员9名，占0.5%，后勤管理人员（含护理、技工、行政管理、后勤等）1 217名，占70.9%。档案管理人员9名中，从学历上看，其中本科6名，专科3名。从职称上看，高级职称2名，中级职称5名，初级职称2名。按照分层随机的抽样方法，在临床与后勤管理人员中抽取480名职工，临床医生按照科室，共抽取216名。后勤管理人员按照部门分工不同，随机抽取264名。

2.2 职工对档案管理工作的满意情况

本次共调查480名在职职工，其中对该医院档案管理工作非常满意的仅为65名，占13.5%；基本满意的247名，占51.4%；不满意者高达168名，占35.0%。具体调查的结果详见表1。

经构成比χ2检验，临床医生与后勤管理人员对档案管理工作的满意情况差异有统计学意义，表明临床医生对档案管理工作的满意度明显低于后勤管理人员（P＜0.01），与葛秋蓉的调查结果基本一致[1]。

2.3 档案信息化建设情况调查

随着计算机的普遍应用，档案管理信息化的步伐不断加快，而档案管理星级创建中，信息化管理是重要考察内容。该次调查发现，医院人员配备9名实施档案信息化管理，其中3名对资料扫描、上载、传输等业务不熟，尚未建立信息化查询系统，大部分档案信息还是以实物的形式存在，档案资料的编码整理录入也有待完善。

2.4 档案开发利用率调查

建立档案管理的目的，是为了将其信息价值转化为知识创造力和推进医学进步的要素，更好地服务于医疗卫生事业的发展。该次调查的480名中，医学档案信息的发掘再利用率普遍较低，超过一半的人一年内几乎不查档案资料，临床医生档案利用率明显高于后勤人员，具体调查结果见表2。

表1 泰兴市某医院档案管理工作满意情况

表2 泰兴市某医院档案信息开发利用率情况

从表2可见，医院职工对档案的利用率不高，偶尔使用者，即使用1~3次/月者占总调查人数的31.7%；经常使用者，即超过3次/月者仅占9.6%；而几乎不用者达到58.8%。经构成比χ2检验，临床医生与后勤管理人员对档案利用的频次差异有统计学意义，表明临床医生对档案信息的查询利用率明显高于后勤管理人员（P＜0.01）。

2.5 档案管理工作存在的问题调查

充分挖掘利用档案的价值，是我们开展档案建设工作的主要目的之一，而这一功能在很大程度上被医院决策层忽视了。在医院，档案建设的目的往往围绕医院升级为目标，按照医院分级的不同，来配套设施档案的软硬件建设，而忽视了档案价值的开发利用便捷性、有效性、实用性方面展开。通过对480名工作人员进行的档案管理工作存在的问题调查发现，排在前3位的原因依次为档案人员配备不足（75.0%）、档案资料收集不全（73.3%）、信息化程度不够（60.4%），其次，分别为档案储存条件差（58.3%）、管理手段老套（52.6%）分别排在第4、第5位。其中临床医生和管理人员在档案资料收集方面的应答差异有统计学意义（P＜0.05）。见表3。

表3 泰兴市某医院档案管理工作存在的问题调查结果

该院安排档案管理人员仅为9名，只占全院职工的0.5%，且大多为兼职员工，面对庞大的医疗信息资料，人手显然不够。再者，医院档案资料产生于不同的科室，如果每天资料归档，则工作量显然是巨大的；如果1周或者1月1整理归档，则很容易造成档案信息的遗失，要么就是工作挤压导致的分类混乱，也影响了档案资料的管理质量；还有就是，信息化的应用虽然带来了档案管理质量的飞跃式提升，但相关的信息化档案管理人才队伍的建设跟不上，也会制约档案信息资料的应用。

3 讨论及建议

3.1 加强组织领导，重视档案人才队伍建设

高水平的人才队伍建设是提高档案管理工作的首要前提。该调查中，医院档案管理人员只有9名，与繁重的档案管理工作任务是不相匹配的，这也是导致该院职工对档案管理工作不满意的人员超过1/3的直接原因。从职工的态度调查中，档案管理人员队伍缺乏排在第1位，也证实了这一点。这就要求医院领导要切实重视档案人才队伍建设，将编制向档案管理工作倾斜，引进高层次人才，尤其是计算机方面的人才。因为目前信息化技术在档案管理中得到广泛应用，需要懂软件技术、懂编码技术的计算机人才充实到档案管理队伍中来。还有就是加强在岗人员的再培训，毕竟眼下是新知识日新月异的年代，每个人都要加强新知识、新经验、新方法的学习。同时，注重档案工作人员职业素质的塑造，工作作风的引领，尤其是培养敢于打破条条框框和管理模式的创新型人才，力争在档案业务上有所创新，在档案的价值挖掘上领先一步[2-3]。

3.2 强化责任落实，严把档案资料收集关

一个人的责任心强不强，工作做的细不细，直接影响工作质量和效率，对于档案管理工作也是如此。档案资料的质量高低和完善性是影响档案再利用的重要因素。该调查显示，480名被调查者中，73.3%的人认为档案资料收集不全，说明该院在档案人力资源配备不足的前提下，开展好这项工作难度极大。树立责任意识，以科学严谨的态度对待档案资料收集工作。档案资料的收集难体现在资料过于分散、数量逐年增加、管理制度没落实等方面[4]。解决这些问题：①要制定科学严谨的档案资料归档制度并严格落实，将档案资料收集工作纳入年度工作考核指标内容，与奖金福利挂钩，以行政手段来倒逼工作效率的提高；②改变过去那种靠人工送档案资料的土办法，多采取网络传输手段，减少跑路和劳顿；③在档案资料的整理上规范化。档案资料的科学化管理，对于保全档案资料也至关重要。比如对于纸质档案，从分类—组卷—装订—存储，分类要严谨，防止资料归类乱；组卷要规范，防止时间跨度不一；装订要及时，防止二次整理；存储要合理，防止使用时找不到。

3.3 把握时代潮流，推进档案信息化建设

当今世界日新月异，归结于计算机的普及应用。各行各业都离不开计算机，档案管理工作也一样如此[5-6]。虽然大多数的医院也将档案工作信息化摆上议事日程，作为年度工作大事来抓，但档案管理工作的信息化绝对不是买几台电脑、装几个软件那么简单。有研究指出，随着现代化网络信息技术的广泛应用，档案管理的方式演变为档案实体和档案信息分离，也就是说数字化档案已成为趋势[6]。在此情形下，原先的建立在手工操作的传统纸质档案、声像等实物管理方式必须全面改革。这就要求档案管理人员花费大量的精力将这些实物信息转化为电子信息，繁重的编码和归类，扫描和复制等。这也需要档案管理人员必须精通计算机网络知识和软件数据库的使用知识。该调查中，该医院9名管理人员中，有3名对计算机业务不熟，对资料扫描、上载、传输等业务不精通，且医院尚未建立信息化查询系统，档案管理信息化建设任务还比较艰巨。

3.4 明确两个意识，实现档案价值最大化

医院档案科学化建设的本质目的是推进档案信息利用的效率化、最大化[7-8]。该调查发现，该院职工中接近六成的人从来不用档案，造成档案资源的闲置和浪费。因此，建议医院档案工作决策层在完善档案室软硬件建设的同时，进一步强化档案管理人员的服务意识和全体职工档案使用的效率意识。档案管理人员要恪尽职守，坚守工作岗位，耐得住寂寞，把服务搞上去，把敬业精神拿出来，优雅的借阅环境、摆放整齐的资料、方便检索的计算机，让所有来档案室查阅信息的人体会到获取知识的快乐。同时，要体现档案使用的效率意识。要让职工查阅方便、下载快捷，档案管理的科学化也至关重要。要及时归档、合理分类、随时更新，让职工能方便快捷地找到自己想要的信息，同时强化职工及时归还档案资料的好习惯，这也是促进档案利用的重要方面。

[1]葛秋蓉.泰州市某医院档案管理工作满意度调查[J].中国卫生产业，2015（9）:174-177.

[2]朱霞惠，何敏.科学挖掘卫生监督业务档案的利用价值[J].中国医药导报，2010（5）.

[3]朱霞惠.提高卫生监督档案管理水平的几点做法[J].中国当代医药，2010,17(3):121.

[4]刘梅.对医院档案管理以及相关制度的几点认识[J].中国卫生产业，2016（12）:107-109.

[5]闫成聚.新时期档案信息化管理及其创新策略[J].中国卫生产业，2017,20（5）:175-177.

[6]赵敦雷.浅析医院信息化与医院管理现代化[J].中国卫生产业，2017,20（5）:199-200.

[7]郑瑞康.医院档案管理中档案信息化建设中的运用[J].中国卫生产业，2017,20（2）:143-144.

[8]杨兴梅.开发利用声像档案服务地方病宣传工作[J].中国卫生产业，2016（35）:168-169.

R47

A

1672-5654（2017）05（b）-0176-03

2017-02-17）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.14.176

朱霞美（1970-），女，江苏泰兴人，本科，助理馆员，主要从事医院档案管理。