发挥职业院校档案管理工作服务职能的有效途径

张咏梅

摘 要：职业院校的档案中含有院校初始建设时的资料、教育管理的资料以及教师们科研工作的资料等，具有极大的利用潜能与管理价值。随着社会的发展、科技的进步，档案的管理技术也在进步，但是管理工作中的服务职能仍然是一大难题。本文对职业院校的管理工作中的服务职能现状进行分析，查找存在的问题，并针对这些问题提出了一些解决的办法。

关键词：职业院校 服务职能 档案利用

职业院校中的档案是对学校的历史的记载，记录着学校教学、管理、培训等各方面的档案资料，形成了大量对学校具有极大保存、利用价值的文献。对档案的管理就是对档案资料分类整理的一系列管理活动。国家设立职业院校就是为国家、为社会培养当今社会所需的高技能人才。因此，国家重点建设发展职业院校，由此院校招生增加，档案的资料种类繁多，档案管理面临着新的挑战。面对管理的现状，职业院校的管理工作应该充分发挥自己的各种职能，以更好地为学院服务，让学院能够更好地发展。

一、职业院校档案管理工作现状

1.档案利用率低

在院校档案的管理实际中发现，学校档案的某些资料利用率并不高，还有一些资料的利用并不均衡，如对教学档案的利用率达到30%，党群类的档案信息的利用率达到35%，而设备仪器档案、出版档案、技能鉴定档案利用率只占1%。

在对学校档案的推广过程中，使用了微信这一载体，可其推进的力度并不大，甚至一些教师、学生根本不了解它的作用。学生在查找有关档案资料时，也不能及时地反馈相关信息。在传送有关科研方面的资料时，也容易出现被他人改动的重大问题。由于微信平台水平低，以至于存在各种安全隐患，例如一些用户会故意散播不利的信息、病毒，甚至会对科研资料进行改动，科研资料的真实性受到侵犯。同时，由于在信息的传播时，可能会出现无法识别的情况，从而对档案的信息用户产生不必要的影响。

2.档案的服务种类单调

职业院校在提供档案信息时，必须回到学校，让工作人员进行查询，而非是建立档案库，对于某些用户急需的档案资料，却又无法赶回学校时，不能及时获得信息，而且在查询档案时也需要出示相关证件。这样不仅不能满足用户的需求，而且严重影响工作的效率。

3.工作人员素质低

大多数学校都会建立服务平台来管理档案，但在使用过程中，发现有些工作人员，甚至某些高层领导并不重视。因此，在招聘管理人员时，门槛低，工作人员专业知识不够，素质低。在一些专业性的科研信息管理上立刻就表现出明显的不足，缺乏相关技术，管理经验不足，工作效率低，信息传送慢，进而出现更多的问题。还有一些工作人员的服务意识较差，不能及时解答用户的咨询，或者工作人员对相关信息不了解，无法解答。还有的人在用户进行咨询时，不注重与用户的交流、沟通，造成用户对这一部门的印象极差，部门的形象受损。在服务过程中，工作人员不重视服务方式，工作懒散，服务管理的效果不理想。

二、提高档案管理服务水平的对策

1.建设网络信息查询服务平台

在开展档案管理服务工作时，首先要建造网络信息查询平台，来提高工作的效率，当然可以使用微信服务平台，但在使用时，一定要选择适于信息传递的载体，同时要充分考虑档案信息的特点，先对可能出现的种种情况进行分析，加以改善，提前预防，也要注意到网络瘫痪时可能引起的问题，提出解决办法。建立平台首先需要考虑到的就是平台的稳定性，能够将信息及时发送，同时保障不会出现信息的安全问题，提高工作的效率。

2.保障资料的准确性

要提供良好的服务，信息的准确性是最基本的要求，不仅要对平台的建设有技术要求，而且还要保证信息的及时性。通过利用现有的技术，过滤出不利信息与带有病毒的信息，维护正常的信息，职业院校进而对这些信息进行分类，建立独特的信息系统。

3.加强教育培训与宣传

要培养优秀的管理档案信息的技术型人才，通过各种形式开展档案信息的培训活动，帮助管理人员学习更多的专业知识与技能。开展管理人员的交流活动，鼓励管理人员学习新技术，营造良好的学习氛围。

加强工作的宣传，可以通过举办各种展览，来展现档案资源的文化价值。

4.提高服务管理工作人员的素质

提高档案管理工作的整体形象，重点是要培养高素质的工作人员。管理档案，不仅要建立管理机制，而且要对服务人员进行培训。学校可以聘请专业人员进行管理，也可让专家定期到学校进行培训，提高服务人员的专业素质。还可以开展各种优秀档案管理的学习活动，更好地提高服务人员的素质。加强工作人员的服务意识，为用户提供更好的服务。

5.提高工作效率

當今时代是科技高速发展的时代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未来发展的趋势。在进行档案信息的录入时，为了保证信息的安全性，要建立计算机防护系统，对重要的信息备份。同时建立档案信息的数字化档案库，方便对信息的下载，提高工作效率。

6.增加服务渠道

在网络时代，我们应该充分利用网络的各种优势，丰富我们的服务方式。但这并不代表我们要抛弃原有的服务方式，例如，工作人员亲自办理，或是可委托他人办理的服务方式都可保存下来。同时增加新的服务方式，可以利用电话、QQ、微信等方式解答用户的问题，并利用各种传送介质的载体向用户发送所需资料，以此节约双方的时间。我们还可以对档案管理进行展览，例如，以设立网页专题、在学校内展览区展览等方式进行，以此来加深大家对档案管理工作的了解，让用户可以通过多种方式来解决他们的问题。其次，工作人员可以将各种信息存入电脑，并编写好目录，将信息进行分类整理，方便用户的查询。

三、小结

目前职业院校的管理水平不断提高，院校内的档案资料种类、数量也更加丰富，虽然各种服务手段也进一步完善，可服务职能仍旧处于低水平的状态。本文针对各种问题和安全隐患，提出了各种对策，希望有利于改善当前的情况。职业院校在进行档案管理服务时，首先要对相关工作人员进行培训，充分利用现代科技对档案信息进行管理，提供良好的服务，增强管理人员的服务意识，加强工作人员与用户的交流、沟通，提高使用档案的效率。

参考文献：

[1]朱萍.浅议新形势下的高等职业院校档案管理[J].商丘职业技术学院学报，2012（6）.

[2]徐伟.浅论高等职业院校档案管理服务模式的创新[J].华章，2012（3）.

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[4]章桂旻.浅谈如何发挥职业院校档案管理工作的服务职能[J].科技展望，2015（34）.

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（作者单位：济宁市技师学院）