建设项目设备档案收集之要点

江红

【摘要】设备档案是日后设备运行、维护检修不可缺少的依据性文件，因此在企业档案管理中，占有极其重要的地位。同时设备档案也是科技档案的一块重要组成部分。设备开箱资料必须由档案室人员统一收集和发放，并进行登记。不经过档案室登记，任何个人和部门、参建单位都不得将设备资料私自占为己有。

【關键词】设备资料；设备档案；收集；设备资料完整性确认单

设备资料是企业在设备购买、在建、调试及维护检修等活动中形成的，是反映工程施工中所有设备质量和性能是否能满足设计和使用要求的各种质量文件及相关文件。设备档案由设备厂家提供的资料和在设备安装、调试中形成的资料两大部分组成。设备档案一般有设备出厂质量文件、使用和维护说明、安装图纸等。设备档案是日后设备运行、维护检修不可缺少依据性文件，在企业档案管理中，占有极其重要的地位。同时设备档案也是科技档案的一块重要组成部分，在《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008中明确指出了设备档案归档要求。

一、设备资料通常收集方法

设备的技术资料是随设备一起装箱。设备开箱时，公司物资部通知档案室参加开箱验收，向开箱的档案人员提供图纸资料验收范围。档案人员根据合同、设备装箱单检查资料、图纸的完整性，经物资部或工程部技术专工验证后，在《设备开箱验收单》上双方签名确认。档案人员清点记录好所接收资料的名称、份数，将开箱资料带回档案室做好归档及资料发放工作。须注意的是设备开箱资料必须由档案室人员统一收集和发放，并进行登记。不经过档案室登记，任何个人和部门、参建单位都不得将设备资料私自占为己有。

二、工程基建中设备资料收集存在问题

在工程基建期，设备技术资料收集完整有一定难度。往往在一个工程完成后，设备已经投入正式运行，设备维护、检修或异动改造时技术人员查档却发现设备档案缺失。此时钱款已付清，再索要资料时就会出现厂家不予理睬、拖欠，最终不了了之。给设备安全运行带来极大的隐患。造成设备最后归档资料不齐全的主要原因有以下几种：

一是有些设备技术资料比较重要，不跟随设备一起过来。厂家单独邮寄。

二是设备厂家的疏忽造成设备技术资料虽然随设备一起到，但是不完整，特别是设备电子资料经常会有遗忘。由厂家后继进行补充完善。

三是基建期设备会比较集中批量到达，档案人员开箱验收常常面临人手不够，有时会委托物资部门或技术专工进行开箱验收，再移交给档案室。

四是设备调试完成后，调试单位移交不及时、不完整，甚至在调试中没有形成纸质文件，最终这块内容没有移交。档案人员不能进行专业判断此类文件是否完整。

三、设备资料完整性解决方法

工程在施工阶段，我们档案室和物资部门就意识到以上问题的严重性。为此公司档案主管领导专门组织召开会议，明确规定公司上下设备验收必须执行《设备资料完整性确认单》。具体如下：一是公司计划营销部、设备物资部在验收款支付厂家前须提前通知物资部。二是物资部提供合同号将《设备资料完整性确认单》表头填写完整，发送给档案室人员。三是档案室人员根据表头上要求在“实收资料名称”上将所收设备资料明细详细列出，然后交与工程部专工。四是专工根据设备资料明细清单与实际设备一一对比，确认资料收全、准确无误后，在《设备资料完整性确认单》上签字确定已完成。五是计划营销部根据已签字的确认单向厂家付最后尾款。六是如专工确认资料不齐全，则在确认单上注明所缺资料，将确认单退回物资部，由物资部根据确认单上所缺资料明细向设备厂家索要，并负责跟踪资料收集工作最后完成。此时专工方可在“结论”处签上“已完成”，并最终付款。

《设备资料完整性确认单》如下所示：

四、设备归档最终效果

此会议纪要一出，职责分明，公司全体员工意识到设备资料收集人人有责。特别是工程部专工，只要确认单一经发出，设备档案是否完整专工须承担主要责任。

《设备开箱验收单》《设备资料完整性确认单》两张表格相辅相成，基本杜绝设备档案不齐全现象出现。档案室即避免一家收集设备资料的尴尬局面，也保证了设备档案归档最后完整性。