城建档案电子文件归档的制约因素分析及策略探析

王菊秋

【摘要】本文主要对现阶段城建档案电子文件归档的制约因素作深入分析，针对出现的问题制定针对性的解决策略。

【关键词】城建档案；电子文件归档；制约因素；解决策略

在设计经济飞速发展的大环境下，管理部门、文件档案室也需顺应电子政务管理，做好各项电子文件归档、文件管理工作。而且在电子政务背景下，城建档案管理部门应接受全新的管理理念，深入分析新问题，以进一步顺应电子政务管理发展，积极做好城建档案电子文件归档工作，应引起档案管理部门重视。因此，此次重点对城建档案电子文件归档的制约因素以及相应的解决对策展开如下分析。

一、关于城建档案电子文件归档的制约因素分析

（一）电子文件归档的真实性出现问题。整个城建档案电子文件归档管理工作开展期间，除受以上因素制约外，还会受到文件真实性、可读性的影响，主要表现为：部分城建工程的电子文件为掩盖工程项目，可能会在内容方面造假，或是单位内部的档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，从而影响到电子文件可读性，以上因素均会使城建档案电子文件提供的内容受影响。

（二）电子文件归档制度方面出现问题。城建档案的电子文件归档工作重点是把信息与实体区分开，且电子文件自身可读性和文件保存价值有直接联系，对于以往的纸质档案，很容易产生字迹模糊、老化、破损等方面的问题，从而影响保存价值。而针对电子文件，大部分经计算机储存，尽管储存起来较方便，但也会有病毒威胁，使所保存的数据信息失真、被盗等，这也会降低电子文档的阅读价值。就当前国内城建档案电子文档工作展开情况看，管理还未形成专门的法律法规，若文件在管理期间出现任何问题，很难利用法律法规做界定，最终影响电子文件归档工作的有序开展。

（三）电子文件归档工作人员出现问题。首先，工作人员对于电子文档规范范围认识并不是很清楚，未做出有效的评判，这就常常会使文件归档工作中，出现文件归档不够准时、文件遗漏等问题出现。其次，个别城建档案室内的管理人员的综合素质偏低，专业知识、专业技能相对较弱，在实际管理工作中会引发很多问题。最后，工作人员的工作责任意识偏低，且工作积极性较差，例如，出现员工调离或是调动时，未及时把电子文件移交或是上传，很多重要文件丢失等，最终对城建档案电子文件归档管理质量产生较大影响。

二、提升城建档案电子文件归档管理水平的核心策略

（一）构建完善的电子文件归档管理制度。企业与政府应该结合实际发展状况，进一步健全并完善已有的电子文件档案管理制度，这是因为当前的城建档案电子文件归档管理所涉及的内容很多，如电子文件数据信息管理、信息数据录入等，对此，应在内部构建完善的规章制度，充分明确各个部门、工作人员的工作职责，进而保持城建档案电子文件归档内容更加准确、真实，同时使电子文档真实反映公众日常活动。电子文件管理人员可由电子文件的形式，对相关操作做相应的管理登记，以确保电子文件处理、产生过程均与规范要求相符。例如，在城建档案电子文件的生成至归档全过程，要确保电子文件原始性，并做好文件的监管及保护工作，以免电子文件被随意删除或是改动。

（二）确保电子文件归档、整理符合标准。首先，文件档案管理人员需根据不同文件保管期限、组织机构、年代等作初步的归类整理；按照不同组织机构特点、年代、保管期限，把有关电子文件做分类、分盘管理，上述城建档案电子文件归档管理方法的实施，在大大提升电子文件整理、拷贝效率的基础上，还可长时间保管电子文件。而且把同一个部门的有关文件直接归档并保存在存盘内，便于之后管理。其次，为进一步实现城建档案电子文件的规范化归档管理，这就要求档案管理人员收到各种资料且对其做归档处理时，应尽量做到统一、规范，待档案整理结束之后，管理人员还针对不同电子文件做相对应的命题，同时为归档完整的电子文件作一个档案目录，这样便于之后运用计算机查找各种类型的存储文件。最后，做好外来文件的归档工作：城建档案室内的工作人员应做好对外来文件的各种处理和归档方面的工作，运用现代化的扫描技术，将一些外来纸质文件直接转换为电子或是影像类文件，把其直接连接到网络，最终实现公文互相传递、督办、批办工作网络化。而且经事业单位档案管理部门所负责并立即归档的有关电子文件，档案管理工作人员需仔细审查并填写档案信息，如仔细区分各种文件类型、档号，而后把归档整理好的电子文件直接录入数据库内，若需要哪一种电子文件，就可运用网络终端查询所需文件。

（三）保证电子文件信息真实、完整。档案管理工作者想要保证城建档案的电子文件归档工作顺利展开，就需要深入到当前的电子文件工作当中，对大量档案电子文件接收、处置、储存等方面的工作做相应的指导，确保电子文件内的原始信息完整、真实，并深入了解电子文件类型。即对电子文件做相应的技术处理，把已经归档的城建档案电子文件直接转为只读性的文件，也就是仅仅能读而不能将其写下的不可更改电子文件，以便保护、识别城建档案电子文件原始结构，确保文件可靠性，使文件和一般的纸质文件充分发挥相应的社会效用。而且，现阶段大多数城建档案电子文件归档保存的方法主要是脱机，因而，在实际的文件保存工作中，所保存下的文件存储方式涉及到磁盘、硬盘（或是光盘），软磁盤最大的缺陷表现在，抗干扰能力相对较弱，且结构不够稳定，会影响到城建档案电子文件归档保存及管理，一旦出现此种情况，城建档案部门可把事先分类整理好、归档好的电子文件直接刻录在光盘内储存。

（四）积极落实电子文件归档管理工作。第一，城建档案电子文件归档工作人员应该在实际的文件管理中，不断创新并积极探索电子文件归档、管理工作的新措施，以便寻找一种高效、合理、科学的城建档案电子文件归档、管理手段。从某种程度来说，各个部门的负责人需充分重视档案电子文件归档工作，档案管理部门应该全程参与，并积极介入电子文件归档的信息化、现代化管理工作中，以进一步保证城建档案电子文件归档设计和所构建的电子信息系统设计相符，以便充分满足标准化、自动化的电子文件归档系统。其次，有关的城建档案电子文件管理部门应该互相加强合作，共同进步，也就是促进文件信息化管理、文书管理、档案管理等有关部门之间的合作，并在实际文件管理与基础业务的实践过程中，多关注各部门之间的联系，同步结合、共同发展。最后，城建档案部门也应该积极地参与到整个电子文件归档工作当中，积极介入相关电子公文管理、归档工作，以保证电子文件能够重复应用。而且在电子文件归档的信息管理背景下，构建相关的城建档案工作和电子文书工作间的界限较模糊，且电子文件档案的一体化、全面化、综合化管理也是档案信息化办公的一种必然趋势。除此之外，城建档案管理为保证归档以后的电子文件内容完整、真实且能够持续运用，将其当作出发点，全面、严格地控制整个城建档案电子文件的建设工作，以进一步保证电子文件内的原数据、数据信息资料真实、完整。而要想保证以上工作得以顺利开展，就需档案部门内部的工作人员更加积极开展，例如，若对电子文件归档工作不够重视，则会使电子文件在归档之后数据和信息存在偏差或是缺失，最终影响整个文件内容，这对各单位后续工作的开展也会产生很大影响。

三、结语

综上阐述，本文经分析城建档案电子文件归档的制约因素，主要包括：电子文件归档制度方面出现问题、电子文件归档的真实性出现问题、电子文件归档工作人员出现问题等方面，针对以上制约因素，制定有效的电子文件归档管理策略，以高效、科学、合理地做好各项电子文件归档与管理工作，如积极落实电子文件归档管理工作、确保电子文件归档、整理符合标准、构建完善的电子文件归档管理制度、保证电子文件信息真实、完整等，以确保电子文件归档工作得以顺利展开，这对之后进一步提升城建档案工作电子文件归档管理效率具有重要参考意义。

【参考文献】

[1]杨晓丽，张瑞香.关于建筑工程电子文件与电子档案全程管理信息系统的研究[J].城建档案，2016（4）：37-38.

[2]张燕双.城建档案信息管理系统改造与应对措施[J].办公室业务，2014（7）：167-168.

[3]胡虹.纸质文档一体化管理继承的电子文件全程管理研究[J].城建档案，2015（12）：46-47.