新时期创新文书档案管理工作的策略

辛海燕

【摘要】本文首先分析了文书档案管理工作中存在的问题，然后从“加强文书档案管理人员思想上的创新”“更新文书档案管理所用的系统”“规范文书档案的信息化管理”和“创新工作机制”四个方面浅谈新时期创新文书档案管理工作的策略。

【关键词】文书档案；管理；新时期

当计算机技术和网络技术深入到各行各业时，文书档案管理工作也深受其影响，这必然会促进新时期的文书档案管理工作“与时俱进”，在规范文书档案管理的同时，要求该项工作要不断进行创新，以此来适应新时代对其的需要，为单位的发展作出应用的贡献。

一、文书档案管理工作中存在的问题

文书档案管理工作与传统的档案管理工作有所区别。文书工作包括文件的收集、登记、整理以及归档等工作。而档案工作是在文书的基础上对所收集的资料进行保管、统计、检索和提供利用等工作。文书档案管理工作集两者的任务和特点于一体。所以说它是一种较严谨的服务体系工作。文书档案管理工作中主要存在着以下几个问题：

（一）文书管理人员的积极性不高、专业性不强。文书档案管理工作比较枯燥，也不能给工作人员带来较好的经济效益，所以管理人员的工作积极性不高。大学毕业的学生不愿從事此项工作，所以只能安排一些素质较低的人员负责此工作，所以出现专业性不强的现象。

（二）文书整理工作与档案管理工作不能有效地衔接。文书工作重大收集、整理、归档。档案管理工作重在检索、统计和提供利用。可是在具体的操作过程中，这两大体系各自为政，无法有效地衔接，导致工作承接过程中不能使两者有机地统一，紧密地结合起来。

（三）档案信息化的工作在执行过程中并不顺利。在信息化时代，文书档案管理工作离不开信息技术，可是档案信息化的工作在执行过程中并不顺利，档案管理工作人员的多种不利因素阻碍了信息技术在文书档案管理工作中的进程，导致文书档案管理工作无法取得明显的改善。

二、新时期创新文书档案管理工作的策略

为了使新时期创新文书档案管理工作能够有效地适应时代发展的需要，提高文书档案管理工作的效率，笔者认为应该从以下几个方面进行创新：

（一）加强文书档案管理人员思想上的创新。穿新鞋走老路，只能防碍工作的进展。所以在文书档案管理工作上，务必要对管理人员进行“洗脑”，促使他们改变思想，抛弃传统管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再单纯从政治角度上去管理和处理文书档案，而应从信息资料应用的角度去管理文书档案，增强其实用性，使之与各行各业紧密联系起来。

（二）更新文书档案管理所用的系统。在计算机技术以及信息化技术的支持下，新时期创新文书档案管理的工作已完全脱离了传统的手工操作系统，已全部借助于计算机操作系统。但是，因为相关部门对档案管理工作的不重视，对文书档案管理工作的操作系统更新不到位，无法跟上信息化时期对其的要求。例如，在文献资料的检索中，由于操作系统的版本太低，无法存储大量的资料，所以查询资料者只能检索到目录，而无法对全文进行检索。单位要想长远地发展下去，立于不败之地，就需要完善档案管理系统的信息化，采取相应的措施，对单位档案管理的模式进行调整。在管理上加强力度，根据单位的实际情况制定相应的一些管理条例，改变原有的档案管理工作的模式。

（三）规范文书档案的信息化管理。更新了文书档案管理工作的操作系统之后，还应该规范文书档案的信息化管理工作。在文书收集整理的过程中，要使之自动化和文字的规范化。例如在输入文书的相关信息时，要采用统一的文字标准，使用规范化的文字和管理用语。另外还要加强对文书档案的监控，使之具有安全性，确保文书档案的安全性，从而对文案工作的创新起着非常重要的推动作用。

（四）创新工作机制。文书档案管理工作一定要与社会环境相适应，在操作过程中注重现实利益，所以要创新工作机制，不能再像以前那相处于封闭的状态，而应该做好文书档案工作的宣传，以引起上级部门领导对此的重视，使各部门能够有效地参与到文书档案管理工作中来。在充分利用这些资源时，可以促进文书档案管理工作的协调性，从而提高文书档案管理工作的质量。

三、结语

传统的文书档案管理工作已不能适应新时期对其发展的需要，其管理模式必然会受到冲击，所以必须要与时俱进，在管理理念以及管理机制上加以改进，制定出一套符合我国国情的完善的文案管理方案。让文案管理工作也能跟上时代发展的步伐，为我国档案管理工作作出贡献。

【参考文献】

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