关于对办公室公文精益化管理的思考

白茹

【摘要】近几年，在办公室精益化管理理念的指引下，办公室公文管理水平得到显著提高，极大促进了各项工作的顺利开展，但也存在一定的问题。本文主要分析了办公室公文管理中存在的问题，并探讨其改善思路。

【关键词】精益化管理；公文

办公室工作由比较琐碎、繁杂的众多细节所组成，任何一个小的忽略或马虎，都可能导致问题出现。近年来，办公室公文管理水平得到显著提高，但也存在不精细的问题，需要不断改善工作思路，从而推进管理的规范化和精益化。

一、办公室公文管理存在的问题

（一）收文登记分类不清晰。收文指的是及时接收外部送达单位机关或公司的公务文书，主要包括文件、信函、资料、电报等。办公室在收文登记中存在分类不清晰的问题，一般公文、涉密公文等不同类型的公文没有进行精细化分类，也没有根据文件的轻重缓急进行分类登记，为办公室收文接下来的工作造成不便。

（二）公文传阅记录不完善。公文传阅指的是单位或公司文秘部门按照领导签署的传阅意见，及时将接收的公文资料等信息提供给相关负责人和其他部门人员阅办。办公室公文传阅记录存在不完善问题，公文传阅记录不完善会影响控制公文的行踪和传阅速度，造成公文积压，或出现丢失文件等严重问题。

（三）公文流转效率低。公文流转是办公室重要业务之一。现代化办公流程基本都已经实现自动化，但是实际操作过程中依然存在公文流转效率不高的现状，主要问题包括公文流转办理的时间长，各个部门之间的协调工作没有处理好等，这些问题都造成公文流转不及时。

（四）公文归档交接不清晰。公文归档中对于应归档公文与不需归档公文的区分不明确，造成工作效率降低；在公文归档交接过程中各项登记记录不完善，易造成公文归档错误；归档交接手续办理前，对公文的检查不到位，出现交接公文数量的缺失。

二、办公室公文管理的改善思路

（一）建立收文相关登记表格，规范收文登记，做到分类清晰精益管理。1.市委、市政府涉密公文单独分类登记保存。在涉密文件的收发、登记等工作上，严格按照《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》等相关法律法规处理。及时对涉密文件单独登记，根据其相互的联系、特征和保存价值分类登记，保证公文信息的准确、完整。省局纸质公文要与一般公文、涉密公文等区别开来，单独进行登记和保存。2.纸质公文单独登记保存。按照规定要求完成局（公司）纸质公文的登记、编号、盖章、发送、保管工作。公文的登记要按照登记表进行详细记录，保证文件的合理分类和保存。3.外来邮件登记。收到外来邮件及时進行拆封，按照要求在来文登记表中进行登记、编号，涉密文件要单独登记，提交部门主要负责人拟办，呈送领导批示，按领导批示意见呈送部门办理，并在公文传阅表中进行登记。及时收回传阅文件，妥善保管。

（二）建立公文传阅登记表，对公文传阅实行登记跟踪，防止公文在传阅环节积压或丢失。办公室要严格按照流程对文件进行登记，采用传阅登记表，登记内容主要包括文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等信息，实行登记跟踪，防止公文在传阅环节积压或丢失，信息泄露等问题，并且在出现问题后能够从公文传阅登记表上找到责任人。

（三）加强公文流转的督办工作，提高办文效率。首先，对公文流转提出时限要求，重要公文在1日内处理完毕；一般复杂公文或涉及多个部门的公文在3日内处理完毕。需要及时处理的公文信息要详细记录，按照公文要求在处理笺上标注出处理时限。公文管理部门要根据公文办理的轻重缓急及时询问处理情况，多督促相关部门按时完成公文流转，避免职责不明、无人办理现象的发生。其次，要做好督办工作，建立公文催办制度。一般事项15个工作日内通报一次，重大事项及时督办通报，有利于提高公文流转速度，改善工作作风，提高管理水平。

（四）做好与档案管理员的公文交接登记手续。首先，要区分归档与不归档的案卷，应归档文件及时移交给档案管理员。其次，要将交接的文档目录复印成一式三份，移交部门与接收部门各一份，档案盒内保留一份，还要附有《移交备考表》，详细记录移交人、接收人、交接时间等各项信息。现代化的档案管理软件有利于提高档案管理效率，是当前办公室广泛应用的管理方式。一方面，公文交接时，交接双方要严格检查文件质量，另一方面，检查案卷内文件的数量，与移交目录内所列的数量是否吻和。最后，严格办理公文交接等手续，对符合要求的公文文件办理移交手续，移交目录双方各一份，在核对无误后双方签字登记。办公室公文交接要做到每半年OA公文及纸质公文交接一次。

（五）收发文件做好文档归档和保密工作。办公室工作应及时将传阅完毕、办理结束的局（公司）文件进行整理归档，涉密文件要单独保存在保险柜中，确保文件资料的完整和安全。在次年的3月底前将文件资料移交档案室。

三、结语

随着现代社会分工越来越专业和精细，一个精益化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将精益化管理理念融入办公室公文管理之中，实现办公室从粗放型管理向精益化管理的快速转变，才能不断提升办公室工作质量和服务效能。

【参考文献】

[1]孔青.施甸县纪委监察局公文收发文管理系统的分析与设计[D].云南大学，2013.

[2]陈天平.党政机关纸质涉密公文管理问题及对策研究[D].安徽大学，2015.