论医院档案管理制度化和专业化建设的重要性

陈晶

一、建立制度化医院档案管理是医院基建档案工作的基础

1.1完善的档案资料收集制度是前提

医院档案资料的收集制度是建立制度化和专业化医院档案的前提，档案只有在全面的、及时的、准确的收集好之后，才能进行更好的管理，一切的档案管理制度和档案管理工作都是建立在档案收集的基础之上的。首先要确定档案资料收集的范围，确定哪些是应该收集的档案资料，哪些是无用的信息。要将规划设计、调研、审批、施工等各个环节产生的图表、文字、音像形式的资料、图纸、收据等文件收集起来，根据各个项目的规模将资料做好分类，列出清单，做到全面准确，减少遗漏的现象。只有建立完善的档案资料收集制度，做好档案资料收集的基础工作，才能确保档案资料的完整、准确，为医院的档案管理工作打下坚实的基础。

1.2建立好档案资料整理立卷装订的制度

在收集好档案资料后，下一个环节就是对档案资料进行整理，将整理好的档案资料整理成卷，再进行装订，这个环节就需要完善的档案资料整理立卷装订的制度对这些环节进行详细的规定，使得档案资料整理的各个环节都按照规定有序地进行。但是目前许多医院都没有相应的档案资料整理立卷装订的制度，档案的整理和装订只是随意进行，致使许多档案资料长期的堆放在办公室，无人整理。有的虽然经过整理，但是由于缺乏相关的系统的制度规定，整理的不够规范，不方便档案的查询。因此，全面的档案资料整理立卷装订的制度是十分必要的，有了制度的规范，档案的整理工作就会有序的进行，而且方便档案的查阅。

1.3档案验收移交是保证档案完整的重要环节

档案经过整理立卷装订后，要经过验收的程序，这一环节也需要相关的制度规定，判断整理过后的档案是否符合要求，对于符合要求的档案才能移交。医院要制定相应的标准，档案管理人员要按照规定的标准验收档案，符合标准的档案可以通过验收，对于不符合标准的档案要退回给相关人员重新整理。对于验收通过的档案要及时移交，如果验收过的档案还是堆放在原来的位置，不移交给相关的人员存放起来，档案就得不到很好的保管，很难保证档案的完整和齐全。因此医院要制定相应的制度规范档案的验收和移交，所需要的手续必须齐全，不能遗漏，做好各个环节的签收手续。只有建立完善的验收移交制度，才能做好档案的验收移交工作，确保档案能够及时的按照规定的要求，完整的移交给相关单位保存起来。

二、有利于明确档案管理的责任

制度化和专业化的医院档案管理，有利于档案管理人员分工合作，明确自身的责任。制度化和专业化的医院档案管理，能够明确各个单位、各个科室、每个档案管理人员的职责，每个单位、部门都有自己的责任，每个单位和部门在清楚了自己的职责后才会更加清晰明了的完成自身的任务。传统的医院档案管理工作十分混乱，各个单位和部门的职责划分不清，经常会出现工作内容重复，或者某些档案管理工作无人负责的情况，一旦出现问题便会互相推诿，档案工作执行起来十分混乱。而医院档案管理进行制度化和专业化管理，就使得各个部门和单位的职责明确，积极配合，更好的完成医院档案的管理工作。责任到人、责任到岗的档案管理制度，明确了每个人的工作范围和工作内容，使得档案工作变得清晰明了，能够有序的进行，可以提高档案管理工作的质量和工作的效率。

三、有利于促进档案保管人员素质的提高

多数医院对档案管理工作的重视程度较低，档案保管人员的素质也不高，职业素质较差，缺乏相关的专业知识，处理不好医院档案的管理工作，致使医院的档案信息经常丢失、遗漏甚至外流，造成严重的影响。档案管理者较低的业务水平会严重影响医院的档案管理工作，有时会产生严重的后果，损害医院的形象，因此医院档案管理制度化和专业化建设是十分必要的，用制度规范档案管理人员的工作，促使他们提高对档案管理工作的重视程度，提高工作的效率和准确性，提高档案管理人员的专业素质。

因此医院要制定明确的制度规范档案管理人员的行为，还应为档案保管人员提供培训的机会，使他们提高工作的专业化水平，提高专业素质，严格管理并且完善医院的档案管理工作。加強对档案管理人员的教育、培训和考核，提高档案保管人员的工作能力和管理水平，不断优化档案保管人员结构。档案保管人员自身也要规范自身的行为，严于律己，认真负责，做好档案的管理工作。

四、结语

医院档案管理制度化和专业化建设是十分重要的，能够促进医院档案基础管理工作的有序进行，还可以明确档案管理人员的责任和分工，促进档案管理人员提高专业素质，使医院档案管理工作更好的进行。