试论新常态下企业档案管理科学化

林英娥　林英兰

【摘 要】档案是宝贵的信息资源，档案管理是企业对其核心资源的管理，企业档案管理科学化是必然趋势。基于这样的理念，文章概述了新常态下企业档案管理面临的新形势与新要求，分析了当前企业档案管理存在的突出问题，提出了新常态下企业人事、科技、工程等档案管理实现科学化的对策。

【关键词】企业档案；信息资源；核心管理；科学管理

【中图分类号】F272；G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）03-0198-03

档案是记载历史、传承文明、资鉴后人的原始凭证，具有历史再现性、知识性、信息性等特点，历史再现性为其本质属性。我国经济发展已经进入新常态，档案管理工作如何统筹推进“五位一体”的总体布局，协调推进“四个全面”的战略布局，落实“五大发展”理念，进而为实现“中国梦”服务，是摆在我们青年档案工作者面前一个不容回避和必须解决的重要课题。

1 新常态下企业档案管理面临的新形势与新要求

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理也称档案工作[1]，是指档案馆（室）等部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，一般包括档案的收集、整理、鉴定、归档保管、编目和检索、统计、编辑和研究、提供利用等环节。

1.1 当前企业档案管理面临的新形势

企业档案是企业的无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识和信息。企业档案管理工作，是企业管理工作的重要组成部分，是企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要的标尺。

当前，我国经济的新常态突出表现为经济中高速、有质量地健康发展，科技进步日新月异，信息量爆炸式增长，人民物质文化生活需求迅速提升。与此相对应的，必然是国家机关、企事业单位、社会组织、公民个人等档案使用者，对档案管理提出了新的、更高的要求。就企业而言，一个好的企业，必然是档案管理科学、规范、严谨的企业；反之，档案管理必须满足现代企业对其自身健康发展和提高核心竞争力的新要求，满足企业行政管理、项目运营、文化传承、法律支撑、教育培训等方面的新要求，还要满足社会各界希望获得及时、优质、高效档案服务的新期待。

面对上述新常态、新要求、新期待，过去那种简单、封闭、教条的传统档案管理模式，已难以适应[2]。

1.2 企业档案管理科学化是必然趋势

檔案管理科学化，是指用科学的理念、科学的方法和现代化的技术手段，对档案工作实施有效的管理，并获得最佳的工作效率、社会效益和经济效益的工作方法。档案管理科学化通常包括3个方面的含义：一是档案管理人员具备科学的理念和现代科学知识；二是建立起科学的档案管理制度；三是必须能够利用现代化的技术手段。

在新常态下，企业档案管理工作要想适应上述新要求、新期待，唯有把传统的档案管理工作模式推向科学化，除此别无他途[2-3]。可以说，实现企业檔案管理科学化，既是形势倒逼所迫，也是历史前进的必然。

2 企业档案管理存在的突出问题

企业档案种类庞杂、内容丰富。对于工程建设类企业来说，主要包括“党、政、工、青、妇”等文书档案、人事档案、经营管理档案、工程档案、科技档案、财务档案等。以常见的人事、工程、科技档案为例，在进行档案管理的过程中主要存在以下问题[2，4]。

2.1 档案管理的理念落后

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部，对档案工作的认识都存在一些误区，认为企业必须把经济效益放在第一位，档案就是一些成年的本本、账册，档案工作就是手工抄抄写写、填表签字盖章、保管纸质的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，也谈不上社会效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，必要时翻箱倒柜找出来翻阅、复印，能应付外调、查档就行了。例如，档案管理人员对人事档案管理的重要性认识不足，认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无；企业员工对个人档案采取无所谓的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管，等等。

2.2 档案管理制度不健全

在档案的收集、整理、鉴定、归档保管、编目和检索、统计、编辑和研究、提供和利用等方面，规章制度要么没有，要么不全，要么不执行。例如，对人事档案，在人员调动或离岗时，有些应该归档的材料不及时收集存档，移交手续不按程序办理，导致重要记载缺失或遗漏，甚至全部丢失，给新到人员的编制录入、学历职称认定、定级定职、工资福利等手续办理带来许多麻烦；再如，对工程建设档案，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，有的缺图纸，有的缺工程量清单，有的缺造价和预算，有的缺审计和决算，有的缺变更批文，有的用不相干的材料滥竽充数，甚至还有伪造材料，从而引起很多财务、质量责任及法律纠纷；对科技项目档案，有的缺课题申报书，有的缺中期进度报告，有的缺结题验收鉴定报告，有的缺成果应用证明，造成无法报奖、无法申请专利，甚至无法投入应用。

2.3 档案管理人才队伍薄弱

档案管理是一项专业性很强的工作，然而，大部分企业的档案管理人员不是档案专业科班出身，即便是半路出家的，也没有经过有效的在职培训，专业素养既先天不足，实际业务又后天不精，更新知识和技术的步伐缓慢，不能熟练地运用最新的计算机系统；不仅如此，许多档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足；人员年龄老化，人才队伍青黄不接、后继乏人、力量弱化；资金投入不足，人才引进困难；由于是相对冷门的岗位，激励措施不到位，部分现职的档案管理人员思想波动大，不安心工作，队伍不稳定，关键时刻难堪大任。

2.4 档案管理技术手段老化

在档案管理手段上，许多企业还在沿用古老的账本记录条目，没有单独的计算机和专门的档案管理软件，查阅档案信息仍采用手工查找，更别谈与先进档案馆、资料库对接联网；部分企业档案的存储依旧使用古老的铁皮柜、木书架，占地面积大，使用空间也不合理。

3 实现企业档案管理科学化的对策

在新常态下，企业要实现档案管理科学化，应遵循以下基本途径[4]。

3.1 增强档案管理科学化理念

必须牢固树立“档案信息是企业的宝贵信息，档案资源是企业的核心资源，档案管理是企业的核心资源管理”的理念。对于现代企业来说，档案管理绝不是可有可无的，也不是手工作坊式的，而必须与国家现代化建设总体目标相适应，与企业发展战略相衔接，与信息化时代相适应；要切实转变计划经济时代那种对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守的观念，把档案服务方式从传统的被动式服务转变为主动服务，将封闭式服务转变为开放式服务。

3.2 建立健全档案管理规章制度

3.2.1 制定档案管理总体性基础性制度

要以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等国家层面的法律法规为指导，制定本企业的档案管理总体性、基础性的制度，内容包括目标任务、领导体制、人员编成、运行机制、经费投入、奖惩考核等；制度要科学合理，符合单位特点和档案管理实际；要简明实用，可操作；要加大宣传力度，图表上墙，人人知晓；上至董事长总经理，下至普通员工，均要遵循，做到依法管理档案。

3.2.2 健全档案管理日常性制度

日常工作中，要建立健全档案管理“八个环节”的具体制度，包括把好原始材料入档关，增强档案管理人员的责任感，主观上提高对档案重要性的认识，客观上对收集的材料要认真核实鉴别，把真实可靠的材料收入档案，坚决把虚假资料拒之门外；要实行集中、统一的管理，管理人员要佩戴上岗标志，统一印制档案装具、统一验收鉴定标准、统一整理归档方法；严格按程序交接档案，拟交接的档案要账物相符，借出的档案要保存好借据并及时催还，交接清单上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，以示对交接工作负责，等等。

3.2.3 采取信息保密与安全保卫措施

窃密与反窃密斗争始终存在。为防止泄密，涉密人员要专人专责，严格按照规定程序操作，无关人员不得随意接触密件，对企业领导也一样，没有任何例外。此外，档案“十防”“八不准”制度要落到实处，在档案室配置监控器、警铃、空调机、除尘机、灭火器、防虫剂、干燥剂等物资，确保档案安全。

3.3 加强档案管理人才队伍建设

人才资源是第一资源，档案事业也不例外，档案管理科学化是一个渐进的过程，在这一过程中，始终要依赖档案工作人员素质的提高。为此，首先要加强对现有人员的培养，提高档案工作人员的素质，包括现代理念、新知识及新操作技能等，努力使他们成为既懂档案专业知识又懂信息技术，熟悉企业生产流程和具有现代管理能力的综合型人才；其次要舍得投入，以事業、待遇、感情、文化引才，大力引进优秀学士、硕士乃至博士等青年才俊，作为档案事业的后备军；再次，要注意档案管理队伍的整体建设，选好配强领导班子，善待中年骨干，培养青年人才，搞好年龄梯次、专业特长、性格爱好等要素搭配，建成有战斗力的团队。

3.4 让档案管理插上现代科技的翅膀

工欲善其事，必先利其器，档案管理手段实现信息化、网络化、标准化是必然趋势，这将极大地提高工作效率，取得事半功倍的效果。因此，档案管理要充分利用现代高科技成果，尤其是计算机技术、缩微技术、多媒体技术、大数据技术、云存储技术、互聯网+技术等新手段，起点要高，决不能再搞手工作坊式的管理。为此，硬件方面要及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网交换器等现代设备；同时，要加速实用、通用、安全软件的研制和应用步伐。

参 考 文 献

[1]胡鸿杰.中国档案学的理念与模式[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

[2]宋玉龙.浅谈档案管理现代化[J].建筑工程技术与设计，2015（4）.

[3]崔仲军.提高档案管理水平的思考与对策[J].北京档案，2009（12）.

[4]尚真.论现代企业档案管理的理念与模式[D].北京：中国人民大学，2008.

[责任编辑：高海明]