项目经理的时间要用在刀刃上

高屹

随着社会节奏的加快，每个人都承担着越来越多的工作任务和压力，所以忙几乎成了现代都市人特有的标签。每天都在忙着开会，忙着出差，忙着完成各种任务，甚至忙着娱乐……每当面对此起彼伏的电话，络绎不绝的邮件，还有从四面八方涌来的各项工作时，耳边便不由地响起那首曾经流行的歌曲《时间都去哪儿了》。

很多时候，我们感到焦头烂额、疲惫不堪，并不是因为时间不够用，而是我们自己不会高效地利用时间。如果能堵住那些跑、冒、滴、漏的时间，主动地将时间管理起来，我们的工作就会变得高效。那么，怎样才能高效地利用时间成为一个亟待解决的问题，下面介绍的方法值得大家一试。

主动切断干扰源

做任何事情，如果不断地被分心、被打扰，不能集中精力，那么既不可能高效，也不会取得理想的结果。这就需要切断工作中的干扰源。什么是工作中的干扰源？网络！如今移动互联网无处不在，网络、手机几乎成了人们片刻不离的必备物品。有一幅漫画表达得很形象：在马斯洛的层次需求模型最底端即生理需求的下面，又多了一层需求：Wi-Fi需求！如图1所示。

丰富的手机应用在给我们带来各种便利的同时，也极大地干扰和破坏了工作时间的连续性。微信、微博、QQ、淘宝……图像的每一次闪动，提示音的每次一响起，都会对我们正在进行的工作、正在思考的问题造成严重的影响。这些干扰源如果不能得到有效的控制和屏蔽，那么“聚精会神”就变成了空话。因此，要想高效工作，首先要给自己创造一个相对安静的环境：放下手机，离开网络！

运用时间四象限法

有了专心工作的环境，不等于已经得到了高效的结果。在面对纷乱的工作任务时，必须学会区分轻重缓急，确保有限的精力聚焦在最重要的事情上，而不是眉毛胡子一把抓。其中，最简单也是最有效的工具就是时间四象限法。所谓四象限，是指将工作按紧迫性和重要性两个维度区分为紧急重要、紧急不重要、重要不紧急和不紧急不重要，如图2所示。在时间有限、精力有限的制约条件下，不同性质的活动要采取不同的应对方法。

对于紧急重要的事情，特别是那些越接近目标的工作，越要集中精力，抓住重点，进行优先处理，在这些工作没有完成之前，不要把精力分散到其他事情上；对于重要但不紧急的事，则是在完成了紧急重要的工作之后，再投入大部分精力去执行；对于紧急不重要的事，原则上应该尽量少做，或者主动授权给别人，委托别人来做；对不重要也不紧急的事情，可不做或少做。

通过对四象限法的梳理，我们有限的精力得到了合理的分配，这样才能获得最大的收益。然而，在使用四象限法时，也需要注意一些细节，比如领导与你在工作优先顺序的理解上可能会有所不同，如果出现了冲突，自然要服从领导的安排，确保自己的工作目标和领导的要求保持一致。另外，工作的优先顺序有可能因各种情况发生变化而变化，所以需要经常重新评估工作的性质，以确保重要的事情得到应有的精力投入。

采用敏捷看板

看板是一种敏捷管理工具，也是一种高效工作的手段。这种工具是由大卫·安德森发现的。他受到日本丰田汽车及时交付的启发。看板的原意是招牌、告示栏，丰田汽车及日本百货业将客户要的产品有哪些，正在生产中的有哪些，已经完成可交付的有哪些都显示在一个大看板上。用意在于及时交付客户要的產品，让所有的工作可视化，并且限制进行中的工作，如图3所示。如果手边有太多工作的话，无论是团队还是个人都不可能很高效地完成目前的工作，而是应该把手边的工作完成，再开始做另一个工作。

让工作可视化，最方便的手段就是贴纸。将需要完成的任务分别写在贴纸上，然后按这些任务的完成状态，比如等待执行、执行中、检查/确认、完成/移交等分别集中粘贴在白板或玻璃隔断上。随着任务状态的改变，同步移动贴纸的位置，这种既简单又清晰的看板工具对于聚焦重点活动，提高工作效率，能起到积极的作用和显著的效果。

运用MoSCoW原则

也许有些人会说，即使我把工作按轻重缓急分类了，即使我让这些任务清晰可见了，但工作的总量还是那么多，甚至超出了我的精力范围，这又该怎么办呢？现实工作中，确实经常会有这种情况发生，资源紧缺在大量行业、领域中实际上就是一种常态。人少活多，让我们身心俱疲。然而，冷冰冰的职场法则告诉我们，没有功劳，就没有资格谈苦劳！所以，一味地忙，甚至疲于奔命，并不一定等于有成绩。要想获得满意的结果，还是要在达成任务的目标上下功夫。

人的精力是有限的，只有将有限的精力投入那些最关键、最重要的任务中，才有可能取得事半功倍的效果。另一种源自敏捷管理的思想能够帮助我们实现这一要求的是“MoSCoW原则”。所谓MoSCoW是指将需要完成的工作按重要等级划分为“一定要”“应该要”“可以要”“不需要”。因为时间和资源是相对有限的并且受到一定的制约，所以一旦有新的“一定要”需求出现时，就必须将原计划中那些属于“可以要”工作剔除，以便腾出时间和精力，确保范围内的工作得到可靠的执行，如图4所示。

结语

项目经理要管理好自己的时间，在有限的时间内做出高效的工作其实并不难，以上介绍的每一种方法都不复杂，而且已经被大量的实践证明有一定的效果。但是，要真正管理好自己的时间其实很不容易，因为我们往往很难打破“知易行难”的规律。怎样才能让这些有效的方法真正地发挥作用呢？先定一个小目标，从身边做起，从点滴做起，从放下手机做起！积极的态度、正确的方法，辅以持之以恒的精神，我们就一定能成为掌握自己时间的主人。我们今天的状态，是过去五年以来持续不断努力的结果。而今天及未来五年的努力，将会决定我们五年乃至十年后的人生！