事业单位文书档案管理存在的问题与探讨

王庆合 王清华

摘要：文书是事业单位开展工作的重要载体，它记录着单位方方面面的信息，是档案管理工作中不可缺少的组成部分。可以说，文书档案的管理对事业单位的发展有着直接性的影响。本文在阐述事业单位做好文书档案管理工作的重要性与必要性的基础之上，通过重点分析当前我们的文书档案管理工作中出现的问题，以期能够为提升事业单位文书档案管理工作水平建言献策。

关键词：事业单位；文书档案；存在问题；解决措施

一、 当前我国事业单位中文书档案管理工作存在普遍问题

1. 单位忽视了文书档案管理工作的重要意义

文书档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为单位整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是单位领导甚至是一些文书档案管理工作人员都产生了“文书档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为文书档案配备先进的设备、不肯为文书档案管理工作改进办公场所、不肯为文书档案工作人员进行讲座培训等等。

2. 文书档案管理方式较为落后

影响文书档案管理工作的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多事业单位的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。

3. 文书档案管理制度不健全，文书档案管理不规范

一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重视，因此单位文书档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了文档管理与利用效率。

4. 文书档案管理工作人员的业务素质较为薄弱

首先，由于单位对文书档案管理工作的不重视，导致了文书档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在文书档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。最后，由于部分文书档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了文书档案管理工作的质量和效率。

5. 单位内部各个科室不协调，阻碍文书档案管理工作的进一步发展

文书档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于文书档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，单位内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。

6. 配套不全，条件较差

这方面问题主要体现在以下几点：

（1） 档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。

（2） 档案管理系统落后，软件条件差。

（3） 存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。

（4） 缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。

7. 缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全

事业单位的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对文书资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些文书档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们单位内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的文书档案外泄。

二、 提升事业单位文书档案管理工作质量、效率的措施探讨

1. 提升事业单位工作人员对文书档案管理的意识

文书档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对文书档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给文书档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

2. 以多种手段提升文书档案管理者的素质

要提升事业单位文书档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经驗的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对文书档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。

3. 更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式

创新是进步的源泉。事业单位的文书档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时代发展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行文书档案管理等等

4. 完善文书档案管理制度

由于当前单位内部的文书档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，文书档案管理工作出現了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。

三、 结语

目前的我国事业单位的文书档案管理工作仍存在很多的问题，所以我们仍然需要从现存问题入手，不断寻找问题解决措施，以为单位的整体发展提供保证。

参考文献：

[1]周家兴. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务，2013，23：57-58. [2]刘丽峰. 浅析事业单位档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2014，S1：131-133.

[3]梁淑珍. 机关单位文书档案管理中的问题与相应对策[J]. 城建档案，2016，04：64-65.

作者简介：王庆合（1968.09--）；性别：男，籍贯：山东省乳山市人，学历：专科，烟台大学；现有职称：无；研究方向：事业单位档案管理。

（作者单位：1、乳山市知识产权局 2、乳山市地震局）