就业视角下高校学生档案管理与数字化创新

黄波

摘 要： 高校档案是一种综合性很强的文献资源，它能有效反映学校的教学水平与管理实效，能客观体现学校的发展状况和进程，为学校创新管理体制、实现可持续发展提供重要依据。因此，高校学生档案是推动学校不断发展的宝贵财富。从就业角度纵观高校档案管理现状及存在问题，并有针对性地提出管理创新策略，为实现档案管理的数字化建设提出了若干建议。

关键词： 高校档案管理； 数字化建设； 创新

中图分类号： G647 文献标志码： A 文章编号： 1671-2153（2017）06-0058-04

档案管理是学校管理工作的重要组成部分，它对学生的个人发展和学校的整体教学水平进行了详细记录。通过调阅或查阅档案信息，既可以了解学生个人过往成绩，又可以对教学效果进行回顾性分析，为调整教学模式、创新管理体系提供丰富的经验依据。可见，档案管理在学校管理工作中的地位无可替代，尤其是在信息大爆炸的当今社会，高校做好档案管理工作是自身发展的必由之路。高校要创新管理体制，加强数字化建设，以强大的现代信息技术为依托，切实使数字化技术服务于档案管理工作，以提高管理实效。下文，笔者就目前高校档案管理现状进行综合性分析，并从就业角度看问题，探讨性提出档案管理的创新策略，为数字化技术在档案管理中的有效渗透进行新思考。

一、高校毕业生的就业情况与学生档案管理的关系

高校学生档案对大学生在大学四年中的学习成绩、生活情况及社会实践等一系列成长经历进行了详细、真实、全面的记录，是学生学习与成长的重要见证。因此，学生档案可在一定程度上对高校毕业生的就业情况作出准确的预测和评估，两者关系密切。具体表现为：一是凭证关系。学生档案集中反映了高校毕业生大学期间的学习和生活情况，可信度高，参考价值大，也是学生与就业岗位之间的通行证。二是学生档案在一定程度上体现了学生各方面的能力，为用人单位在考核学生、了解学生时提供可靠的参考依据。学生档案集中反映了学生的成长历程和各阶段发展情况，涵盖了他们对知识理论、实践技能的掌握情况以及思想、心理的变化特点。尤其是学生在校期间表现突出时，学生档案会对他们的亮点和特长进行记录，这就使得用人单位进行人才选择时有准确的资料。一般情况下，因面试时间较短，用人单位只能根据第一印象对学生进行评价，但这种评价往往是不准确，难以客观、真实地反映学生整体的水平和能力。因此，通过查看毕业生档案信息，用人单位便能对学生的综合情况有一个较为准确、全面的认识。因此，提供学生档案的方式，不仅可以增加毕业生就业优势，还可以确保用人单位准确招到需要的人才。

二、学生档案管理现状及存在问题

（一）学生档案缺乏就业服务意识

目前的高校学生档案管理存在较多问题，学生的情况难以得到较为全面、完善的记录。首先，档案管理主体自身的档案管理理念不成熟。档案管理主体指的是档案管理人员、高校领导等。尽管他们大多开始重视学生档案管理，但在具体的实施过程中，并没有从整体上规划学生档案管理工作，也没有制定档案管理制度或管理规章，学生档案应有的服务功能没有充分地发挥出来。其次，高校学生不重视档案资料收录，轻视档案管理工作。档案相关管理部门或管理人员对档案资料收录与档案管理重要性的宣传力度不足，致使学生未能正确认识到档案管理的重要性。相关调查表明，大概一半以上的大学生对档案资料与管理的重要性不了解，缺乏应有的档案意识，因而未能有效规范自身行为，不利于未来的就业竞争。

（二）高校学生档案未充分发挥服务就业的功能

目前，高校学生档案未能将自身服务功能充分地发挥出来，主要原因有以下三方面：一是档案管理人员自身的综合素养低，档案管理水平整体不高。一些高校档案管理人員对工作缺乏责任心，专业素养不高，对学生档案管理工作不熟悉，随意进行学生档案处理。例如，随意传递学生档案，不按规定程序进行，致使出现漏发误发档案、丢失档案等情况。二是学生档案内容本身不够完善，存在缺漏现象。我国高校档案习惯重在收录学生的学习成绩以及思想政治情况，但对学生的社会实践能力、管理能力、创新能力等方面的记录相当缺乏，致使档案资料不完备。三是陈旧、落后的档案管理方式，档案指导学生就业的功能难以发挥。很多高校档案为纸质材料，电子档案少之又少，且档案管理主要为手工操作，工作量大，耗时多。

（三）档案管理的数字化建设缺乏标准化和统一化

高校档案管理的数字化建设不统一、不标准，主要体现在以下几个方面：一是学校管理体制存在缺陷，学校各部门各自为政，不同部门对资料与文档的管理要求不同，形式不一，加上学校对统一化、标准化要求不高，直接导致数字化建设难以达到统一的标准。二是高校隶属的主管单位不同，部分高校隶属国家教育部，但更多的是隶属省教育厅、市教育局等，这就不可避免地造成不同高校档案管理之间的“地域色彩”。三是档案管理的系统组成成分不同。系统组成成分包括两部分：硬件设备、软件配置。一般情况下，高校都各自采购硬件设备，这就催生了高校硬件设备之间的差异性，进而形成系统功能之间的差异性，并最终导致了系统软件之间的差异性。这些问题的产生很大程度上取决于学校经费投入的不合理，学校前期组织计划的不科学，致使管理实效难以达到预期目标。

（四）系统安全隐患与经费投入不足

目前的高校档案管理系统基本为外包设计，一般情况下，系统除了接入校园网，还接入其他的网络，网络杂乱众多必然使得学校系统受病毒侵害的风险增加，加之有的工作人员缺乏信息安全意识和风险应对能力，对日常工作中可能引入的病毒没有足够的敏感性，致使病毒入侵时束手无策，严重损害学校档案系统的安全。此外，很多高校的档案管理数据库各自为政，没有从整体管理上进行规划设计，数据库的规模不大，数据维护能力和病毒抵御能力低。档案信息与学校日常事务、学校机密联系密切，一旦泄露，后果不堪设想。最后，学校档案管理系统建设存在投入经费少的问题。除了国内名校和重点学校，很多高校在建设经费投入上存在一定的困难，且得不到大多数领导的重视。

（五）学生档案利用率低

大多数的高校毕业生档案随学生而转移，大学毕业生需要找工作时，不能向用人单位提供个人档案，而用人单位要查看学生档案只能通过在校招聘。用人单位与毕业生签订相关合同、协议书后，才可获得学生个人档案。因学生档案获得的延迟，使得用人单位未能第一时间掌握毕业生的综合情况。大多数毕业生被单位录用后，没有要求提供学生档案，致使毕业生与档案分离。此外，因为毕业生档案的滞后，部分毕业生迫于找到工作，只能凭空捏造个人简历，弄虚作假，破坏就业竞争的公平性和合理性。同时，档案管理人员的流动性较大，这就直接影响了档案管理的完整性、可靠性和有效性。在就业过程中，多数学生将心思花在个人简历、自荐材料的制作上，用人单位便根据试用期制度去支付工资，这就使得高校毕业生正常的就业受到很大的影响。

三、高校学生档案管理的数字化建设

（一）提高档案管理意识，创新管理机制

当今社会信息化的发展对高校加强学生档案管理提出了迫切的要求，也为高校档案管理意识的强化，实现学生档案管理升级转型提供了重要的推动力。此外，各高校应该制定专门的档案管理制度，明确考核标准，重视档案作用宣传，加强对学生的就业指导。在日常的管理过程中，管理工作要严格遵循规范标准，促进档案管理工作人员服务意识及专业水平的快速提升，以保证档案信息的可靠性、准确性和完整性，切实为毕业生就业提供有效的服务。

（二）创新档案管理模式，提升服务水平

在管理档案时，档案管理人员的专业水平与工作技能和档案管理质量息息相关，因此，要保证档案管理质量，提高管理实效，关键是要保证档案管理人员的综合素质。管理领导层必须加强培训工作人员，为工作人员学习和积累管理经验提供更多的平台。此外，加大专业的档案管理人才招聘，尤其是要大力引进精通信息技术和数字化技术的人才，这样才能提高管理队伍的战斗力，提高服务水平，使得档案资料充分发挥自身对学生就业过程的应有的指导作用。再者，积极创新档案管理模式，加强不同分院、不同部门之间的沟通联系，保证学生档案准确、可靠及完整。只有这样，才能在学生的就业指导中有效渗进档案管理的指导作用，进而实现学生档案管理向现代化、数字化方向发展。

（三）构建和完善档案数据库，开发推广新型管理软件

要促进档案管理系统的数字化建设，首先应该保证档案电子化问题的有效解决，构建一个专门的档案数据库，分文件目录收集好以往的资料信息。也即是说，高校应以第一批文件资料为起点，在系统中录入所有资料，并且分类整理这些档案。建议同时另打一份资料保存，这就使一些破烂不堪的档案得到完整保全，便于后期的校对。由于一些资料已经无法翻阅，需要通过拍照或者扫描等方式，并尽量将原件留下。其次，大力开发先进的档案管理软件，并推广应用成熟的管理软件。在软件开发过程中，既要大胆创新，又要认真总结传统经验，在谋求发展的同时，要兼顾资源未来的开发与利用。成功开发本校软件后，重点便是推广该软件，由于大多数的高校档案管理没有统一的管理部门，致使管理软件在推广上存在一定的局限性。因此，应该统一学校管理部门，这样才能培训与推广软件。

（四）建设和完善高校档案管理系统

选取客户机/服务器体系结构模式，该种结构模式利用网络有效连接了分开的计算机系统，根据功能，系统将这些计算机分为服务器和客户机两种类别。较传统的文件共享型处理方式，该种结构系统的处理方式不同在于其将一种应用划分为若干个独立的小部分，如数据库、商业逻缉和用户界面等，并向多台机器传送这些小版块（包括一个甚至多个服务器、工作站），进而实现整体应用。在工作站处，用户通常只能看见用户界面，如若工作站需要对某些数据进行调用时，需要向后台数据库服务器传送请求，并刺激服务器做出响应，把处理结果传输给工作站。这样数据库服务器客户实际上就成了工作站。客户机/服务器体系结构模式本质上属于一种组织方式和软件运行，它不是单纯地指代服务器、工作站这些硬件结构系统，它的存在只是需要依赖这些网络系统，并且对这些网络资源优势进行充分利用，但它并没有严格地要求网络操作系统与具体网络硬件等构建或标准。以强大的Windows NT、Netware，构建起实用型客户机/服务器结构体系可成为现实。

（五）强化高校档案管理安全化策略

档案信息作为社会资源的组成部分，其中可能涉及个人隐私或一些国家机密，一旦被心怀不轨的人利用，信息一旦被泄露，档案保存价值便不复存在，这是对社会资源极大的一种损害和浪费。因此，必须确保有关人员信息安全素养较高。信息安全素养指的是人們以强大的网络环境为依托，对信息资料和电子文件进行管理的安全意识与能力。相对于大多数的档案资料来说，要保证信息的安全必须加强档案管理与监控，强化与创新高校档案管理安全策略，注重培养管理人员信息安全意识与素养，这在某种程度上决定着高校档案管理发展与研究领域的转变方向。近年来，经济社会不断发展推进，各行各业相继推进了新档案，而这些档案的不同决定了管理要求之间必然存在差距，这就促使管理人员相应地提高管理水平，清楚地认识到档案管理的使命感，努力转变职能，深化档案管理的服务意识，以更新的理念去进行管理，贯彻落实档案管理安全措施，切实保证信息的安全，将档案资料应有的作用真正充分发挥出来。其次，国家应该强化法律保障，消除网络的安全隐患，严厉打击网络犯罪。国家立法部门应该有效参与到社会调查中去，并针对现存的网络安全隐患，制定相应的管理法规，增强严打网络犯罪的法律法规，对蓄意盗取档案信息或攻击档案管理系统的犯罪分子，应该严格追究刑事责任。高校档案管理人员也应该注意提高自身信息安全意识，加强高性能软、硬件防火墙的保护，严格遵照档案管理条例开展管理工作，根据指导正确进行数字化档案管理平台操作，最大程度降低网络的安全隐患。

（六）完善档案管理配套设施，提高管理水平

要不断提升档案管理水平，关键是要完善且采用先进配套设施，进行档案管理现代化操作和运行。有效运用成熟的管理方法和先进的现代技术，推动档案管理的现代化转型和發展。如通过现代办公设备、计算机和扫描仪等的利用，将这些多媒体技术、缩微技术和现代科技等广泛应用与服务于档案管理工作中去。此外，通过大数据，可以对学生的学籍信息进行统计，为学生提供丰富、有效、重要的就业参考资料。在实际的管理过程中，高校只有不断提升学生档案的管理水平，才能使得用人单位对学生资料的查阅需求得到最大的满足，有效利用学生档案，提升学生就业率。

四、结语

综上所述，高校档案管理工作作为高校管理的重要环节，要切实提高管理实效，关键是及时创新档案管理模式，以新兴、强大的数字化技术、信息技术作支撑，建立和完善数字化档案管理平台，这是档案管理工作谋求可持续发展的必然选择。然而，由于我国的高校档案管理工作发展时间短，因而仍存在较多的问题，这些问题也在一定程度上阻碍了档案管理的工作进程和水平。但我们相信，只有我们证实档案管理发展现状，明确存在问题，并大胆打破常规，积极开拓创新，有针对性地提出一套以强大的信息技术为依托的、科学、强大的数字化管理体系，实现档案管理模式创新，遇到的难题便会逢刃而解。

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