浅析文书档案管理工作存在的问题及对策

相宏

摘要：文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着不可替代的重要作用。做好文书档案管理工作具有十分重要的意义。本文就如何加强文书档案管理工作进行了探讨。

关键词：文书档案；档案管理；问题；对策

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。随着时代的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案管理工作的新课题。

一、文书档案管理工作存在的问题

文书档案管理工作是企事业单位必不可少的一项工作内容，对企事业单位的发展起着至关重要的作用，是建立健全单位管理机制的重要环节，也是企事业单位发展的最基础性工作。现阶段我国文书档案管理工作在技术和效率上较之过去都有了明显的改进和提高，解决了以往工作中存在的许多不足，但仍然存在着一些亟待解决的问题。

（一）对文书档案管理工作缺乏足够的重视

一些单位的领导者没有深刻地认识到文书档案管理工作的重要性，认为文书档案管理仅仅是简单的收集资料、保存资料，不能给企业带来直接的经济效益，只要求从事文书档案管理相关人员将收集到的文件资料进行简单的保存，而并没有其他规范性的要求，这就导致文书档案管理工作仅仅在口头上得到肯定，而实际工作中却无法得到重视。同时，在一个单位中因为部门管理者对文书档案管理工作的重视程度不同，也会在管理过程中引起很多分歧与问题。这些都严重影响着单位的文书档案管理工作的开展。

（二）文书档案管理不规范

当前有很多企事业单位都存在文书档案管理不规范的问题。首先，管理机构和职责不明确。在某些单位的机构设置中，档案管理机构不明确，其地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化；其次，档案管理制度不健全，有的单位没有文书档案管理的相关制度和规定，有的单位虽然建立了一些档案管理制度，但是在执行过程中却流于形式。在档案的收集、保管、保护、借阅、保密等方面制度也不完善；第三，文书档案整理不规范，这些不规范之处通常体现在档案编号不规范、案卷标题不严谨、部分案卷缺少目录、组卷比较混乱等等情况。

（三）文书档案管理人员综合素质有待提高

目前，大部分企事业单位虽然有专职或兼职的文书档案管理人员，但文书档案管理人员的综合素质却参差不齐，具备文书档案管理知识，业务能力强的档案管理专业人才十分匮乏。一些文书档案管理人员没有经过专业培训，不懂档案的分类、立卷等基本要求，与档案管理工作的要求还有很大的差距；还有一些文书档案管理人员很少参加继续教育培训，档案管理知识陈旧，急需提高档案管理知识水平。

（四）文书档案管理部门与单位其他部门之间缺乏密切配合

文书档案管理工作的顺利进行需要单位各个部门与文书档案管理部门之间的密切配合。但在实际工作当中，很多单位都存在着部门之间缺乏配合的问题，这严重影响着档案管理水平的提高。如果单位内各个部门之间无法进行有效的协调配合，那么必然会对文书档案管理工作带来非常大的不利影响。例如，从单位的各部门收集文件资料，是档案归档工作的重要一环，但在实际工作过程中却困难重重，有的部门往往为了自己部门的利益或者其他一些因素而隐瞒或拖延上交，导致文件收集工作不能顺利进行，单位的很多重要文件无法及时归档，这样很容易造成文件的丢失，为单位带来更多损失。

（五）文书工作与文书档案工作衔接不紧密

文书工作与文书档案管理工作既是相互独立又是相互联系的，二者是对立统一、密不可分的，要互相协调，才能够形成一个完整的管理体系。但在实际工作中，文书和文书档案往往是由不同的人员负责管理，这就不可避免的造成了文书工作与文书档案工作在衔接方面出现许多脱节的地方。一方面，由于文书人员档案意识淡薄，在文件收集、处理等过程中会出现不规范的情况，而影响文书档案管理工作的质量和进度。另一方面，文书档案管理人员对文书工作也有不了解的地方，这样就直接造成了二者在实际工作过程中出现很多矛盾和问题。

二、提高文书档案管理水平的对策

针对目前文书档案管理工作的现状和存在的问题，为提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，本人认为需从如下几个方面做起。

（一）高度重视文书档案管理工作

领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。对于管理者来说，必须要深刻认识到文书档案管理在企业发展过程中的基础性作用，不能只注重眼前的效益，要立足于单位事业发展的全局，从长远的利益考虑，对文书档案管理工作加以重视，将其纳入单位事业发展的长远规划中，让每一位职工都充分认识到档案工作的重要性，形成人人重视档案工作的良好风气。同时，要适当增加投入，为文书档案管理人员提供必要的工作环境和条件，完善各种软硬件配套设施，切实提高文书档案管理工作水平。

（二）增強文书档案管理工作的规范性

首先，要在单位内部的机构设置中明确设立文书档案管理岗位及其所属部门，确定相应的管理人员及其工作职责，明确其主管部门及主管领导，形成一套完整的文书档案管理体系，强化文书档案工作的地位和重要性；其次，要建立健全文书档案管理规章制度，完善的管理制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障；另外，要进一步规范文书档案管理工作的程序和方法，尤其是在进行文件归档整理等具体工作时，一定要严格执行国家和单位的相关制度规定，增强文书档案管理的规范性。

（三）提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理人员要认真学习国家有关文书档案管理的政策法规，充分认识到自己工作的重要性，同时要加强文书档案管理专业知识的学习，积极参加继续教育，不断增强创新思维，提高自己的专业知识技能和综合素质；还要重视和加强相关学科知识以及计算机网络、应用软件等新技术、新知识的学习，以适应档案管理工作不断发展的需要。此外，单位要建立一套有效的学习激励机制，加强对文书档案管理工作人员学习培训情况的监督、检查和考核，以激励其不断提高自身专业水平和综合素质。

（四）加强文书档案管理部门与单位其他部门之间的沟通合作

任何单位都是由不同的基层部门所构成的，而文件资料的主要获取途径便是从这些不同的部门中所收集而来，文书档案管理人员要加强与各部门的沟通协调与合作，要主动地了解业务部门的工作，经常进行沟通，及时获得信息，思考档案的工作如何围绕单位的业务展开，怎样做好资料的收集和整理。文书档案管理人员应该要准确的把握部门之间的联系，充当部门之间联系的桥梁和纽带，这样才有助于文件资料的收集，让档案管理部门的功能发挥得更有效。

（五）做好文书管理与文书档案管理工作的紧密衔接

档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，文书管理作为文书档案管理的基础工作，其工作质量的好坏在很大程度上决定了文书档案管理工作水平的高低。只有在规范处理文件的基础上，才能保证文书档案管理的规范性。文书管理人员要加强自己对档案管理工作的认识，提高档案意识，在文件处理中，要时刻注意文书工作与档案工作的衔接，实现文书和档案工作系统化。只有做好文书管理与文书档案管理工作的紧密衔接，才能高质量高效率地完成文书档案管理工作。

三、结束语

文书档案管理是衡量一个单位档案管理水平的重要标准。充分重视文书档案管理工作，加强文书档案管理的规范性，提高文书档案管理人员素质，增强部门之间的协作，加强文书工作和文书档案管理工作的衔接，是提高文书档案管理水平的有效措施。

参考文献：

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