浅谈房产档案信息化管理要点

王妍

【摘要】随着经济的进步和科技的进步，计算机的使用越来越频繁。信息化逐渐深到社会生活的各个方面，因此在新时代下我国各个方面都要进行科学管理，尤其是档案方面。传统的档案管理已经不没能满足现阶段档案管理的需要，因此信息技术的使用，不仅弥补了传统档案管理方式的不足，还优化了管理环境，使档案的管理更加的便捷和高校。同时，房产档案的信息化管理使信息共享成为了可能，使档案的管理更加的安全。减少了储藏空间的实用，使房产档案的管理更加额高效。本文就房产档案信息化管理要点进行简要的分析，并提出了一些建议，希望对房产档案的发展和完善提供帮助。

【关键词】文书档案；收集；整理；信息化；管理要点在进行

传统档案的管理主要是以纸质材料为储藏依据的，但是由于传统的储藏方式复杂且安全性不高，不仅降低了工作效率还影响了档案的相关查阅和使用。除此之外，除此之外，由于传统档案的是由纸质的方式来进行书写和保存的，因此，在进行储藏时需要大量的空间，如果保存不当的话会引起火灾或者被水浸泡，不利于档案的保存和使用，由此可见，档案信息化管理不仅是适应社会发展需要的变革，更是档案管理自身的进步和转变，在进行房产档案管理的过程中，不能随随便便的进行记录，只有掌握了信息档案管理的要点，才能发挥其优势，才能起到事半功倍的效果，保证房地产行业健康有序的发展。笔者在下文中对房产档案信息化管理要点进行相关的阐述。

1.房产档案管理的概念

对房产档案进行信息化的管理，其中包含了众多的内容，但其中最主要的是对具有保存价值的文件材料进行管理。房产档案中，文书是其中必不可少的组成部分之一，对过去以及当前的房产形势进行有效的记录，在一般情况下，要求文书档案具有完整性，其中文号的编写是必不可少的，并且还包含外来文件、内部发文、正件、附件等，通过管理人员的收集与整理的过程中，分门别类的进行归档。通过房产档案，可以反映出产权人以及房屋的自然状况，甚至是土地的使用情况等，其中包含的主要形式有计算材料、文字材料以及公司证照、商标证、照片、声像、实物、基建档案等，可以说档案的载体是十分丰富的。

2.房产档案的收集

在对房产各类档案进行收集的过程中，一定要严格根据规章制度办事，尤其是要对一些零散的文件进行收集，对于刚刚处理完的文书档案就要在第一时间进行整理并且将其收集起来，防止在今后使用过程中出现混乱的现象，就当前的实际情况而言，档案收集工作大多都已经采用现代化的管理方式，计算机是主要的工作载体，将文书档案重点字段录入计算机中进行保存，安全管理档案的概率也就因此得到了进一步的提升。因为房产档案不同于一般的档案，其自身具有专业性以及动态性的特点，在档案管理的过程中经常会有对屋面进行丈量以及对土地界限进行认定等环节，这些必须要在档案中得以充分的体现，就要严格遵循档案收集的相关制度规定，并且認清房产档案的特点，让档案管理处在一种动态的环境之中，当前所采用的一种动态房产档案管理软件系统充分体现出了动态性的特点

3.房产档案信息化管理主要手段

3.1 完善房地产档案的信息归集和查询，使档案管理实现信息化和方便化

为了确保房地产信息的全面和准确，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合起来，一方面将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统形成文本信息加以保存；另一方面利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料加以处理成图像信息方式归集到房产档案信息系统中进行管理；原始档案数据进入计算机后再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产数据库。由于房产交易、抵押登记、司法查封、房屋租赁等不同业务的特点，对房产档案信息的要求也不尽相同，因此，要建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的强检索功能，将房屋的坐落、产权人的姓名、房屋的面积、交易的时间、产权的状况等房屋产权管理中的每一个要素都作为查询点，从而减轻手工查询的工作量，提高查询工作效率，为广大市民、部门提供高效的信息查询服务。

3.2 努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络

我们借助互联网的平台将房产档案信息传输到全国各地，随时随地我们都能查到自己所需要的信息。数字化缓解了档案保护与利用的矛盾，提高了档案的完整性和安全性，提高了办事效率，方便了人民群众。相应的，房产档案数字化管理系统要对档案开放范围和权限设立相应的访问权限，对于公众可以开放的房产档案，公众可以在公共网上自行查询利用，而只可对内部开放的档案，只能经由房地产档案人员通过内部局域网进行查询利用。

我们房产交易处要结合房地产管理部门的特点，制定并完善房产档案管理制度，修订本行业档案岗位责任制，做到职责分明，层层把关，提高房产档案的管理质量，全面建立档案一体化系统实现资源共享，使档案管理工作系统化、规范化、标准化，努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络，并逐渐走向现代化与世界接轨。

4.结束语

综上所述，房产档案的信息化管理是不可抵挡的潮流和发展方向，信息化时代下，我国各个行业都要向着信息化的管家手段改革和推进，在进行信息化管理的过程中，要对信息进行采集和整理，再结合传统管理手段优点的同时，与现代信息技术相结合，这又这样才能促进我国档案管理的进一步发展和改进，满足社会主义初级阶段对房产档案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到进一步的普及，并逐渐应用到社会得各个方面。是我国的房产管理更加的有序。信息技术在房产管理中的应用，不仅改变了房产档案管理的模式，实现了房产档案的动态化管理，还节省了大量的人力物力财力，促进了建筑商经济效益的提升，和建筑行业的健康发展，就我国目前形势来说，房地产行业的管理是我国现阶段的重点管理对象，因此，信息技术的应用，是我国的管理更加的便捷。

参考文献

[1]谭翠园.网络环境下做好房地产档案管理工作的对策措施[J].经济生活文摘（下半月），2013（4）.

[2]陈玉君.探析房地产档案的信息化管理[J].城市建设理论研究（电子版），2012（29）.

[3]郝永琴.关于房产档案信息化管理问题研究[J].经营管理者，2013，22：279.