开放教育学生档案管理工作探析——以海南广播电视大学为例

潘 群，陈美宇，符芳芬，王秀玲

(海南广播电视大学 1.组织人事处； 2.文法学院； 3.财经学院， 海南 海口 570208)

开放教育学生档案管理工作探析
——以海南广播电视大学为例

潘 群1，陈美宇2，符芳芬3，王秀玲2

(海南广播电视大学 1.组织人事处； 2.文法学院； 3.财经学院， 海南 海口 570208)

开放教育学生档案与普通高校学生档案相比，具有复杂性、延续性和不确定性等特点。本文通过对海南广播电视大学开放教育学生档案基本情况的调查和研究，分析了当前开放教育学生档案管理存在的问题及原因，并提出了加强开放教育学生档案管理工作的对策。

开放教育；档案管理；广播电视大学

自20世纪末以来，我国的开放教育从试点摸索逐渐走向成熟，其人才培养模式、教学模式、管理模式和运行机制不断得到完善，成为国民教育序列中的重要组成部分。开放教育的学生档案被纳入到了高校学生档案范畴，各级开放大学和广播电视大学应依据《档案法》和《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令，以下简称《办法》)开展学生档案管理工作。

一、开放教育学生档案的内容及特点

《办法》第15条规定，学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等[1]。然而，开放教育与普通高等教育相比，其学生群体不同、教育手段不同、在教育领域发挥的作用不同，因此，笔者认为应结合开放教育的实际情况确定其学生档案的内容。开放教育的学生档案应包括以下内容：招生入学材料(报名登记表、毕业证复印件、身份证复印件、入学资格承诺书、学历网查材料、学生报读审批表、入学通知书)；学籍档案(学生基本信息、学历层次、文化程度、专业、学籍异动情况、学期注册和课程注册情况、学习过程中的奖励与处分情况、考试及成绩的记录)[2]；毕业材料(毕业生成绩单、毕业生登记表、开放教育本科学士学位申请表)；奖惩记录；党团组织档案等。

开放教育学生档案与普通高校学生档案相比，具有复杂性、延续性和不确定性等特点。普通高校的学生一般来源于高中，高校录取时档案随学生一起进入大学，学生经过四或五年的全日制学习后，除个别特殊情况之外，绝大部分会在统一规定的年限内完成学业，因而其档案的收集保管能够实现集中统一。开放教育实行免试入学的制度，面向所有社会公众招生，学生身份较为复杂，其档案管理具有如下特点：一般从学生填写《报名登记表》时开始收集材料，其入学资格终审合格后正式建立学生档案，材料收集工作从零开始，具有一定的复杂性；学籍有效期比普通高校长，同一级入学的学生往往毕业时间不同，学生休学现象较多，档案保管持续时间较长；由于工学矛盾等原因，学生退学情况较多，每个学校已为其建档的学生都有可能出现退学的情况，如果学生退学，原已收集建立的学生档案则失去存在的意义，因此学生档案收集和保管工作具有一定的不确定性。

二、海南广播电视大学开放教育学生档案概况

开放教育最短学习年限为两年半，学籍自注册入学起8年内有效。开放教育新生通过海南广播电视大学入学资格审核和入学水平测试，并经国家开放大学入学资格终审合格后，可以取得国家开放大学相应类别、层次和专业的学籍，正式建立学生档案。建档工作从收集《报名登记表》开始，随后不断补充学生在校期间产生的应归档材料，直至该学生毕业。目前，海南广播电视大学学生工作部门保管的开放教育学生档案可以划分为五大类：一是在校生(最短学习年限内的学生)档案，二是遗留生(未在最短学习年限内毕业的在籍学生)档案，三是已毕业未转递或领取的学生档案，四是学生退学后遗留的档案，五是超过学籍有效期的学生档案。学生档案中的纸质归档材料主要是：报名登记表、毕业证复印件、身份证复印件、入学资格承诺书、学历网查材料、学生报读审批表、毕业生成绩单和毕业生登记表等。

表1 海南广播电视大学2008—2015年校部在籍学生统计表

上表中，海南广播电视大学校部2008—2015年学籍在8年有效期内的开放教育学生共有5 764人，其中2008—2012年均为遗留生人数，共有1 481人；2013年有在校生和遗留生共1 050人；2014、2015年均在校生人数，分别是903人和2 330人。仅2008—2012年校部遗留生就占在籍学生人数的25.69%。

统计显示，海南广播电视大学2008—2015年校部开放教育学生档案共建档9 550份，领取3 817份。其中2008—2012年建档4 437份，仅领取2 402份，约占建档数的54.14%；遗留2 035份，约占建档数的45.86%。这说明，8年学籍有效期内持续产生遗留档案，且遗留比例较高。

三、开放教育学生档案管理工作存在的问题及原因

1.学生档案管理工作缺乏明确的规章制度和规范性要求

目前，开放教育缺乏学生档案管理方面的规章制度。国家开放大学(原中央广播电视大学)仅对学籍档案、毕业生档案做了一般性规定，省级电大则根据国家开放大学(原中央广播电视大学)的规定制定学生档案管理办法。例如，海南广播电视大学目前学生档案管理方面的规章制度只有2005年制定的《学生档案管理暂行办法》。

海南广播电视大学学生档案的管理由学生工作部门负责，招生部门、教务部门、学院、分校(教学点)等与之配合，提供报名登记表、学籍档案纸质材料、毕业生登记表等材料给学生工作部门归档；学生的党团组织档案则分别由组织人事处和校团委管理；而学生休学、复学、退学等学籍异动情况(学生省际转学除外)和学习过程中的奖励与处分情况等只是形成学籍档案电子材料，学生获得奖学金和被评为优秀毕业生的文件仅由学校综合档案室存档，未被收集归入学生档案。同时，部分学生档案归档材料存在文字材料填写不规范、日期填写不完整、个别信息不真实等问题。由于缺少学生档案管理的程序规范和内容规范，且收集过程涉及多个责任单位，所以学生在校期间的档案资料管理比较分散，这在一定程度上影响了学生档案的完整性、严肃性和实效性。

2.学生档案遗留现象较为严重

经调查，海南广播电视大学遗留在校的学生档案主要包括未在最短学习年限内毕业的学生档案、未转递或未领取的毕业生档案和退学学生档案。虽然海南广播电视大学校园网学生工作处网页设置了“档案管理”专栏指导办理毕业生档案事宜，但是学生“弃档”现象仍然存在。造成这种状况的原因主要有以下几个方面。一是开放教育学籍有效期为8年，学生只要在期间修满规定的学分就可以毕业。由于工学矛盾等原因，有的学生不能在最短学习年限内按时毕业。学生退学现象也较普通高校多。学生退学时往往没有考虑到档案问题，而学生档案管理部门会认为该学生未能应届毕业，继续保存其档案。二是学生档案意识薄弱，缺乏建档意识，没有认识到档案的真正价值。例如，档案管理人员平时整理、核实归档材料的时候，会对归档材料不齐全、不规范的材料进行汇总，及时通知学生补齐材料或重新填写材料；为了能够让学生顺利办理离校手续，会要求毕业班学生提前到校填写毕业生登记表，以便进行统一封档，等等。但是，学生往往不能按时配合办理，常拖延到确实需要档案的时候，才匆忙回校办理。三是学习支持服务工作有待提高。开放教育应加强对学生的导学和助学，努力为学生提供多样化、差异化、个性化的学习支持服务，助力学生按时毕业。只有如此，才能按时、顺利发放学生档案。

学生档案遗留在校，往往导致学生在完成学业后，档案不能及时完整送达其所在单位或移交至人事代理机构。这不利于学生档案的完整及时转出，也不利于用人单位全面真实了解学生的综合情况；另一方面，也增加了档案管理的工作量和工作难度，造成管理工作的混乱和资源浪费。

3.管理人员档案专业水平有待提升

目前，开放教育学生档案管理主要是教育教学和学生管理的一项辅助工作，尚未被完全纳入到学校档案综合管理中，管理人员平时开展学生档案管理工作时，一般仅从教育教学和学生管理的角度出发考虑问题，很少从档案管理的专业角度考虑问题。同时，开放教育学生档案管理人员目前较少有机会接受档案专业知识培训，尤其是针对开放教育学生档案管理方面的培训，导致其缺乏档案管理的专业知识。大多数人员主要凭经验从事日常的学生档案管理工作。

4.学生档案管理信息化程度较低

目前，部分广播电视大学的档案管理工作主要还是管理纸质档案，学生档案管理的电子化和信息化程度还不高，技术手段和管理模式都有待提高。在目前的条件下，每个学生仅有一套纸质档案材料，在学生毕业后被转递或领取，之后学校关于该学生的信息仅有教务管理系统里的学籍档案电子材料，即学生基本情况、课程注册情况、考试成绩、学籍异动情况等，而其他材料，如报读审批表、毕业生登记表等将无法查询。另外，随着招生规模的扩大，学生档案遗留在校现象日渐增多。学生档案的数量不断增加，而档案在校存放的时间又较长，如果只使用纸质档案，就不便于及时补充完善学生的档案材料以及对其进行查询利用，也不利于档案的安全保管。

四、加强开放教育学生档案管理工作的对策

1.加强建章立制和监督指导，依法依规开展学生档案工作

2008年颁布的《办法》在文件材料归档范围中增加了学生类档案，这充分说明了学生档案的重要性。开放教育工作者应当强化档案意识，依法依规开展学生档案管理工作，自觉支持和做好学生档案管理工作。虽然《办法》规定了学生档案的内容，但是未能涵盖开放教育学生档案的各个方面，各级开放大学和广播电视大学应依据《办法》的要求，结合开放教育学生档案的形成特点，制定配套的档案管理规章制度，规范开放教育学生档案管理的内容、方法和程序，切实做好学生档案的收集、接收(即立卷、归档)、保管、转递阶段的各项工作和遗留档案的管理。具体包括以下几个方面的工作：一是明确学生档案主管部门、形成档案材料的其他相关部门的职责范围，做到分工明确，各尽其责。二是对各部门应归档材料的内容和归档时间作出明确规定，做到随着档案的形成及时归档，保持档案材料的完整性和连续性。这既避免了集中突击整理的大工作量，又能使档案及时反映出学生发展的新情况，保证档案信息的实效性。三是要形成统一的存档标准，规范档案的接收、保管、转递要求和程序，确保档案材料的真实性和安全性[3]。四是规范遗留学生档案的管理，以“以人为本”为出发点，既要考虑到学生的实际情况，又要考虑到学生档案管理的人力和场地资源情况，定期进行分类清理。五是定期汇总统计学生档案的接收、转递、遗留等各类信息。

要依据法律法规和规章制度，开展监督检查和业务指导，促进规章制度的落实和执行，做到依法依规开展学生档案工作，实现档案工作与开放教育共同进步、共同发展。例如，省级电大可以采取系统(广播电视大学系统)“条条管”和地方(例如海南省档案学会高校档案专业委员会)“块块抓”相结合的方式，开展业务检查和指导，进行交流协作，逐步形成适合开放教育学生档案管理的理论体系和管理模式。校内可以成立学校档案工作领导小组，对学生档案管理工作进行定期的检查，建立管理目标考评制度，定期进行目标考评。

2.加强管理人员的业务培训，提高其科学管理档案的能力

要提高档案管理人员对学生档案管理工作重要性的认识，强化其依法依规管理档案的意识；要加强业务培训，强化敬业精神，提高责任意识、服务意识和管理水平。要通过组织学习《档案法》和《办法》，使档案管理人员了解到学生档案管理工作不仅仅是教学或学生工作的一部分，也是档案工作的组成部分。要鼓励和组织档案管理人员参加相关的业务培训和研讨会，与同行进行交流协作，参观考察其他高校特别是本科院校的档案管理工作。要通过多种方式加强对档案管理人员敬业精神的培养，提高其业务知识和技能，使他们把好档案管理的“入口关”和“出口关”。在日常工作中，档案管理人员要认真审核学生档案各项材料是否齐全，内容填写是否规范、完整，对不合格的档案，应及时通知有关人员重新填写，审核合格后方予以盖章，确保档案材料齐全，信息内容真实。此外，档案管理人员平时要多与形成档案材料的相关部门联系和沟通，营造良好的协作氛围，保证档案管理工作流程顺畅。

3.加强档案管理宣传教育工作，提高学生档案意识

要加强档案管理工作的宣传教育，积极宣传档案的价值和重要性。要做好学生的档案意识教育工作，在新生入学教育和平时的政治思想教育工作中加强对学生档案意识的培养，使之认识到档案的依据性、凭据性、不可替代性等特点，以及对其个人未来工作、生活和学习具有的重要意义。要指导学生掌握其个人档案的正确转递和管理的方式方法，督促其毕业时及时转走个人档案并妥善保管，以备将来考研、出国或晋升时需要。例如，可以考虑在新生入学后的第一课——《国家开放大学学习指南》的课程中增加有关档案知识的内容，增强学生的档案意识，从而提高学生档案的归档质量，减少“弃档”现象。

4.发挥开放教育系统优势，推进学生档案信息化建设

目前，开放教育新生入学信息通过招生管理系统完成，毕业审核通过教务管理系统完成，学生档案当中的学籍档案已自然形成电子材料，这为学生档案信息化建设奠定了基础。档案管理人员和有关技术人员应在遵循档案工作客观规律的基础上，充分运用现代信息技术和多媒体技术，有计划、有步骤地开展学生档案数字化和数据化工作，最终实现学生档案的信息化管理[3]。学生档案实现数字化和数据化后，可以让档案得以永久安全保存，为学生就业提供便利条件，为用人单位全面了解学生的综合情况提供真实可靠、快捷方便的参考信息，做到科学治档、高效服务。例如，可以通过开发学生档案管理软件，实现学生档案内容检索的数字化；可以与教务系统学籍档案数据化资源建设共建共享，建立具有开放教育特色的、完整规范的学生档案数据库，让教师、学生、用人单位可以通过网络进行查询和利用，使档案为学生毕业后的工作、生活发挥积极作用。

开放教育学生档案的管理水平在一定程度上反映了开放教育的管理能力和水平，对于引导社会和用人单位了解开放教育具有重要的作用。因此，应依法依规、科学高效地做好开放教育学生档案管理工作，满足社会、用人单位、学生等不同主体对学生档案的个性化需求，切实做到档案服务于学生、学校和社会，并以此促进开放大学自身建设，提高开放教育的综合竞争力和可持续发展能力。

[1]高等学校档案管理办法(教育部第27号令)[Z].2008.

[2]王静，等.学籍管理工作手册[M].北京：中央广播电视大学出版社，2009:3.

[3]王琴.对高校学生档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2010(3)：29.

(责任编辑 安 然)

2016-12-21

2015年海南省远程职业教育研究基地课题(校内)“开放教育学生档案管理研究——以海南电大为例”(YZJY2015-2)成果之一。

潘群(1969—)，女，海南琼海人，海南广播电视大学组织人事处档案馆员，主要从事档案管理学研究；陈美宇，海南广播电视大学文法学院讲师；符芳芬，海南广播电视大学财经学院讲师；王秀玲，海南广播电视大学文法学院副教授。

10.3969/j.issn.1008-6382.2017.01.005

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1008-6382(2017)01-0028-05