浅析高校档案“云”的应用

周丽娜

摘要基于当前的社会经济发展状况与科学技术发展形势，云计算技术在各行各业都有了广泛的应用，高校也不例外，档案管理者将这项技术引用到档案管理工作中去，使档案管理在效率上出现了巨大的变化。本文尝试对高校档案中“云”技术的应用进行阐述，以明确其在高校档案管理中的应用效果。

关键词高等院校；档案管理；“云”；云计算；应用效果

进入21世纪，网络通信技术不断普及，计算机技术得到了更加广泛的应用，社会上各种信息资源被汇集起来，实现了“云”式的管理。作为全新的网络应用模式，新的计算模式——云计算见网络作为依托，通过计算机之间的网络连接进行档案信息资源的管理分配，使得用户在网络终端可以更加便利地查阅档案信息、存储更多。以高校为例，云计算技术的应用不仅方便了管理者对信息的收集与获取，同时还丰富了数据库的库藏，提高了数据库的利用率，实现了资源的共享，无论是应用效果还是应用价值，云计算都在高校档案管理中获得了肯定。

1云计算技术与“云”档案管理

云计算的载体是互联网，其计算模式具有非常鲜明的创新性，可以为用户存储各种各样的虚拟资源，并为用户提供丰富的虚拟资源服务。在“云计算”这一背景之下，数据的计算不再由一台电脑完成，而是按照客户的实际需求将数据拆分为不同的部分，借助互联网上的多台电脑进行共同运算，这些电脑每一台仅处理一部分数据，其计算能力得到了解放，数据处理功能更加强大，因此具有更高的管理效率。

高校将云计算技术应用于档案管理之中，实质上是借助“云计算”技术来存储大量的档案，并以互联网为载体来建立云服务平台与云计算档案共享体系。在这一体系下，高校的图书馆可以安排云计算服务商来管理档案数字资源，高校只需与其签订安全责任合同便可以成功存储档案信息，在调用档案时只需要利用云计算的数据共享功能便可以获得自己所需的信息，而不必花费过多的时间精力来管理与储存档案信息。当然，为了确保档案信息的安全，高校可以在云系统中设置好身份验证信息，根据档案是否可以公开的特性来决定用户是否可以享受到个性化的服务。可以说，云计算技术具有相当高的智能化特色，既能保障高校档案的信息共享，也能保障高校档案的信息安全，同时更是有效避免了信息的沟通障碍。

2高校档案的“云”管理系统

2.1网络构架——集中一分布式

若要在高校档案管理中实现高效的“云计算”，必须要具备如下3种要素：1）与多台服务器连接的运算平台；2）能够满足用户各种需求的端口（包括输入端口与输出端口）；3）分布式的服务器网络。运算平台作为基础可以确保计算程序与计算指令的运行，服务器网络依托于运算平台来进行“云计算”，服务器网络中的每一台终端通过分工合作的方式各自负责一部分运算指令，在尽可能短的时间内完成任务，最后将结果反馈给运算平台，运算平台将结果整理完毕后再反馈到用户的端口中去。

2.2强大性能——数据的计算与储存

云计算技术具有非常强大的性能，可以集中为用户提供较大规模的基础设施，用户可以借助云计算技术完成各种各样的应用，可以说云计算为用户提供了几乎是无限的空间，用于储存和管理各种各样的数据。在云技术的应用过程中，用户可以借助云计算技术将一个庞大任务分配非分布式的服务器网络，这些服务器同时进行运算，由于任务规模较小，因此得出结果的运算时间便比较短，档案管理人员可以在数秒之内为数以千计、数以万计的档案信息进行有效处理，获得堪比“超级计算机”的管理效果。

2.3应用灵活——终端无处不在，配置简单可行

云计算在实际应用中具有各种各样的终端，可谓是无处不在，用户只需要登录与计算平台便可以上传、储存乃至调用其所需的档案资料，在某种程度上确保了档案的流动。目前，高校用于档案“云”管理的终端有PC、手机APP、Web网页，档案管理者可以从任何场所、在任何时间随意调用与保存档案，而不是被固化在固定的工作岗位上。此外，云计算可以使用户向服务器提出简单命令，不需要采取过于细致的操作，运算平台便可以通过自动化额流程来完成操作，可谓是简单易行。这样不仅可以使高校在档案管理上大大节省成本，还有助于一些计算机技术水平较低的档案管理人员进行操作。

3云计算技术为高校档案管理带来的积极影响

“云”技术按照归属可以分为混合云、私有云以及公有云3种模式，面向整个社会、服务分布在整个互联网之中的云服務即为公有云；针对单一部门或机构并在其内部建立独立性平台、整个内部资源为其自身提供支持的云服务即为私有云；而由政府来主导，分散性地由第三方提供服务，在不同供应商之间采取不同的框架模式与标准，这样的云服务即为混合云。这3种云管理模式在社会各领域中均有其相应的应用，高校更多地采用了“私有云”的管理模式，即浏览器/服务器结构的B/S档案管理系统。高校对“私有云”模式的利用，体现在如下两个方面：1）档案管理部门借助云计算来发展自身业务，运用云计算技术来管理与利用档案信息；2）档案形成者借助云计算技术来归档并查询档案信息，档案管理者与档案利用者通过“云”来完成所有的活动。这种对“私有云”模式的利用虽然在开放区域上没有公有云那么大，但是与传统档案管理模式相比，依然有着非常可喜的进步，如：高校的档案管理模式向着“电子”的方式逐渐转变，在很大程度上实现了办公无纸化；工作成本与对用户的要求越来越低；馆藏得到了丰富，共享能力愈加优化；档案的移交可以通过云数据转移来实现，工作质量与工作效率都大大提高。

4结论

云技术在高校档案管理中有着非常重要的地位，可以提高高校档案管理效率，确保档案的共享与档案的安全，为高校档案管理工作提供了极大的便利。本文对其现实应用效果进行了分析研究，旨在提高高校的档案管理效果。