浅析人事档案管理的基本策略

司新红

摘 要：在我国人事档案管理由来已久，其管理工作伴随历史社会环境的发展变化，经历了由纸质化到电子网络数据化的过程。人事档案是员工重要的身份信息，也是企业单位在用人等方面的重要依据，对人事档案的有效管理关系着员工个人利益，也关系着企业单位的发展，更关系着社会的稳定发展，因此需要对人事档案进行妥善处理。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；基本策略

人事档案是员工基本信息的承载方式，伴随人力资源管理工作的深入发展，人事档案管理逐渐被忽视，其管理工作在人力资源管理中的地位作用不再显得重要。在市场经济与信息化社会发展的今天，人事档案管理应该在顺应当今发展形势，一如既往地发挥出对人才的选用、培训等方面的作用，无论是何时都应注重人事管理工作，正视在管理工作中存在的问题，对其工作的实施开展进行广泛的探索。

一、人事档案概述

1.人才资源基本信息的提供。人事档案和身份证件具有同等重要的作用，是身份的象征，是企事業单位对员工了解熟悉的重要方式。人事档案记录了单位工作人员各项基本信息，通过对多项信息的浏览对员工有初步了解，根据基本信息，了解员工性格等信息因素，以便为员工安排符合条件的岗位，或者是在日后工作环境中提升素质。

2.对人力资源的优化配置。人事档案好像一面镜子，很好地展现了员工性格能力等因素，借助人事档案，管理人员能够及时获取掌握工作人员信息，才能为员工安排合适的岗位，以使人力资源得到良好的优化配置，调动员工积极性，充分发挥出知识能力优势，以获得最大化的经济效益。

3.为长远战略规划着想。唯有详细分析人事档案，管理者才能获得真实信息，才能对员工真实一面有所了解，才能从单位角度了解到人才需求，对发展动向全面掌握，为发展战略规划作出参考，为员工招聘、调配、培训等方面奠定坚实的基础。

二、人事档案管理中存在的问题

1.政府机关与事业单位

（1）管理内容片面化。人事档案不仅要记录员工性格等基本信息，记录员工的自然情况，还应记录员工在工作岗位的后天情况，相关单位对后者后天情况的记录有所缺乏，一些在人事档案中只是对员工姓名等基本情况作出记录，工作能力等方面并未完全体现出来，这样的档案是很难从全面在选人、用人上发挥出人事档案应有的作用。

（2）管理形式的落后性。现如今科技发展，电子计算机信息技术在各行业工作事务处理过程中发挥了重要作用，信息技术在人事档案管理有着广泛应用，实现了电子数据化管理，但是还有一些单位部门仍然在使用陈旧落后的方法手段，在收集与整理档案过程中出现问题，管理分散化，严重情况下也有丢失的现象，这对于机关事业单位来说工作效率大为降低。

（3）对档案管理不够重视。传统的档案管理只是注重表面的形式化，档案以纸质化的形式呈现，归档之后缺乏定期的更新，更有档案记录的内容与实际情况不符，造成这些现象的出现很大原因与管理者不够重视有关，档案管理流于形式，实际价值并未发挥出来。

2.中小企业。在中小企业人事档案管理中也存在与实际情况不符的问题，失真现象容易出现。特别是近些年来在科学技术大发展的背景环境下，应用信息技术可以伪造身份证、毕业证，信息技术的应用为造假现象提供了可能，失真现象屡见不鲜。主要原因主要有造假者并未坚持实事求是的原则，未能意识到造假行为是违法的。另外审查工作中也存在问题，管理者素质有限，对信息真假情况的辨别无从下手，无奈只能是对这些信息以被动的态度接受。这些问题的存在使企业在对工作人员的评估工作中并不客观，档案管理中的失误导致档案频繁的丢失，造成员工档案的缺失。在市场经济环境下，人员流动具有自由性，这使得终身雇佣制被打破，实现了人才资源的优化配置，对市场活力也是有力的激发。人员流动的自由性缩短了用工期限，管理者对人事档案的管理工作也就不是十分重视了。

三、人事档案创新管理的基本 策略

1.提升对档案管理的重视程度。经过对上面的分析不难发现，不同单位部门在进行人事档案管理工作中存在问题现象很大程度上与管理者对其管理工作的重视程度不够有着很大的关系，这从根本上来说是意识形态方面的问题，为此管理者应将管理工作提升到战略层面上。企事业单位的管理阶层要认识到人事档案管理工作的重要性，将其管理工作作为员工管理的重要内容，在会议中强调人事档案管理工作的重要性，人事部门在管理工作中有必要记录员工绩效、奖惩与晋升的情况信息，综合分析判断这些情况，有选择性地进行员工培训，将工作能力提升上去。

2.对人事档案的真实性、时效性加以强化。对整理档案中通常采用的做法较为传统，大多数情况仍然沿用手写方式，这样的处理方式存在较长的间隔时间问题，在间隔时间里失真问题也就很容易出现了。针对这种情况，应使管理方式具有电子化的特点，使这种特点的管理方式融入到管理工作中，以将减少整理时间，并注重对档案信息的更新，不要遗漏绩效考核这些内容的记录工作，适当情况可合理拓展记录范围，对信息分类汇总与补充，切实保证信息能够及时更新。与此同时还要重视对档案信息的真实性鉴定，及时清查信息内容，将无效信息作出删除处理，以促使真实反映出员工实际情况。

3.管理手段方式的现代化创新。传统手工形式的档案管理手段对工作效率、时效性来说是极大的降低，技术手段的先进性是其管理工作真实性的有力保证，纸质化的管理不具有客观性，浪费了资源与空间，电子化的管理方式具有自动化，实现了管理工作的一体化，是绿色环保的管理方式。为此企事业单位在人事档案管理中应建立健全信息化建设，构建一体化管理平台，搭建人事管理系统，将档案信息存储于系统之中，在系统平台上进行记录、整理、归总工作，实现管理工作的电子化与资源共享，促进管理的方便快捷性。

四、结语

综上所述，本文从三个方面对人事档案管理的基本策略展开了论述。在人力资源管理工作中对人事档案的管理是重要的内容，人事档案的管理对于发挥员工的能力具有重要作用，为此在企事业单位中管理者更要重视人事档案管理工作，特别是在竞争激烈的市场经济环境下，更应该发挥人力资源管理部门的管理服务职能，转变管理观念，注重管理工作的现代化创新。

参考文献：

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