事业单位档案管理信息化的必要性分析及建设途径探讨

李红红

摘 要：随着社会经济的快速发展，各事业单位的档案管理工作也日趋复杂，不但在数量上呈现出爆炸式的增长，在质量上的要求也日益提高。在这一背景下，信息化技术也应运而生，为档案管理信息化的发展提供了良好的技术支持。本文就首先分析了事业单位档案管理信息化的必要性，同时阐述了当前事业单位发展档案管理信息化所面临的问题，并对事业单位档案管理信息化的建设途径进行了探讨。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；必要性；建设途径

所谓档案信息化管理，是指在档案的管理过程中，运用信息化手段对档案信息进行分类、存储、调用、分析和加工等，从而促使档案管理效率得以提高的一种管理手段。与一般的档案管理方式相比，档案的信息化管理更加有利于信息的存储归纳和调用操作，其无纸化的办公也大大节约了档案管理的成本，对工作效率的提升也有着明显的作用。此外，由于电子档案管理在分类上更加便捷，也使得档案管理工作能够进行更加规范化的操作。

1 事业单位档案管理信息化的必要性分析

事业单位的档案管理工作是一项综合性较强的系统工程，具备有极强的专业性特点。但在另一方面，由于行业的快速发展和行业数据的爆炸式发展，档案的数量也呈现出几何倍数的增长，若档案管理还停留在传统的纸质化阶段，不仅会浪费大量的人力物力和财力，同时管理效率和水平也无法得到有效提高。随着档案管理信息化建设在各行业中的深入，其优点也日益被人们发掘。

档案管理信息化是今后档案管理的发展趋势，也是今后简化档案管理工作，提高档案管理效率及水平的必然选择。事业档案管理信息化建设是基于网络环境下的一次档案管理升级，在建设过程中，能对大量的数据进行准确的分类存储，并进行有效的检索调用，极大的提高了档案的完整性与安全性，对调用效率的提升也有很大作用。用户通过互联网或局域网就能登录档案数据库，这部件简化了存储，还简化了档案信息服务的流程，对信息资源的利用率也得以提高。此外，信息化的档案建设不会在使用中打乱档案的存储分类，也不会对后续的档案浏览者造成影响，大大简化了档案管理人员的工作难度。

2 事业单位发展档案管理信息化所面临的问题

2.1 档案管理人员的信息化素养有待提升

事业单位的多数档案管理人员都存在信息化素养偏低的情况，他们往往习惯于纸质化的档案管理手段。对计算机的运用还缺乏一定的了解，此外，在档案的信息化建设过程中，需要对纸质数据进行电子化录入，这也需要一定的计算机运用和信息处理技术。但是在实际的操作中，由于多数档案管理人员并非计算机专业，对计算机和信息处理技术的缺乏，导致了档案管理信息化进程的缓慢。

2.2 档案管理信息化建设的基础设施建设不足

事业单位要推荐档案管理工作的信息化建设，就离不开配套软硬件的支持。但是，目前不同的事业单位的软硬件配置有着很大的差异，通常东部沿海地区的软硬件配置要大大优于中西部地区。这造成了在事业单位的信息化建设中无法进行有效的统一和规范性操作，对档案管理信息化的建设普及造成了不良影响。

2.3 事业档案管理信息化建设缺乏规划和制度化的建设

由于我国事业单位众多，且各地区的档案管理人员素质和信息化建设配套设备差距极大。因此，在整个事业单位中，信息化建设也没有形成一个良好的规划和制度建设，这导致了很多事业单位缺乏创新意识，在档案管理信息化建设方面缺乏动力。同时，由于档案管理信息化的建设需要投入一定的人力物力和财力，需要得到领导的重视，但由于制度化建设的欠缺和信息化建设意思的淡薄，就容易导致事业单位信息化建设停滞不前的问题。

3 事业单位档案管理信息化的建设途径探讨

3.1 提升档案管理人员的信息化素质

事业单位的档案管理信息化建设，需要一批具有极高信息化素养的专门人才进行推动。为此。事业单位在招聘中强化对计算机专业和信息化素养较高的专门人才的招聘工作，同时，事业单位还可以定期安排档案管理工作人员进行系统化的信息化知识培训。通过引进人才和培养老员工的方式，双管齐下的提高档案管理部门的信息化水平，从而为事业单位的档案管理信息化建设打下良好的人力资源基础。此外，除了信息化素质的提升以外，还要注重档案管理人员的爱岗敬业教育培训，使档案管理工作人员的综合化素质得到提高。

3.2 强化档案管理基础设施的建设工作

基础设施的配备也是档案管理信息化建设的重要前提。因此，各事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，要加大各种软硬件方面的通入，不断更新现有的计算机硬件设备，同时积极开发和引进先进的档案管理软件。这样不仅能避免因硬件问题而造成的档案信息丢失和泄露问题，同时可以通过优秀的软件应用极大的简化档案管理工作，并提升管理效率。此外，在档案管理的过程中，还要积极进行档案资料的备份管理，防止因数据丢失而造成的档案管理问题。

3.3 针对档案管理信息化进行制度化的建设

对档案管理信息化进行制度化建设，有利于保证档案管理工作的信息化建设顺利展开，并为其发展提供有效的制度支持和科学依据。因此，各事业单位应该积极进行制度化的档案管理信息化建设，并根据事业单位的具体情况进行细节方面的调整，便于其执行的可操作性。同时，还需要制定良好的监管体系，对档案的信息化管理工作进行全方位的监管，从而在促进档案管理信息化规范发展的同时，避免因信息泄露出现的各种问题。在制度化的构建过程中，要明确各个职能部门的责任，根据不同的权责划分进行不同的管理，从而督促各职能人员做好其分内工作。

3.4 进行合理的档案管理信息化建设的规划工作

在进行档案管理信息化建设的过程中，要遵循解放思想，实事求是的原则。对整个档案管理信息化建设进行合理规划，并做好各项调研及建设安排。并通过信息化平台的构建工作，使整个档案管理工作逐步转移到信息化的发展轨道上来，在提升管理效率的同时，也为信息的需求者提供更加优质的信息资源服务。事业单位的领导和各阶层员工要充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并在日常的工作中，积极配合档案管理部门的信息化建设工作，为构建高效、安全的檔案管理体统提供强大的后备支持。

3.5 在信息化建设中做好档案保密工作

事业单位的档案具有一定的保密性质，可能涉及到国家利益或者国家安全。因此，在事业单位的档案管理信息化建设过程中，一定要构建起良好的信息保密机制。从而使档案信息管理在存储、调用及传播的过程中，确保档案管理的安全性和保密性。

4 结束语

档案管理信息化的建设是时代发展的必然趋势，其信息化发展能有效提高档案管理的效率，避免资源浪费。因此，事业单位应该顺应这一历史潮流，积极强化档案管理人员的信息化素质及档案管理的基础设施配备，并通过档案管理信息化建设的制度化建设及合理规划，推动事业单位档案管理信息化的健康发展。此外，在档案管理信息化的建设过程中，还要注意保障档案管理的安全性和机密性，避免因信息泄露造成的国家利益受损。

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