医院照片档案数字化管理的探究

周汝洪

摘 要：随着计算机信息技术、数码摄影技术、扫描技术、多媒体技术的不断发展和渐趋完善，医院照片档案的数字化管理是必然的趋势。作为一种全新的档案信息处理模式，医院照片档案的数字化管理有着显著的应用优势，值得深入探究。

关键词：数字化管理；照片档案；照片收集

如今，照片档案推行数字化管理是照片档案保管的必然选择，它把各类档案资源进行转化，以数字化的方式保存各种档案资源，最终以计算机网络的形式组建成一个程序化的信息档案库。相较于文字档案，医院照片档案更具直观性和形象性，对其保存自然更加必要。

1 推进医院照片档案数字化管理进程的优势

1.1 操作办法简便易实施

当今时代信息技术的应用愈发广阔，技术的更新换代瞬息万变，数字化管理的各种精密仪器一律由计算机调度和支配。管理医院照片档案的人员在归类、汇总照片时，只需操作计算机便能完成对照片档案的“一键式”管理。

1.2 提高了档案的规范性和使用价值

以前，医院照片档案通常是由档案室统一存管，档案从业人员的劳动强度较大，且要耗费较多的时间，并且要定期整理与细致查验，当遇有连续阴天或持续降水的天气时，照片极易受潮而模糊不清，甚至发霉。另外，医院照片档案存管室缺乏明亮的光线，档案从业人员的工作条件极为有限。照片档案引入数字化管理模式后，运用当代前沿的数字存储技术，不但极大地减轻了档案从业人员的工作负担，而且大幅度提高了医院照片档案的可视性、规范性和安全性。尤其是在急需调配档案时也无需耗费人力资源，如相关部门有需要时，直接在网络（医院档案专网）上即可查阅，在推动资源实时共享的进程中，切实提高了档案的应用价值。

2 医院照片档案数字化管理的有效实施对策

2.1 运用科学的数码照片收集方法

医院数码照片档案的收集是一项系统性任务。由于数码照片可以随拍随欣赏，并具备复制、移转、快速修改的特征，极易给医院档案室收集照片增加麻烦。例如：医院有大型活动时，医院党办的宣传人员会专门到场并负责拍摄工作，然而医院数码照片的生成部门并非仅集中在一个特定的部门，而往往是各科室对于自己部门的各种活动经常会自行拍摄照片，特别是涉及医疗、教学、科研等珍贵的数码照片，要想以最快的速度、在最短的时间内完整地收集各类数码照片往往是很困难的。立足于数码照片收集的现状，要最大限度地发挥照片档案的功能，医院档案室要完善数码照片的收集管理制度，理顺档案室同各数码照片生成部门的职责分配，规定每一个部门派出专门人员来完成该部门的照片收集任务，增强照片收集人员的责任意识，以我们国家关于数码照片收集、处理、归档的最新方法为工作的指导方针，对要收集的数码照片实施统一登记，确保将相关软硬件环境和版本以及照片保存的数据类型等信息登记在内，以最大限度地确保医院数码照片的实用性。在对各项数据登录完毕后，收集人员要把数码照片的登记信息存储在Excel表格中，并移交给医院档案室的从业人员。当然，也可以选择网络或U盘作为照片移交的载体。在医院数码照片的收集实践中要逐步摸索和构建一套高效便捷的收集管理制度，坚持定期与不定期收集并存的工作方向，遵循专门性收集与零星性收集相统一的理念。

2.2 科学筛选图像文件

在筛选照片档案时，把能够如实记录所发生事件原貌的细节类图像文件统一归档，通常要求对同一个场合有若干张图像的，则仅留存3张以下即可；彻底淘汰掉清晰度较差、拍摄角度不合乎要求、压缩率较大的图像文件，以便在确保图像高品质的同时，降低整理、分类照片档案的工作量，还能够预留出更多的存储空间。例如，医院档案室要将各科室日常运营中的照片档案定期或不定期收集，对其进行集中统一地筛选。凡是不符合保存要求的，分辨率较差且保存价值不大的要坚决剔除；反之，则要妥善整理和保存。

2.3 完善医院数码照片档案的处理和保存工作

在完成医院数码照片的收集和筛选后，要对其进行科学处理。首先要遵循一体化理念，数码照片档案在处理时要与传统的电子文档、照片资源一道，实施一体化处理。当然，对于传统照片资源而言，“一体化”指的是影像学角度的一体化，即需要长期存管的照片档案要扩印出相应的纸质资源，将其与数码照片扩印出的纸质资源一并立卷、排列、登记编号。对于存储在存储设备内的数码照片，要与其他类电子照片一道，在收集范围的明确、收集分类及登记编号等方面实现严谨地一体化处理。其次，鉴于数码照片自身所具有的电子化属性，在处理数码照片时，要始终遵循电子化的理念，用数码照相机或扫描器械摄制后的数码照片要保证其电子化，在数码照相机、移动光盘等电子媒体上存储时，同样要保证其电子化。在随后的照片保存时要严格依照电子档案资源存放的基本要求，不但要防止强磁场及较强紫外光线对数码照片产品的破坏，还要定期转移照片。另外，在对数码照片进行存储时，要坚持标准化、规范化操作并存的原则，在计算机中设立层级文件夹，实现对全部数码照片资源的分类别存储。例如，可创建“数码照片资源”的总文件夹，在该文件夹内可依据保存期限（永久、长期和短期）、活动分类（如上级领导视察调研、院党委团委、医院会议、公益义诊、工会、交流学习、科研等活动）和设立时间的不同来分别创建多个层级文件夹。这样一来，数码照片的保存将更加清晰、明确、直观，从而反映出医院历年来的发展情况。

2.4 鉴别照片真伪，提高真实性

在对医院照片档案文件实施数字化处理时，对每个文件都不能轻易地略过。也就是说，每一个文件均要周密查验，重点看图像是否已经历了更改、添加、合成、补充等编辑工作，以维持归档照片文件的真实性和应用价值。这就要求档案工作人员有较强的鉴别意识，对档案文件的技术流程、扫描设备和仪器以及扫描人员的业务素养等诸方面加以科学鉴定。当然，档案文件内容方面的鉴定同样关键，具体地说，要借助一切可以利用的现有技术，细致查驗图像文件有无伪造或肆意变造，透过物理学光学成像的定理查看档案文件中光线的真实性和一致性、物体透视的恰当性等；同时还要从社会学、档案学和历史学的视角出发，查看档案文件中主要物体与背景色彩选取的标准性等。通过一系列的鉴定，有助于最终鉴别出档案文件的真伪性，为医院今后的应用奠定基础。

2.5 加强档案的存管工作

在以前，医院照片档案在存管方面并未设置一套专门的制度，尤其是档案文件在归档和移交后，在实际操作时显得无章可循。为此，医院档案室要会同政府档案主管部门一道，严格贯彻《档案法》的重点条款，尤其对于档案存管这一块要加强重视。从制度安排上下功夫，使医院档案室的每一位工作人员都增强存管意识，坚决杜绝和避免擅自将档案文件据为己有的不良行为，以维护档案法律、规范的权威性和严肃性，从根源上避免医院档案文件散乱、损坏和遗失的问题。

3 结束语

医院照片档案的数字化管理必然要经历一个从漏洞到完善、从粗略到精细的过程，这就需要医院档案室的工作人员要善于发挥自身的聪明才智，从数码照片的收集、处理到数字档案的集中统一存管均要合乎规范化的原则。

参考文献

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