信息化背景下企事业单位会计档案管理

毕彩云

摘 要：本文主要以会计档案管理信息化的必要性作为出发点，分析了会计档案管理问题，并针对问题从提高管理人员综合素质、实现会计档案管理现代化两方面探讨了提高企事业单位会计档案管理质量的具体措施，以期为提高单位服务与管理质量提供一些参考和意见。

关键词：企事业单位；会计档案；管理

引言

信息化背景下，企事业单位会计档案管理工作的管理理念和管理方式发生了巨大的改变。会计档案管理是企事业单位内部管理体系的重要组成部分，是提升单位管理与服务质量的关键要素。但是随着现代化水平的提升，企事业单位的会计档案管理工作出现了诸多问题。这就需要单位结合具体情况，针对问题提出具体的解决措施，促使会计档案管理工作更加科学化、规范化。

1 会计档案管理信息化的必要性

1.1 提高管理质量

在信息化背景下，企事业单位应结合市场发展需求，将现代化信息技术引入会计档案管理体系，从而促使会计档案管理模式和发展方向的转变，实现提高管理和服务质量的目的。将各种会计档案信息存入计算机系统或者数据库中，既可以为各部门查找会计档案信息提供便利，又可以大大提高工作效率。与此同时，借助现代信息技术代替传统纸质会计档案管理，可以有效防止会计档案资料失窃或者丢失等问题的发生。且在复制会计档案资料或者传递资料等方面非常有利，面对数量庞大的会计档案资料，单纯采用传统手工记录和保存方式无法满足企事业单位的实际需求，这就需要借助计算机展开档案管理，实现提高管理工作效率和服务质量的目的。

1.2 提高档案管理工作的安全性

在会计档案管理工作中，为进一步确保会计档案管理工作的有序展开，需要企事业单位结合自身实际情况健全和完善一套科学化、现代化的计算机信息系统，其目的是提高管理工作效率、保障管理工作规范化和科学化。这是信息化背景下，企事业单位提高内部管理质量和市场综合竞争力的关键要素，也是满足会计档案信息管理需求的途径之一。

2 企事业单位会计档案管理问题

2.1 信息资源投入力度不大

首先，企事业单位没有跟随时代发展步伐加强内部档案管理机制的建设，也没有加大对会计档案管理的现代化设备投入力度。加之企事业单位领导不够重视会计档案管理工作。这是造成会计档案现代设备资金投入不足的主要原因。有些企事业单位为降低设备投入成本，购买一些老式设备展开会计档案管理工作，这样不仅会严重阻碍单位的长远发展，还会大大降低管理工作效率。有些单位为满足自身发展需求，加大了对設备的资金投入力度，积极购买一些先进设备、引入先进管理技术，但是单位没有加大对管理人员的技能培训，导致管理人员在实际工作中不熟悉设备操作流程，造成设备闲置在设备储存室，这样不仅没有起到提高档案管理工作效率的作用，反而会增加单位不必要的经济成本。

其次，电子档案管理不够规范化和科学化。企事业单位没有结合自身发展所需健全和完善电子会计档案管理制度，在实际工作中，管理人员也没有按照相关制度和要求展开电子档案管理工作。无论是文书格式还是档案认证标准，都不符合相关规定，存在较大的随意性，这是影响企事业单位会计档案管理工作质量的主要原因。会计档案工作的随意性会导致相关资料缺乏真实性和完整性，加之会计档案管理工作人员的疏忽和大意，造成储存文件损坏或者丢失。

2.2 管理人员综合素质不高

企事业单位领导不够重视会计档案管理工作是造成会计档案管理资金不足和管理人员综合素质不高的主要原因。无论是人员配置还是设备配置，都无法满足企事业单位实际要求。且单位没有加大对会计档案工作人员的培训，也没有做好岗前和岗位培训工作，导致工作人员的综合素质普遍低下、责任意识不强、管理水平不高。这种恶性循环致使企事业单位档案管理工作的针对性不强，准确性不高，也就不能充分发挥会计档案管理部门应有的作用和效益。

3 信息化背景下提升会计档案管理质量的具体措施

3.1 实现管理的现代化

随着现代信息技术的不断发展和进步，计算机逐渐被引入企事业单位各个部门管理领域，借助计算机加强会计档案管理工作效率和服务质量是企事业单位发展目标之一，是未来企事业单位内部管理发展趋势。将计算机引入会计档案管理工作体系，可以实现会计档案的自动化分类和自动化统计。文书和图象等数据转化产生的电子数据，可以以扫描形式进行读取，这样既可以减少工作人员的任务量，又可以提高工作效率和数据使用效率。无论是实现信息共享还是信息网络化，都需要借助互联网平台构建电子档案管理体系，在平台上实现检索会计档案信息、信息复制、信息传递等，既可以确保各项管理工作的规范化和科学化，又可以提高会计档案信息的真实性和完整性。除此之外，企事业单位应加强对管理人员计算机操作能力的培训，提高工作人员的计算机操作能力。在构建现代化和数字化管理模式的同时，单位领导应将计算机作为提高管理工作人员管理水平的主要培训工具，从而起到提高工作人员综合能力和管理效率的目的。利用计算机建立资料档案，将会计档案资料及时录入数据库，利用计算机进行资料管理，这样既可以给上级领导检查提供便利，又可以减少不必要的人力和资金投入。

3.2 提高管理人员综合素质

在信息化背景下，越来越多的企事业单位将计算机作为会计档案管理工作的主要工具，促使会计档案管理工作由传统手工管理模式向现代化管理模式转变。在提升会计档案现代化水平的同时，企事业单位需要加强对管理人员综合素质的培养。这就需要单位领导加强对会计档案管理工作的重视，并加大对会计档案部门的人力、物力、资金投入力度，加强对工作人员的关注，从而使管理人员充分认识到会计档案管理工作在单位内部管理体系的重要性。并着重培养管理人员的专业能力，注重理论与实践的有机结合，积极创设条件，提高管理人员的实践操作能力和业务能力，从而更好地满足单位所需。

4 结语

信息化背景下，单位领导需要加强对会计档案管理工作的重视，并结合单位实际情况健全和完善管理制度，积极引入现代信息技术提高会计档案管理效率，从而进一步满足单位的发展所需，为促进企事业单位的长远健康发展提供保障和基础。

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