浅析企业人力资源外包中的沟通管理

鲁潇

摘 要：随着企业管理理念的不断更新，企业人力资源管理活动的方式也发生着深刻的变化，人力资源外包就是这个变化过程的结果之一。由于企业的人力资源活动复杂程度较高，因此进行人力资源外包不仅面临与外包服务商的沟通、协调，内部员工的沟通也同样重要。采取有效沟通手段可以增强外包效果，帮助企业摆脱外包可能造成的不适应后果。

关键词：人力资源外包；沟通管理

在知识经济时代，企业能否长期稳定的发展下去就要看一个企业是否具有一个核心竞争力，只有具备这种能力才能在市场上占有一席之地，企业发展过程中的压力一方面来自外部市场，另一方面则是企业内部各种资源能否正确并准确的运用。企业如何在竞争如此激烈的市场环境下谋得生存，答案是必须通过人与组织的有机整合，形成企业珍贵的人力资本，选择将人力资源外包就是一个有效的途径。

人力资源外包，是指将原来由企业内部人力资源部承担的工作职能，包括人力资源规划、人员招聘、薪酬管理、员工培训与开发、员工关系管理等，通过招标的方式，委托给专业从事相关服务的外包服务商的做法。从广义上说，任何以购买或者付费的方式将企业人力资源活动交由企业外部机构或者人员的做法，都可以视为人力资源外包。

一、人力资源外包的动因分析

（一）人力资源部门的职能再造

长期以来，企业内部的人力资源部门常常被定义成职能部门，人力资源职能主要纠缠于各种各样的事务性工作，如，绩效考核、人员培训、员工招聘等一系列人事管理相关工作，无法发挥人力资源部的战略作用。企业人力资源部门需要转变职能重点，聚焦于为企业提供战略性人力资源服务，不仅着眼于当前需要解决的问题，而且应当关注企业人力资源未来发展动态与整体规划。此时，人力资源部门的角色需转变为变革的推动者、业务部门的合作伙伴，将人力资源日常事务性工作进行外包，有利于体现人力资源部门的战略性职能。

（二）人力资源管理技术的更新迭代

在知识经济和互联网发展迅速的今天，企业人力资源管理受这些因素的影响更新迭代的速度与日俱增，人力资源工作的成功开展需要付出更多的代价，这也是为什么许多企业对人力资源部门这么重视的原因，但是对一些企业来说，把过多的精力放在人力资源管理部门的开和应用上难免会增加压力，在后期管理上也会出现问题，由此，将人力资源外包省去了自己开发的步骤直接获得了成果还享受到了更好的服务。

（三）企业控制人力成本的有效途径

企业都是以盈利为目的的，利润的高低不仅取决于利润总额的大小，还取决于投资的成本，在人力资源外包的选择上，降低管理成本也是关键，在激烈的竞争压力下，良好的人力资源外包关系既能满足企业的需要，又能比较专心的进行人力资源部门的改造。改造后的人力资源部门将给企业带来全新的面貌，对职位需求规划更准确、人员的配置和精简更合理，长远来看，都将给企业带来更好的成本效益。

二、人力资源外包中的沟通对象

人力资源外包不是一个简单的“包出去”工程，在人力资源外包決策和实施过程中，沟通是外包项目取得成功的最重要的因素之一，企业需要进行几方面的沟通：

（一）企业内部沟通

1.人力资源部的员工

长期将人力资源外包出去，可能会导致原有的人力资源工作人员失去工作，所以在开始涉及外包方案的时候，如果没有打算将人力资源职能全部外包出去，仍然要保留一大部分原有的人力资源职能人员，此时企业应该与人力资源管理工作人员充分沟通，将外包的原因以及优势讲出来，寻求员工的理解，对员工进行妥善的安排，避免人心涣散、士气低落。

2.企业全体员工

由于人力资源部的动向往往与公司全体员工紧密相连，因此，外包的成功需要全体员工的理解和配合，在外包服务商洽谈基本完成的时候，需要与企业全体员工进行沟通，让员工了解有关外包的信息，尤其是与他们切身利益紧密相关的内容。与员工沟通外包的关键时间节点、外包的主要内容等，必要时可要求外包服务商对全体员工进行外包具体内容的宣讲，达到有效沟通。

（二）外包服务商

首先，应当确定可能的服务商。企业在外包服务商的选择上需要与几个服务商进行充分的沟通，至少联系三至四家服务商，通过沟通，充分了解服务商能提供的服务以及价钱。其次，邀请服务商来进行演示讲解。通过前期的沟通，邀请两至三家可能适合的服务商做演示讲解，企业的外包负责团队审议服务商的能力。第三，选定一家服务商进行深入沟通。企业对服务商提出要求，确定外包服务项目，审议并签订外包合同。

三、人力资源外包中的内部沟通方式

企业的日常管理工作离不开沟通，管理的过程就是沟通的过程，没有沟通就没有管理。人力资源管理更是直接面对员工的沟通管理，只有良好的沟通，才能使员工对企业产生认同感，企业人力资源进行外包，更需要与员工进行有效的沟通，以获得员工对企业新的管理理念的理解。

（一）充分运用正式沟通

正式沟通是指依据企业明文规定的原则进行信息传递与交流，正式沟通使事先计划和安排好的，人力资源外包的沟通是一个上情下达的过程，可采用的正式沟通方式有：

1.公开的全体会议

在企业与外包服务商达成合意之后，需要与全体员工进行一次沟通，此时可采用公开会议沟通的方式，此次会议有明确的重点，就是将企业的外包动向、外包信息告知员工。会议沟通可以让员工掌握外包情况，满足团队交流的需要，并且通过会议沟通员工可以直接从企业高层口中获取关于企业外包相关的重要信息，避免以讹传讹而导致人心惶惶。在此次会议传达企业政策的同时，可以邀请外包服务商进行专业的讲解，回答员工的疑惑，消除员工的顾虑。

2.正式的书面文件

在企业完成公开的会议沟通后，企业可随后下达人力资源外包的书面文件，此时的文件是一个正式的、命令的方式传达上级所决定的外包政策。由于企业的组织结构包含多个层级，需要层层传达，如果没有一个正式规范的文件，往往会造成信息在层层下达的过程中发生歪曲甚至遗失，因此企业发布一个关于人力资源外包的正式书面文件可以有效的传达政策思想，是很有必要的。

3.一对一正式面谈

一对一的正式面谈可适用于决定外包企业中的两类员工，第一类员工是人力资源部的职能工作人员，另一类是对外包存有顾虑的其他职能部门的员工。正式面谈的方式可以使管理者和员工进行比较深入的探讨，甚至是讨论一些不宜公开的观点；同时，正式面谈可以使员工获得一种被尊重的感觉。外包的面谈应当注意重点，侧重于鼓励员工谈谈自己的想法，以一种开放、坦诚的方式进行谈话和交流，打消员工顾虑。

（二）正确引导非正式沟通

非正式沟通是指通过正式规章制度和正式组织程序以外的其他各种渠道进行的沟通。在很多情况下，来自非正式沟通的信息反而能够受到接收者的重视，由于传递这种信息一般通过口头形式，许多不愿意通过正式沟通传递的信息，却可能在非正式沟通中透露。在企业进行人力资源外包这种重大的组织变革中，必然会有员工在非正式场合发表对此次变革的看法，此时，企业可收集员工非正式沟通的信息，及时发现问题，进行及时沟通，从而使问题很快得到解决，消除隐患。

四、企业与外包服务商的沟通内容

1.确定外包项目内容

与意向合作的外包服务商进行沟通，在项目推动初期可选择会议面谈的方式进行沟通，让企业内部人力资源职能人员与外包服务商的工作团队进行接触，安排定期会议，双方之间建立起积极的联系，从而逐步敲定外包项目内容。

2.协商签订外包合同

在努力达成合作的沟通过程中双方都必须慎重，合同签订对于双方来说是一种双赢的结果。在最终签署正式书面合同之前，可通过发送文件、会议等方式反复沟通，弄清楚合同约定的具体的服务内容、考核标准、费用问题以及出现问题后的解决方案等合同中重要的内容条款。

3.适时监控工作绩效

人力资源外包不是一个一次性短期的行为，合同双方是一个不断发展的合作伙伴关系，在合同正式履行期间，企业要对服务商的工作进行监控，要求服务商进行定期的绩效反馈，如，建立一种定期报告制度，来监控和评价服务商的服务质量。

五、结论

人力资源外包是企业战略创新的产物之一，能使企业内部的人力资源职能人员聚焦于创造价值的战略活动中去，提高人力资源管理的附加价值。如果企业选择得当，把握好内外部沟通，能够获得更好的成本效益。

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