办公自动化中的计算机技术的应用效果分析

朱巍

摘 要：随着计算机技术的不断发展，办公自动化在日常工作中也有了广泛的应用，既方便了人们的生活，同时也提高了工作效率。因此可以说是实现办公自动化的基础是由于计算机技术的存在， 然而计算机网络本身具有不确定性，使得办公自动化也受到一定的影响。因此，加强办公自动化中计算机技术的应用研究具有十分重要的现实意义。

关键词：办公自动化；计算机技术；应用效果

社会和科技的发展，使得工作模式也发生了转变，信息处理问题上也不再是以前单一的方法了，而且办公模式也逐步趋于自动化，而计算机技术是办公自动化的基础。随着科学技术的发展，各大企业单位为了更好的顺应时代的发展，不断提高工作效率，逐步将计算机技术引进，用于日常的办公系统中。绝大多数的办公机构已经初步完成了办公自动化，并较传统办公模式而言取得了较好的成果。因此，相关工作人员应重视对计算机技术的研究工作，通过计算机技术的不断革新，完善办公过程中的不足，有效的保障办公机构的工作质量。

一、办公自动化中计算机技术的意义

所谓办公自动化，就是要实现办公室内部事务性工作的自动化以及信息处理的自动化。办公自动化是科技的产物，准确的说是是计算机技术发展的产物，利用计算机系统可以将信息收集、处理等过程融为一体，集信息的收集、处理、加工与存储为一体的办公智能系统。

（一）方便信息的收集

市场经济发展速度较快，企业要紧跟时代的步伐，得到有效发展，有必要掌握最新的市场信息。然而传统的办公方法主要以人力为主，要想快速获得第一手资料比较难，而且耗时长，利用计算机技术，信息的搜集可以迅速完成，方便根据市场经济的导向做出最快的调整。

（二）提高工作效率

在企业中办公人员在日常工作中常会涉及信息处理工作，以及大量的计算工作，如果依靠传统的办公方法，仅由工作人员手动处理和分析信息，还要完成大量的计算，不仅耗时长，而且难免在工作会出现失误，工作效率低下。而在办公室中应用计算机技术，涌现出各种各样的办公软件，办公人员经过简单的培训就掌握了软件的使用方法，学会软件的使用，这样办公人员就能够高效快地的完成信息方面的工作，提高了工作效率，而且在办公室自动化中应用计算机技术可以实现资源的共享。

二、办公自动化中计算机技术应用

计算机技术广泛应用于各个领域，特别是办公自动化中的计算机技术应用，受到了广泛重视。

（一）办公数据备份和数据恢复

在使用计算机进行办公时，由于对计算机掌握不熟练或者一些别的原因，难免会误删信息或者使计算机出现故障，使用数据备份就可以有效的解决此类问题，数据备份主要是针对计算机意外不能使用或者数据删除的措施，同时也是保证计算机中数据能够正常进行的一种有效的管理方式，也是保障数据丢失的一种有效的方法。如果备份的数据也丢失了，可以利用数据库软件系统实现数据的恢复。利用已备份数据进行数据恢复，是数据库数据保持正确、完整和一致的有效方式。当计算机数据库的存储设备出现故障，导致无法存储数据时，可以通过数据库管理人员来恢复数据。

（二）计算机数据密码保护技术

利用计算机技术可以保护数据的安全，某些非法用户会非法盗取用户的信息，有时候计算机数据库没有加密或者只是进行了简单的加密处理，一些黑客轻易就破解了数据库的密码，这都使得计算机用于的数据库的安全性受到一定的威胁。因此，为了保证办公自动化的安全，防治数据库的信息泄露，计算机数据库的管理人员运用较复杂的程序对数据库进行加密处理，利用计算机密码保护系统，不法分子就难以盗取数据库的信息。因此使用计算机数据库加密系统，保障了办公自动化数据库的安全性。

（三）计算机数据存取管理技术

计算机数据存取技术由两个单元组成，即用户认证和访问监控。用户认证通过用户身份验证、身份识别来认证用户身份。办公自动化通过数据身份认证技术来识别和认证用户的身份，这样可以有效避免一些非法用户访问数据库，因此，用户身份识别技术增加数据的安全性。访问监控技术，当用户进入计算机数据库后，会根据当前的访问人数，限制当前用户的访问权限。如果办公自动化用户未设置使用权限，有时候会导致系统崩溃，也会有一些非法用户会篡改数据库中的数据，设置权限后，访问者只能进行简单查询，而无法编辑数据，而且不法用户登录后也会有记录，可以实时监测数据的安全。

（四）其他方面的应用

计算机在办公自动化的其他方面也有很大的应用，如人事管理、会议安排、 实现信息共享等等方面。对于人事管理工作中，主要是劳资人事管理，利用计算机技术，可以大大提高工作效率。大多数企业单位都会有很大会议召开，会议之前都需要准本，会议结束后还需要对会议的内容进行整理，利用计算机技术，可以采取视频会议、网络会议等，节省开支和时间。计算机网络可以实现企业资源的共享，提供材料收发的平台。

三、结语

信息技术的迅速发展让办公自动化成为可能，实现办公自动化后可以快速高效地解决信息处理和分析的问题，现办公信息的高效快速的传输和交流。计算机技术和网络技术的不断发展，坚信办公信息处理技术也将会越来越完善，可以最大限度的满足信息处理。对于企业来说，实现和推广办公自动化不仅可以自身形成全面完善的信息化管理系统，还可以更好的实现企业管理，提升企业信誉，进一部促进企业的发展。办公自动化中应用计数机技术，要着重加强计算机数据库管理技术的研发力度 ，对数据库管理技术水平不断提高和完善，还要加强办公室人员对数据的安全管理意识，有效的提高工作效率，促进企业的良好发展和社会经济的发展。

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