企业档案管理部门在现代化管理环境下的定位

摘 要 经济全球化是21世纪不可阻挡的历史潮流，在新的时代变革面前，企业的管理模式也在逐渐发生改变，企业管理者已经从传统的经营方式和经营理念中解脱出来，建立起全新的、现代化的思维管理模式，这种管理方式和经营理念的转变意味着管理体系、生产方式和员工工作理念的变革。企业的档案管理部门作为企业的一个重要部门，要适应企业现代化的管理变革和新时期的发展需要，适当的找准自己在企业的定位，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度，实现企业档案的全新发展。所以本文分析了企业档案管理部门在现代化管理转变中出现的一些问题，就其如何在新环境下找准自己的定位，给出了一些建议。

关键词 档案管理 现代化管理 定位

一、前言

随着社会经济的快速发展，各行各业为了适应新潮流的发展，经营方式和管理方式都在发生着改变，向着现代化的管理方向迈进。同时，企业档案管理工作对于企业的长久发展具有重要意义，[1]在经济快速发展的新时期内，企业档案管理在企业经济建设中发挥着越来越重要的作用。目前企业档案管理工作的核心是：档案管理部门如何在现代化管理背景下，通过对档案资料进行科学、合理、有序的管理来达到更好地为企业服务的目的。在企业进行从传统管理模式到现代化管理模式过渡的关键时期，档案工作也要与时俱进，逐步改变工作重点，采取适应企业发展的经济策略和管理策略。这对于传统的档案管理员工来说既是挑战又是机遇，企业员工在企业转型过程中抓住机会，发挥自己的才能，才能更好地为企业服务。所以本文针对企业的档案管理部门，就其如何在现代化管理环境下找准自己的定位展开了分析。

二、档案管理部门的管理方式在新环境下的弊端

在数字时代的今天，各行各业的发展都离不开计算机的运用，对于档案的管理也不另外。现在的档案管理几乎都抛弃了传统的纯纸质保存的方式，而采取电子信息保存的方式，但是这种方式也存在着一些弊端：

（一）电子档案自身的安全性问题

档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。众所周知，企业的档案信息有些会涉及企业的商业机密，它的保密性和安全性非常重要。但是电子档案受硬盘、存储空间的影响，易丢失，保密性不强。其次，电子档案通常以磁盘、光盘为载体， [2]这类载体成分比较复杂，受保存环境的影响大，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。

（二）对电子档案管理人员提出了新挑战

文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围，使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。但是目前档案管理人员的知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术和数据库技术等相关知识的了解不够，尽管引进了新型现代化设备，仍不能充分发挥它的作用。

三、档案管理部门在现代化管理环境下的定位

档案管理在企业的管理体系中占据着重要的地位，对于企业未来的走向和发展起着积极的作用，所以，档案管理部门找准在现代化管理环境下的定位，才能达到更好地为企业服务的目的。

（一）走出合作圈，加强与其他部门的合作

档案管理现代化环境的建立与档案管理现代化软硬件的开发与选配，单靠档案部门已经不可能完成了，档案部门不得不借助其他部门的力量来实现。事实上，从中外档案管理现代化的起步来看，无一例外地是借助于其他部门的力量来实现的。比如，目前的档案管理系统的应用软件，[3]大多数是档案部门委托软件开发公司，或与它们合作开发出来的。另外，档案管理现代化逐渐成为一种趋势，开始融入社会信息化发展进程中去，这也使得档案管理现代化领域成为一个非常巨大的市场，其设备、技术既有通用的，也有具有自身特点的，这就需要专业的部门进行开发、研究和设计。因而，档案管理部门、档案管理人员将越来越需要与其他部门保持联系，进行合作，建立崭新的伙伴关系。除此之外，电子文件的产生与管理，将从根本上突破体制的束缚，把档案管理部门和管理人员与文件制作、办理部门更紧密地联系起来。电子文件的产生，淡化了文书工作和档案工作的界限，使得档案部门和档案人员不能像传统工作环境中的那样只是简单将档案整理存储，更多地需要利用计算机的专业技术来将档案分类，归档。这不仅仅是理论的需要，更是企业发展的实际需要。国际档案理事会电子文件委员会认为，档案管理部门的单独运行是很难在现代化管理环境下取得大的突破的，只有联合一个或数个机构部门才能更好地处理电子文件。

（二）档案部门离不开信息技术专业人员的指导以及有关法律法规的支持

目前的电子信息档案管理需要专业技术人员的指导，对于数据库的使用和维护都需要有关专业技术人员的帮助，档案管理人员难以单方面的承担这一工作。由于传统的档案管理人员只具备档案管理方面的知识，[4]对于现代化管理背景下的电子文件管理所要求具备的专业计算机技术并不是很了解，所以需要专业人士的指导和帮助。除此之外，档案管理更需要有关的法律法规的支持，需要完善信息產生、利用和保管方面的法律，使档案管理人员无后顾之忧。

（三）档案管理人员要提高自我的综合素质和创新能力

国家正在加快现代化建设的步伐，社会的经济发展更需要的是综合能力高的创新型人才，所以在企业的管理模式向现代化迈进的同时，档案管理人员要有意识的提高自我的综合素质和创新能力，成为企业转型和社会经济发展的所需型人才。只有这样才能更好地提升自身的竞争力，更好地利用自己的才能为企业服务，在这个机会与挑战并存的时期下，抓住机遇。

四、结语

企业管理模式的变革对于员工来说既是新的挑战，也是一次新的机遇，档案管理在企业的管理体系中占据着重要地位。所以，在新的企业现代化管理环境下，档案部门要找准自己的定位，随着企业管理模式的改变相应地做出改变，以适应新时期的发展要求，更好地为企业长久发展提供帮助。

（作者单位为青岛能源华润燃气有限公司）

[作者简介：赵洪涌（1972—），女，山东莱州人，本科，研究方向：档案学。]

参考文献

[1] 罗炎，袁波，闫永亮.航天企业科技成果档案管理实践[J].航天工业管理，2016（07）：40-42

[2] 钟颖.浅析互联网思维下企业档案工作的转变与创新[J].兰台世界（上），2015

（S1）：75-76

[3] 王建军，官秀妍，贺瑜.新常态下国有企业档案工作创新探析[J].机电兵船档案，2016（04）：17-19

[4] 吴佩芝.如何做好现阶段民营企业档案工作[J].兰台内外，2015（03）：66.