在建设国家中心城市的背景下加强机关档案管理的思考与对策

(成都市土地储备中心 四川 成都 610000)

在建设国家中心城市的背景下加强机关档案管理的思考与对策

张晓芬

(成都市土地储备中心四川成都610000)

在成都建设国家中心城市这个大背景下，原有的机关档案管理模式需要与日益更新的城市经济社会发展需要相匹配，提升机关档案管理水平，为城市经济社会发展提供档案服务。

机关档案；规范管理；思考

机关档案是机关工作过程中形成的历史记录，具有重要的保存价值，对领导决策、履行职能、规范管理具有十分重要的意义。当前，在成都建设国家中心城市的大背景下，机关档案工作规范化管理尤显重要。如何使机关档案管理工作提档升级，充分发挥档案工作记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要作用，更好的为成都市经济社会建设发展事业提供服务，是目前机关档案管理工作亟需解决的问题。本文围绕建设国家中心城市的新形势下如何加强机关档案管理工作提出建设性的建议和对策。

一、建设国家中心城市对机关档案管理提出的新要求

2017年4月，成都市第十三次党代会定下了未来五年全市的工作总体目标即：“建设全面体现新发展理念的国家中心城市”，根本目的就是要对表新发展理念，崇尚创新、注重协调、倡导绿色、厚植开放、推进共享、坚定走出一条更高质量、更有效率、更加公平、更可持续的国家中心城市建设之路。

档案是城市记忆的重要元素，早在20世纪80年代,联合国教科文组织、国际档案理事会的有关调研报告就指出“文件和档案是构成国家信息资源的基本要素和重要成份”。①随着经济社会的发展，档案工作的领域更为广阔，承载的信息更加珍贵，无论是城市的发展、重点项目的实施、基础设施的建设、文化事业的发展、保障民生和社会管理，等等，都离不开档案管理工作，档案管理工作在一个地区、经济和文化建设中的特殊作用和重要地位越来越突出。

二、现有机关档案管理存在的问题

(一)对机关档案管理的重视性不够

一是存在重业务，轻档案的现象，思想上对档案管理工作的重要基础性作用认识不够，因而对档管理工作不够重视，觉得业务工作才是工作，档案管理工作被边缘化。二是对档案管理工作存在认识上的误区。认为档案管理工作主要是保管好资料，至于如何规范管理、利用好档案的价值缺乏清晰的认识。

(二)机关档案管理配备不够完善

目前,部分单位还没有设置专门的、具有足够空间的档案室，缺乏必要的档案管理设备。有些单位配备了专门的档案室和档案管理系统，但是在后期的使用中，档案管理系统的维护和更新滞后，导致原档案管理系统不符合现在的档案保管要求。有些单位缺乏专职的档案管理人员，档案人员往往是兼职人员，没有经过正规、系统的档案管理培训，缺乏专业的档案管理知识。

(三)档案移交手续不规范、不健全

由于机关档案移交涉及到档案管理部门与业务各个部门，档案管理部门的人员并不清楚业务部门移交资料的范围，业务部门也是根据自己的理解和平时的累计来进行档案的移交，存在重复移交、资料不齐全、移交手续不完整等现象，从而给后期档案整理和使用带来影响。

(四)档案资源的开发利用不足

机关档案管理工作中，档案工作人员往往只重视档案收集，却很少去做档案编研工作。档案编研就是从档案材料中提炼出系统性、规律性的东西。便于更好地开发和利用。档案往往是被“管”起来，而没有被真正的“用”起来。档案编研工作比较滞后，机关档案利用率不高，档案价值不能充分体现。

三、在建设国家中心城市的大背景下加强机关档案管理工作的思考

(一)高度重视

机关单位的领导必须正确认识到档案管理记录成都市建设国家中心城市进程中经济社会发展的轨迹，传承文化、知识、信息等载体的重要作用，从思想上高度重视机关档案管理工作，增强新时期做好机关档案管理工作的责任感和使命感，这是做好机关档案管理工作的首要前提。一是建立档案管理工作机制，成立档案工作领导小组，分工明确，落实责任；二是将档案管理工作与业务工作共同部署，共同推进；三是将档案管理工作纳入年底考核的范围。

(二)配备齐全

各单位针对本单位在国家中心城市的推进中承担的工作实际和需要，加强机关档案管理的配备。一是配备专门的、有足够空间的、符合现代档案管理要求的档案管理室、档案管理系统及技术设备。二是配备专职专业的档案管理人员。三是落实满足档案管理工作正常开展所需要的工作经费，包含：档案管理系统色维护和更新费用、档案最新政策的学习培训费用等。

(三)规范管理

按照成都市经济社会发展的新要求，进一步规范管理档案管理工作，促使机关档案管理提档升级。一是建立一整套系统规范的档案管理制度，包含档案收集、整理、归档、保管、利用、移交、鉴定、销毁、统计、电子文件管理、保密、安全、备份、应急处置、档案人员岗位职责以及档案保存范围、标准、要求和档案移交、规范管理及查阅制度等，实行机关档案集中统一管理，保证档案妥善保管、有序存放、严防毁损、遗失和泄密；二是充分运用计算机与现代网络通讯技术，实现机关档案管理的信息化管理和服务，比如，建立档案的电子台账、多媒体数据库，结合电子政务的发展加强机关档案的管理和使用。

(四)挖掘价值

当前，机关档案管理工作要紧紧围绕“建设国家中心城市”这一目标，创新思路，拓展领域，不断在机关档案工作开发、管理、利用上下功夫，不仅要管“好”，更要管“活”，为成都市经济社会发展提供更为优质的档案服务。一是为推动经济社会科学发展服务。要立足发展大局，将市委市政度的重大决策部署、各行各业的推动落实的过程用档案记录记全，发挥好档案服务经济社会发函的资政性、经验性、教益性作用。二是为促进文化建设和繁荣服务。紧密结合成都市第十三次党代会精神中“传承巴蜀文明发展天府文化，努力建设世界文化名城”②的目标，结合学习教育基地、文化主题展览、文化小镇等创建，加强对文化领域档案的整理、开发和利用，为重大文化项目提供优质的档案服务。三是为保障和改善民生服务。民生档案关乎群众的切身利益，事关群众的生产生活，侧重从加强管理和方便利用的角度，推进民生类档案的管理工作。

【注释】

①詹姆斯·B·罗兹.档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调研报告.文件与档案管理规划报告选编.档案出版社,1990:276.

②成都市十三次党代会报告，2017年4月

张晓芬(1979-)，女，山西大同人，硕士研究生学历，政工师，现为成都市土地储备中心工作人员，研究方向机关党建、机关档案管理等。

近年专著有《和谐社会领域下的经济伦理研究》，负责第二章“和谐社会与生态伦理独立完成”的写作，该著作于2012年12月获得四川省社会科学界优秀成果奖。发表了《新形势下加强机关思想政治工作的路径探讨》、《成都平原南部中心城市境域下的乐山房地产发展现状和对策探析》、《郁达夫小说创作及其爱国主义情怀的体现研究》等论文。