提高高校档案利用率的策略摭析

王永平

（绥化学院档案室 黑龙江绥化 152061）

提高高校档案利用率的策略摭析

王永平

（绥化学院档案室 黑龙江绥化 152061）

文章针对当前高校档案利率偏低的状况，分析了导致档案利用率偏低的各项因素，提出了以提高高校档案资源利用率为基本目标，借助互联网信息共享平台，以高校网站为信息服务的窗口，提升档案工作人员服务意识，提高档案工作人员素质，优化调整档案工作人员队伍，进一步加强高校网站信息化建设的几项策略。

高校档案；利用率；提高策略

随着信息科技的不断发展，网络平台的不断完善，高校档案资源也越加丰富多样，档案工作引起了更多人的重视，当前高校的主要服务方向是提供及时、准确的档案信息，借由高校用户和社会用户的多方面推广，使高校档案得到最大程度的利用，以产生相应的经济效应和社会效应。但由于受到各种因素的制约，档案的利用率一直偏低。

一、高校档案利用现状

（一）馆藏现状。高校在招生、教学、科研和管理等活动中积累形成的各类档案具有包含范围广，知识体系全，科技含量重等各种优势，不仅是高校自身的资源，还是社会的宝贵财富。其涵盖了科学、政治、经济、军事等各方面知识，目前利用最广的是党群类、行政类、学生类、教学类、科研类和财会类等几类档案。随着信息化的推进，档案的保管模式也由原来的纸质资料转为纸质与电子文件共存，并建立了海量信息数据库来保存大量的电子档案，这也给档案的查询和利用带来了便利。经过多年努力，各高校的馆藏已经颇为丰富，但多数档案管理部门致力于各类档案资料的收集、整理和保管的工作，在档案的深度开发与利用这一方面工作上做的少之又少，绝大多数极具价值的档案都被束之高阁却无人问津，完全没有发挥它们应有的社会经济价值。[1]

（二）用户现状。旧式的高校档案馆是以高校教职员工与本校学生为主要服务对象的，为了档案的安全，主要是现场查阅，提供相关档案或相应的信息资料。近些年的网络发展促进了用户范围的扩大，高校档案馆也对社会成员开放一部分档案资源。但因为相关手续过于繁琐或开放的档案过少等原因，我国大部分高校档案馆的提供的服务方式仍然是入馆借阅的传统方式。[2]因此，目前绝大部分用户还是教职员工，尤其是评估阶段和评职称阶段，查询人数骤然增多；本校学生特别是将要毕业的学生要求利用自己学籍档案的比较多，特别是入学三联单和学习成绩单，用于就业、出国、考研之用。多数社会成员并不了解高校的馆藏情况，更不知道馆藏中有哪些资料可以使用，因此社会用户很少。

（三）需求现状。2010年9月1日起施行的《高等学校信息公开办法》中规定：“高校档案机构应根据相关规定，调整工作思路，搞好主动公开和依法申请公开档案工作，把档案工作重心从以保密和封闭为主转移到利用上来。”随后国家教育部也部署了高等学校创新能力提升计划，为了实现资源共享，各高校之间以创建档案信息资源共建共享方案作为新的档案管理应用模式。要求各高校档案部门利用网络环境的便利，本着共建共享的原则，研究开发高性能的档案信息查询系统，全力充实各级各类档案数据库的信息资源，使其适应新形势下的高质量、高效率的社会需要[3]。但基于各种原因，多数高校档案部门的社会服务工作开展比较缓慢。

二、影响高校档案利用率的因素分析

（一）档案利用意识薄弱，主动服务观念淡薄。高校档案工作既是一项基础性的管理工作，也是一项服务性工作，但因为人力资源不足，投入财力不够，规章制定不全等种种客观因素致使多数高校档案利用推广工作举步维坚，由此导致很多高校领导和档案人员思想意识不到位，认为高校档案馆的建立主要是应付检查与评估，在工作中传统观念和思维方式不能及时扭转，档案管理工作中“重收藏轻利用”，“重形式轻内涵”，“重管理轻服务”的情况仍然存在。因为对信息资源开发利用的重要性认识不足，开放宣传力度不够，档案的深层次发掘和充分利用工作得不到重视，使很多档案资源信息处于封闭状态，仅仅得以收藏而实现不了自身价值。很多高校职工学生并不了解馆藏档案有哪些有用信息可以利用，其他社会人员更是对高校档案馆从未听闻，因此，档案利用率一直无法提升。

（二）档案推广模式落后，发展缺乏经济效应。随着信息化的推进，各高校档案馆基本达到了现代化管理规模，档案资源得到了良好的保管，但其社会价值却没有真正的得以体现。一方面是软件的应用跟不上硬件的发展，现阶段的档案推广模式仍然落后于社会形式的发展，管理模式已经远远跟不上档案信息资源的开发利用需要，多数档案馆都采取被动服务的方式，也没有足够的人力、物力和财力加强自身的宣传并支持对外界提供服务。[4]导致社会各界一般很难了解我们的馆藏情况，更难以及时查询到馆藏中的所需资料以供自身使用。另一方面，档案利用推广工作没有相应的经济支撑。社会服务工作开展缓慢，高校档案馆的各项开支费用一直都是由高校自身承担，如果扩展服务范围，将高校档案馆的部分资源对外开放，必然要增加巨大的开销，信息的收集、归档、整理、鉴定、存储和传递等工作，都需要各种信息化技术的大力支持，来保证信息资源的有效性、完整性和及时性，这就要投入无数的人力物力，却无法产生相对应的经济效应，因此，无论是高校领导还是档案工作人员，对于增强服务，提高档案利用率这项工作都难以全力投入。

（三）档案开放门槛过高，相关制度急需建全。要建立高校档案信息资源共享系统，需要对大量的信息资源进行存储、开发、整合、利用，需要各高校档案部门尽量开放各自的档案信息，特别是教育与科研方面的资源。但目前多数高校档案部门对档案的开放性工作一直是持保守状态的，因为档案的开放性工作比较复杂，例如，怎样界定档案资源是否可以开放以资利用，在开放的时侯能否保证其他相关信息的保密性与安全性，开放后会不会发生侵权纠纷或不良后果，所以能够对外开放的，多数都是国家相关法律法规和相关制度规定的必须对社会开放的有关专业设置、招生收费等相关信息。而还有大量具有重要研究价值的高校档案被封闭在档案馆中无法利用。所以，各高校档案的开放性工作得到发展，必须要建立健全相关的规章制度，降低档案开放的门槛，解除档案管理部门的禁锢，使档案管理人员有法可依，有例可循，将有社会价值的档案及时开放给社会。

三、提高高校档案利用率的策略

（一）充分重视高校网站的依托性。在高校档案馆网络信息化的发展过程中，国家一直要求学校的各级领导对档案馆信息化工作给予大力支持，《高等学校档案管理办法》中明确规定：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”档案馆网站与高校的门户网站作为高校自身的荣誉标志，是一所院校历史与文化的展示平台，网站的风格代表一所院校特有的底蕴与内涵，高校网站资源信息的丰富程度更是可以直接体现出一所院校馆藏资源储备、管理与应用，从而体现出此所院校人才的储备与使用情况。如果资源丰富，可利用性强，让社会公众对本校有更多的了解，并且从本校网站获得大量的有用、实用信息，那么社会公众对于这所高校就会有更高的评价。因此高校网站上不仅要包含院校的位置、文化及历史简介，著名教授与讲师情况，还应详细说明本校的所有专业及课程设置和历年招生情况等信息以供有报考意向的考生查询。还要注意不要只重视网站前期的开发建设，网站后期的管理和维护更为重要，特别是网站内容要及时更新。

（二）提升高校档案人员的服务意识。现时期的档案管理人员不仅需要管理本校的档案信息，还可以借助多媒体、网络等渠道方便快捷地收集各类所需要的信息资源，不但提高了档案收集工作的效率，也使得各高校档案馆馆藏资源得以极大丰富。国家档案局曾提出：“各级国家档案馆要以服务民生为重点，加快推进档案信息资源整合和数字化建设，并逐级实现区域内档案部门的信息共享，共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便”。这就要求我们要树立现代的服务理念，要增强服务意识，提高服务水平。突破传统思想，克服对旧有制度和管理方式所具有的依赖性和惰性心理，增强创新能力，提升专业技能，改进工作手段，提高工作效率。扩大档案服务的范围，使我们高校的档案信息服务不断向层次化、人性化方向发展，最大限度地服务于社会、服务于公众。档案工作人员只有意识到自己是为社会的发展和经济的进步而服务的，才能在实际工作中树立超前服务的意识。

（三）探索高校资源共享的有偿性服务。高校在对外提供高校档案资源以供利用的时候应考虑将部分参考价值较高，研究与收集时投入人力物力较大的档案资源进行有偿提供服务。《高等学校档案管理办法》中有规定：“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。”很多商业网站已经收集整理了很多应用广泛的网络资源有偿分享，既可赢利又予人便利。因此，各院校完全可以仿照商业网站一样，专门开辟出一块网络版块来存放这些教授、讲师和学生的课外研究、学术论文之类放到网上供人学习，并按级别分类对不同身份用户收取适量费用。付出金钱所获得的知识总是比免费得到的更让人重视与珍惜。与此同时，花费大量心血与资源研究出的东西不但得以利用还创造经济价值，研制人员可以得到更多资源进行进一步开发和研究，以此形成高校学术交流上的良性循环，进一步促进各院校之间及各院校与社会之间学术研究和相互探讨的积级性和热情。

（四）优化档案管理队伍的结构。随着各类档案资源的不断增加和高校网站的运营发展，网站的资源管理难度也日益加大，因为资源的庞大和冗杂，信息的多变和不确定性，还有信息化飞速发展所带来的不安全，都要求采用系统科学的管理方式和应用方法。前几年，我们要求复合型人才，要求档案管理人员具备收集、管理以及计算机信息化等多种知识。档案馆网络信息化工作发展到现在，巨大的工作量不是一个或几个人能完成的了，我们需要各类的专业人才来组成一个团队。专业的程序员进行网站的建设与更新，专业的档案管理人员对信息资源的收集、分类、整理和加工等，其后要有编辑人员对档案信息进行审核、开放、宣传、推广和利用工作，最后由专业的数据处理人员对繁杂的数据库信息根据实时性进行及时增加与删减。因此，我们需要建立一支素质高、结构合理，适应信息时代科技档案管理需要的新型档案工作人员队伍，并将这支队伍培养成创新型、应用型和复合型的专用人才队伍。

四、结语

国务院“互联网+”发展战略的实施，推动了我国经济形态不断地发生演变，高校档案信息化、数字化和网络平台一体化的迫切需求日益加深。我们高校要利用信息通信技术以及互联网平台，让档案管理工作与互联网进行深度紧密融合，充分发挥互联网优势和集成作用，降低高校档案开放门槛，发挥主观能动性，改进高校档案服务方式，以提高高校档案利用率为目标，建设高校档案资源共享平台，使高校档案馆馆藏资源能够更好地服务于社会，服务于公众，为我国信息化建设提供新的创造力和生产力。

[1]卢慧军.浅谈档案信息资源的开发与利用[EB/OL].宁波档案网，2012-04-06.

[2]档案信息资源共建共享建设中存在的主要问题及基本措施[EB/OL].中国论文网，2014-01-17.

[3]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012(2).

[4]曹勤民.从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012(5).

[责任编辑 郑丽娟]

G271

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2095-0438（2017）03-0137-03

2016-11-12

王永平（1959-），女，黑龙江绥化人，绥化学院档案室副研究馆员，研究方向：档案管理与建设。