浅谈加强社会保险档案管理

□郑婷婷

1 我国社保档案管理工作的重要性、特点

1.1 社保档案管理的重要性

1.1.1 加强社会保险档案管理对社保事业发展具有重要意义。社保档案不仅记录着参保单位缴纳社保的情况，还直接反映出社会经济发展和参保企业经营状况，对于国家经济、民生方面的政策是一个良好的参考。目前，老百姓对于完善社会保障的需求和我国社保事业处在发展的初级阶段的矛盾，促使加速完善社会保障各个方面，因此做好社保档案管理工作对于建立和谐社会，提高群众满意度有着重要的意义。

1.1.2 社保档案的管理与参保人员的切身利益息息相关。从目前来说，一个人从出生即可参加居民医疗保险；工作后可参加城镇职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险；居民养老保险和农村合作医疗又为农民提供保障。这些不仅涵盖不同类型的人群，而且涉及到一个人的方方面面，所产生的社保档案也包含了参保人员各方面的信息。例如参保人员退休年龄主要依靠档案里最早的对于出生日期的记载，而不是身份证上的。而很多地方的贷款、户籍转入、资格考试等都需要提供当事人的社会保险参保证明。一旦在社保档案管理上出现什么问题，有可能会影响到职工的就业、退休、医保报销等，是相当严重的。

1.1.3 加强社会保险档案管理有利于提高社会保险经办部门业务质量和办事效率。参保人员从参保到退休中间有失业、转移、参军、上学等等诸多情况。这些档案资料涉及到退管、就业等各个部门。各部门的业务经办往往是相互关联的，档案资料的共享大大提高信息的准确性及办事效率，也可以让参保人员少跑腿或不跑腿。

1.2 社保档案管理的特点

1.2.1 社保档案数量众多。我国各地的社会保险管理部门一般成立于20世纪80年代末或者20世纪90年代初，由于条件限制当时全部为手工操作，参保缴费使用的名册、表格、结算单等全部为纸质。即使后来采用了微机，各种纸质表单依然没有减少。现在全国大部分地方实行网上申报，但很多项目依然使用纸质表单。再加上有些社保项目的办理还要提供一些相关材料，例如慢性病的办理要提供医院的体检表，相关病情的检查表等，日积月累，产生的档案数量就越来越多。随着人们对社会保险的重视程度越来越强，社保档案的数量只会递增。

1.2.2 社保档案保存时间长。社保档案信息应用范围不仅仅局限于社保本部门。其它部门对社保信息的使用使得社保档案需要保存很多年。比如发生劳动争议，为证明职工是某单位职员就会到社保征缴部门查询多年前单位填写的人员增加表。或者子女有遗产公证或争议，相关部门也会要求查询该退休人员的档案，造成退休人员死亡多年，档案依然保存。

2 目前我国社保档案管理工作中存在的问题

2.1 对社保档案管理工作不够重视

有些地方社保部门领导认为社保档案管理工作只是个闲职，把档案管理工作作为照顾性岗位，不愿意把有限的经费投入到档案管理中，这种情况在全国普遍存在。很多地方业务经办人员办完业务，收到的纸质材料随意摆放，不整理装订，丢失情况比较严重。

2.2 社保档案分散管理，不统一

一个参保人员从参保到退休其间涉及的面是非常广泛的。在我国大部分地方社保各部门只管理自己经办的业务档案,没有统一的社保档案管理部门，造成同一参保人员缴费档案在征缴部门，退休档案在退管部门，工伤生育档案在医保部门。而各部门之间又没有有效的信息共享, 使得参保人员从一个部门开证明给另一个部门的情况时有发生，群众意见很大。

2.3 各地社会保险档案的管理标准和规范不一致，没有统一的档案管理软件

中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号《社会保险业务档案管理规定（试行）》从2009年9月1日起施行，对社会保险业务材料归档范围与保管期限作出规定，但各地在实际操作中所产生的档案资料不一致，对于档案整理范围及细化分类的规范也不一致。对于需要整理归档和不需要整理归档的材料，没有专业的鉴定部门，也没有统一的销毁程序。对于集中统一管理的资料，如何集中，如何管理，没有统一的规定。对于档案管理软件的使用各家也是各自为政。客观上形成了一个封闭的，没有广泛统一性的工作运行机制。

2.4 档案管理所需硬件设施落后，造成管理水平低下跟不上社会保险发展的快节奏

随着参保人数越来越多、保险范围越来越全，社保档案的数量逐年递增。但在有些地方社会保险机构连专门的符合要求的档案室都没有，有的地方即使有档案室也只是简单存放，没有相应的微机统一管理。有的还停留在手工操作，没有相应的档案管理软件。这些都造成了资料查找费时费力，效率低下，或者根本难以找到，不仅影响了社会保险经办工作进展速度，严重的还会给参保人员造成损失。

2.5 业务培训少，业务水平亟待提高

各社保经办机构着重招收计算机、会计、法律等与社保经办业务相关的人员，很少有专门的档案管理专业人才，档案室也成了某些要退休人员、身体不好人员、孕期人员的照顾岗位。基本没有业务培训，也没有经验交流的机会。造成档案管理人员年龄偏大，业务钻研偏少，业务水平偏低的情况。

3 加强社保档案管理工作的建议

3.1 提高重视程度，加大资金投入

从思想上加强对社保档案管理工作重要性的认识对于改进社保档案管理工作是非常重要的。档案原件是一种有力凭证，具有不可替代性，对于收集到的原始档案的修复、整理、装订、保存，都必须注入巨大的心血与劳动。加大资金投入，设置符合标准的档案室，使用防酸、防霉的档案皮（盒），对年代久远的档案有专业的修复人员，同时配置先进的微机、扫描仪等设备装备档案室。

3.2 实现社会保险档案由纸质化向电子档案过度

各级社会保险经办部门应重视档案管理的重要性，加大投入，不仅要购置先进的电脑、扫描仪等设备，还要开发出适用的档案管理软件，将电子档案和条形码技术应用到社保档案管理工作中。同时为业务经办人员配备扫描仪，做到随办理随扫描存档，这样做可以有效解决纸制档案在收集过程中的遗失问题。通过网络建立内部信息共享系统，可以有效提高办事效率。

3.3 建立档案交接制度，避免遗失

随着经济的发展，各地方在区划调整中，有的社保经办机构上划，有的分立，还有的合并。在这些机构及人员变动中，往往造成档案损坏遗失。建立规范的档案交接制度，对于在档案迁移、人员变动情况下保持档案完整，避免损毁是非常必要的。

3.4 重视专业培训，提高业务技能

有人认为档案管理工作就是看看档案，其实不然，档案管理需要极大的耐心和责任心，过硬的业务技能和人员素质是档案管理工作的根本。有关领导要重视对档案管理人才的培养，联系档案局技术人员对档案员进行专题培训，交流经验都是很有必要的。

结束语

随着时代的发展，社保档案管理会越来越规范，为保障参保人员合法权益及促进社会保险事业的发展发挥作用。

[1]姜炳槐.社保档案,记录一生、管理一生[J].中国社会保障,2007,(08).

[2]闫华,乌龟宏,张美莲.要重视和加强社保档案的管理[J].内蒙古电业,2007,94.

[3]刘娟.强化社保档案管理的科学化现代化刍议[J].山东档案,2017(02).