论新时期高校档案信息化建设

□姜晓琴

1 高校档案信息化建设的重要性

1.1 高校档案信息化是提高档案管理服务效率的保证

伴随档案管理软件的引进及应用，传统的纸质化档案管理方式已显现出诸多弊端。档案的信息化管理将逐步实现档案的网上归档、查档。降低了抄录时间，减少了档案形成及运用的时间，提高了档案利用的效率，同时也减少了纸质档案的磨损。

1.2 高校档案信息化是高校各项事业发展的必然要求

伴随国家对高校办学规模及办学水平的要求日益提高，高校档案管理直接影响高校各项事业的发展。其中，教学档案为高校的教学方向提供了数据依据；财务档案为高校的有序发展提供了数据保障；图书档案的利用为教职工及学生科研水平的提高提供了材料支撑等等。

2 高校档案信息化面临的问题。

2.1 因资金投入不足导致信息化建设基础设施薄弱

高校档案信息化建设需要电子化设备的更新，数据库的建立以及高科技人才的操作共同来实现及完善。而这些都需要高校投入大量地资金去实现。但统计显示，大多数高校重视程度不够，信息化建设投入的资金不足，大部分高校的基础设施较为薄弱。

2.2 软件更新不及时导致档案数据库建立不完善

档案管理信息化建设，需要强大的数据库支撑。而在数据库建立的过程中需要高校购买及更新档案管理软件。高校在软件应用上没有做到与时俱进，导致数据库建立不完善；同时各高校档案管理的标准不统一，使得档案信息的资源共享存在很大难度。

2.3 高校档案管理人员的素质及专业技能亟需提升

高校档案信息化管理对档案管理人员的素质及专业化技能提出了更高的要求。高校档案管理现状显示，现从事档案管理的工作人员中大多数是非档案管理专业的。在档案信息化管理的过程中需要档案管理的专业化知识作为支撑，另外，档案信息化建设过程中需要数据库分类设计、数据分类整理、计算机软件的熟练应用及操作。信息化、档案管理等专业人才的不足，很大程度上制约了高校档案管理信息化建设。

3 高校档案信息化的对策

3.1 加强基础设施建设

目前，高校档案管理的资金投入量普遍较少，这是制约档案信息化发展的主要原因。而基础设施是档案信息化进程中最基础的环节。高校档案管理的内容众多，如党政档案、行政档案、财会档案、教学档案、基建档案、学籍档案等。高校应加大对档案信息化的投入，按照需求尽可能添置计算机、扫描仪、信息数据库软件、相机等相关设备。从根本上改善硬件设施，从而促进高校档案信息化工作的发展。

3.2 完善档案数据库建设

大数据时代带来了计算机软件日新月异的变化。计算机软件的更新速度堪比电子产品。想要尽快实现档案的信息化管理，软件的及时更新是必不可少的。充分利用信息化档案管理软件,建立完善的数据库。可以调动全校各部门积极应用档案管理了软件。高校各部门将档案信息按月、季、年定期填报，然后由档案管理部门将信息汇总、整理。对于已存的纸质档案，应当尽快应用档案管理软件将其归档，以备建立完善的数据库。

3.3 重视档案管理信息化人才建设

高校档案信息化需要专业的技术人一支综合素质较强的团队保驾护航。首先，高校首先需要选拔专业对口的人才从事档案管理工作。因档案信息化建设需要突出的计算机软件操作知识，所以在选人用人方面需要兼顾综合素质。其次，要做好档案管理专业人员的培训工作，因档案信息化进程中运用的计算机及软件科技都是不断更新的，所以需要档案管理人员不断提升他们的信息化专业技能，有条件的可以派档案管理人员“走出去”，学习先进经验，使员工具有能力对计算机系统的开发以及维护进行全方位管理的能力。

结束语

高校档案信息化建设是一项巨大的工程，在信息化建设的过程中也遭遇了重重阻力。在这个过程中，高校需要认清形势，重视档案信息化建设，加大对其的投入，只有这样才能尽快实现档案信息化管理。

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