浅谈军队基层科研单位科研档案的管理

谢英华，吴立利，韩铁

军事医学科学院 a.生物工程研究所；b.科技部

浅谈军队基层科研单位科研档案的管理

谢英华a，吴立利b，韩铁a

军事医学科学院 a.生物工程研究所；b.科技部

科研档案记录着科学技术研究的真实过程，是科研活动的重要环节，也是科研诚信和过程溯源的重要依据，对保证研究机构的可持续发展具有重要意义。结合军队基层单位科学技术研究档案的基本情况、主要做法和管理经验，阐述了科研档案的重要性，并针对基层科研单位科研档案管理与利用的发展趋势提出建议。

军队；科研档案；管理；建议

军队后勤科学技术研究档案（以下简称科研档案）是具有保存和利用价值的直接记录和反映军队后勤科学技术研究、技术革新、科技成果推广活动的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料的总称[1]。科研档案记录着科学技术研究的真实过程，是科研活动的重要环节，也是科研诚信和过程溯源的重要依据，对保证研究机构的可持续发展具有重要意义。与科研档案相关的各项国家军用标准的陆续出台，为科研档案规范化管理提供了理论依据。在此，我们针对基层单位在科研档案管理工作中的部分做法和经验，提出一些想法建议与大家探讨。

1 科研档案管理范围

军队基层科研单位是从事军队高技术研究和人才培养的重要机构，建有综合性档案馆（室），设专（兼）职档案员，馆（室）藏档案主要包括科研档案、科装档案、文书档案、营房档案、名人档案、声像档案等，其中科研档案工作比较繁重，探索方便、快捷的档案检索利用方式，准确、高效地为广大科技人员提供服务，是档案管理人员应重点思考的问题。

2 科研档案规范化要求

2.1 积极宣传，强调科研档案的重要性

2.1.1 领导重视，机关细化，在单位形成重视科研档案的浓厚氛围 单位领导始终把科研档案规范化作为本单位科研工作正规化建设的重中之重，把科研档案管理作为科研道德建设的重要组成部分，利用各种场合反复强调科技工作者应将科研道德放在首位，克服科研浮躁和急功近利的思想，强调重视实验记录、重视档案质量和及时归档，在科研活动中大力细化档案管理要求，采取多种形式积极宣传档案工作的重要性，在科研工作中形成档案规范化的浓厚氛围。

2.1.2 没有规矩，不成方圆，主管领导亲自抓制度建设 基层单位在上级科研档案管理规定的基础上，根据单位实际情况，及时制订科研档案管理相关规定，并在执行中不断完善和补充，通过严格的制度约束，提高科研档案质量。

2.1.3 适应形势，超前管理，重视流动人员档案管理 随着科研任务逐年增加，进修人员已是基层科研单位的重要力量，为规范进修人员的科研档案，严把过程管理和离岗关非常重要。制定进修人员管理规定是前提，明确进修手续流程是关键，课题负责人经常指导检查进修人员实验记录是重要环节。在进修结束前夕，档案管理人员要全面检查科研档案，合格归档后，方可为其办理离岗手续。当然，在严管的同时还应融入激励机制，通过严管加激励，逐步提高科研档案质量。

2.2 有错必纠，确保档案规范化

2.2.1 单位成立科技监察领导小组 科研档案具有很强的时效性，特别是众多的产品研制项目，经历时间长达10余年甚至20多年，时间跨度大，涉及人员多（部分科研成果涉及几代科技人员），随着课题结题、人员流动等不断变化，给档案规范化管理带来很大挑战。不仅如此，科研档案整理技术要求也很高，特别是生物科学研究的档案，图表照片复杂，稍不注意就可能导致数据丢失和错误。就“档号”而言，既要保证其连续性和惟一性，又要体现出全宗号、基层单位代码、保管期限代码、档案代码、年度、项目序号、案卷号和件号等信息。例如，“ZH301.01-Y-KJ.HKZ.HK.W-1990-005-002-004”代表军队某单位第一研究所后勤科学技术研究档案永久卷1990年第5项第2卷第4件文字图表档案[2]。因此，日常检查和规范的常态化管理尤为重要，遗漏、缺失和错误必须及时纠正、弥补，否则，随着人员流动和时间的延长，可能造成不可逆的损失。为此，单位成立以主管领导为组长、专家为副组长的科技监察领导小组尤为重要，并根据需要，随时启动检查。

2.2.2 建立重点档案的集中检查制度 档案馆（室）依托科技监察领导小组和经验丰富、治学严谨的退休老专家，定期对单位承担的国家、军队和地方重点课题进行全面系统的检查；每年对全体中期考核研究生、拟毕业研究生、来单位进修满1年以上进修人员的所有实验记录进行全面检查。对检查中发现的问题，由档案管理人员负责一对一、点对点地给大家纠正，并向课题负责人发书面检查纠正意见，以防在今后工作中再次出现类似问题。对个别存在问题较多的同志，除批评教育和限期整改之外，专家要不定期抽查其实验记录并督促其改进。

2.3 做好服务，强化档案工作的常态化管理

2.3.1 充分发挥档案管理人员职责作用，全力做好服务 档案管理者首先要对档案工作非常熟悉，能随时根据科技人员特别是新进单位人员和检查评比时档案质量偏低人员需要，及时进行对口解疑督改，并经常与课题负责人沟通，详细了解科技人员在档案方面的需求，同时当面解决科技人员日常档案工作中遇到的问题，使科技人员感觉到档案管理者真诚实意为大家服务，在工作中自然也会积极配合。这样，比较棘手的归档工作，就可以顺利完成。

2.3.2 加强外来人员教育，使新人熟悉档案管理要求 对于每年新到单位的干部、研究生和进修人员，集中介绍科研档案管理的要求，详细讲解实验记录书写规范。在研究生毕业归档前，将毕业归档要求和归档所需表格等制作成电子版，发给所有毕业研究生，这样，研究生毕业材料就会完整、规范、统一。

2.3.3 严把论文发表关，促进档案规范化建设科技人员在发表论文时，科技监察领导小组的专家将抽查其实验记录，如发现记回忆录，记录中的数据、图表等与文章中有差异，则不允许其发表文章。

2.3.4 机关内部通力合作，保证科研档案完整性和时效性 机关部分同志的工作也涉及大量科研档案，因此，好的相互合作对档案管理工作非常重要，虽说档案管理者负责档案接收、整理、录入、编目、上架、保管、统计和提供利用等，但单位承担了多少课题，哪些课题该结题归档，需要计划参谋提供信息；每年有多少博士后出站、多少研究生毕业归档，需要训练参谋协助；哪项大课题将进行成果申报，与之相关的哪些成果档案要归档，需要成果参谋配合，等等。总之，档案工作要做好，除管理者要不断提高自身素质外，更离不开领导和科技人员的支持，以及机关同志的大力帮助。

3 科研档案管理经验

3.1 日常管理严格

档案管理者要严格执行上级和本单位规章制度，对日常归档材料始终要严格要求、严格管理、严格监督、严格把关。

3.2 经常服务细致

工作中要贴近实际，贴近科技人员。军营是铁打的营盘流水的兵，每年人员流动较多，档案管理者一定要心细如发，与相关部门协调好，总揽全所人员动态，盯紧每一位离所人员，将其该归档的材料收回。

3.3 重视专家把关

档案管理者要充分利用老专家的经验和智慧。经历几十年科学研究的老专家，治学严谨，责任心强，在科研档案归档和实验记录书写利用方面有许多宝贵的经验，这些老专家不论在科研档案检查还是在历史资料抢救性整理方面，都会起到事半功倍的效果。

3.4 重视硬件建设

档案馆（室）硬件建设是保障档案质量的重要条件，在配备密集架、分辨率较高的扫描仪、配置较高的计算机，并按“八防”标准装修等基本条件满足的同时，有条件的单位可建立荣誉成果展览室，以方便新到所人员和来访人员学习参观。

3.5 提高档案利用率

科研档案归档的目的，一是对科技活动历史资料集中长久保存，二是方便科技人员使用档案，从而减少重复实验和避免走弯路，促进科学研究。档案管理者在严格遵照管理规定，积极为科技人员提供档案阅览、借阅的同时，还应注重对日常纸质档案和电子档案的同步收集，将馆藏成果档案和名人档案等进行数字化处理，努力将“死”档案变为“活”档案，不断提高档案利用率。

3.6 培养优秀档案员

档案员的素质能力在一定程度上决定着档案质量的优劣。档案管理者要有责任心，要主动管理，不断加强业务学习，不能止步于墨守成规的保管者，应借助办公自动化，探索档案资料的网上利用形式，促进档案服务由封闭型向开放型、由滞后型向超前型转变。

4 科研档案管理建议

4.1 科研档案电子化、信息化势在必行

人类社会在经历了漫长的数千年农业社会及数百年的工业社会进程之后，开始迈入信息化社会，随着计算机应用的日益广泛深入，科研档案电子化、信息化已是大势所趋，广大科技人员记电子档案的需求越来越强烈，“科研信息化（e-Science）越来越被科技界所接受，欧美等发达国家将其立为国策[3]”。因此，大力宣传倡导科技人员充分利用我院开发的“电子档案记录本”，是档案管理人员的责任，这样既满足了科技人员记电子档案的需求，也保证了实验数据的原始、准确、真实性，并为日后科技人员借阅、利用档案提供了方便。

4.2 充分利用好已归档的科研档案

档案工作的基本任务是贯彻执行国家和军队档案工作规定，确保档案的完整与安全，并充分利用档案，实现档案的现实价值与长远价值。如美国国家档案馆规定，“档案馆的职责是收集资料加以保管以供世界各地学者研究之用[4]”。如何利用好科研档案，是检验档案工作水平的重要标志，是直接影响档案工作发展和发挥作用的重要因素。所以，档案管理人员要及时总结档案利用过程中存在的问题，进行论证分析后提出改进意见和措施，不断提高档案管理水平。

4.3 档案管理人员要相对稳定，应具备专业知识

在日常档案管理中，档案管理者应掌握整个单位课题申请及结题情况，能指导监督科技人员按档案管理要求及时归档，在利用者借阅档案遇到问题时能提供咨询服务，解答问题。如果档案管理者更换频繁，对单位情况了解不深，不仅不能提供良好的服务，而且容易发生失、泄密等情况。此外，档案管理者应走出去，多参加档案管理学习培训，与同行交流，吸取先进单位的管理经验。

[1]DA/T 1-2000军队档案工作基本术语[S].

[2]GJB 6146-2008军队后勤科学技术研究档案整理技术要求[S].

[3]阎保平.数据密集时代的科研信息化[N].中国科学报，2014-03-10（8）.

[4] 王应解.浅议《档案法》修改的几个原则[J].档案学通讯,2007,178（5）:43-46.

G27

A

1009-0002（2017）04-0542-03

2017-05-18

谢英华（1971- ），女，实验师，（E-mail）xieyh197102@126.com；吴立利（1969- ），女，馆员；二者为共同第一作者

韩铁，（E-mail）524608150@qq.com

10.3969/j.issn.1009-0002.2017.04.028