高校二级学院办公室工作效率的影响因素分析

戚爰伟+孙作青+门蕊

G647

一、高校二级学院办公室工作效率的影响因素

1.工作任务重、内容多

目前，大部分高校都采用校、院两级协同的管理模式开展管理工作，将重心转移到二级学院中，这就使得学院办公室的职责显得尤为重要。教学科研、人才培养、就业指导、社会服务等诸多领域的工作，都需要通过二级学院的办公室来完成。办公室的工作需要上关领导，下关学生，涉及方方面面，具体包括教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、 资产管理、档案管理、后勤保障、校友联络、退休工作、行政管理等工作，并且面向校内所有的师生和校外相關的企业单位服务。工作容量大、强度高、对象多、形式杂等特点，毫无疑问，影响了办公室的工作效率，也制约了高校二级学院办公室工作的进一步发展。

2.队伍建设不够完善

高校的办公室队伍不够完善体现在以下几点：1）高校的办公室队伍大多由留校年轻毕业生组成，他们往往办公室工作经验少，在专业业务上不够熟悉，管理知识储备不充分，综合处理能力也有待提高；2）办公室工作的编制人员数量较少，导致其人均工作负荷较大；3）办公室工作人员的工资薪酬少，相比教学科研人员来说，办公室工作人员的薪资待遇较低；4）办公室工作人员缺乏培训机会，繁杂的事务性工作花费了他们的大量时间，使得他们没有合适的机会得到进修培养，进而完善自身综合素质；5）办公室工作人员在职称评定、职务晋升上也处于不利地位，容易使办公室人员对职业前景失去信心，甚至消极怠工。

3.管理模式守旧滞后

随着计算机和网络的广泛普及，高校的管理工作也面临着新的挑战。由于办公自动化网络系统的不断健全，高校的管理工作也越来越依赖于网络，传统的管理模式将逐渐不适用于现代的办公室需要，积极探索网络化管理方法，寻求新型的管理模式势在必行。新形势下的办公室工作要求办公室人员具有较强的管理、协调、服务、决策、执行、反馈、创新等综合能力，滞后的管理理念会导致一些办公室人员模糊自身角色定位，从服务者变为领导者；会使得部分办公室人员执行工作时懒散懈怠、马虎随意；会将一些办公室人员局限在传统管理框架中，产生单一化、程序化的工作机制，难以突破自我，开拓创新。

4.考核激励机制不健全

当代高校办公室缺乏完善的考核机制，和相应的竞争激励机制，这极不利于办公室人员的进步与发展，也是影响办公室工作效率的一大原因。考核机制不健全，那么办公室的人员就很可能出现迟到、怠工的现象，在日常工作时拖拖拉拉，在执行决策时缺乏决断，在遇到难题时消极焦躁，对待工作缺乏责任意识，处理工作态度散漫、行动缓慢。同样，激励机制不健全，办公室人员的工作业绩无法与评奖评优、工资提升、职称评选挂钩联系起来，使得很多办公室人员缺乏工作的动力和热情，在日趋琐碎重复的工作中，对职业未来的发展逐渐失去期待、信心与激情，从而对他们工作的积极性和创造性造成极大的制约和束缚。

二、高校二级学院办公室工作效率的对策

1.培养职业道德修养，发挥工作职能

办公室工作人员的职业道德素质直接影响着办公室工作效率的提高。每一个办公室人员首先要做到爱岗敬业、认真负责，对待工作谦虚谨慎、任劳任怨，增强自身责任意识；其次要明确自身角色，做好领导的“参谋”，为领导出谋划策，顾全集体利益，增强大局意识；继而要提高政治理论水平，坚定政治立场，掌握时事动态方针政策，增强政治敏锐性；最后要坚持无私奉献精神，在工作中燃烧自我，增强服务意识。总之，要以强烈的责任心和高度的责任感，恪尽职守、脚踏实地地做好每一项工作。遇到困难或紧急的情况，不喊苦不喊累，发扬吃苦耐劳的精神，理论结合实际，冷静分析问题，找到解决办法。善于将被动型服务转变为主动型服务，充分发挥其工作职能。

2.优化队伍建设，提高服务水平

在信息化时代，办公室工作更加复杂化、多样化、综合化。二级学院办公室职能发挥的好坏，工作水平的高低，关键在于办公室人员的素质。建立一支教育观念新、 业务能力较强的二级学院办公室队伍，是深化高校内部管理体制改革的有力举措。在选聘办公室人员时，要从专业能力、心理素质、政治素养、职业修养等各方面全面考察，按照“精简、统一、高效”的原则择优录取；在培养办公室人员时，可定期开展培训，加强办公室人员的各项学习，针对不同人员的不同情况，形成分层次、多形式的培养体系。也就是说，要尽量减少高校办公室人员素质的不均衡现象，使得办公室内的人员能够达成一种互相促进、能力互补的状态，建设一支知识化、专业化的高素质办公室工作队伍，提高服务水平，增强群体效能。

3.营造结构合理管理模式，创新管理理念

互联网+时代的到来，使得计算机网络技术广泛地应用于办公室的工作之中，一些传统守旧的管理理念和手段已经不能迎合新时期下的办公室工作要求。从长远的角度来分析，面对这一挑战，高校应当以科学客观的方式，以服务理念、执行理念和创新理念三个方面为主要内容，积极探索新型管理模式，优化办公室的管理结构，充分地利用现代信息网络，摆脱过去的形式，创新管理方法。高校之间要加强交流沟通，共同探索新形势下当今社会高校的管理模式发展；高校要借鉴国外管理经验，“取其精华，去其糟粕”，总结各项管理工作，积累经验教训。对于办公室人员来说，一支办公室管理队伍没有符合时代发展、满足学校特点的管理模式，也就难以创造出高水平的工作成果，因此办公室人员要丰富管理理论知识，树立现代化的管理理念，掌握现代化的管理技术，从而提供更加优质的服务。

4.不断完善考核奖罚制度，增强工作热情

完善办公室的考核激励机制，是提高办公室工作效率的有效途径。办公室工作繁杂、事务性强，导致很多办公室人员在工作一段时间后会感到疲乏，产生较大的工作压力和一定的消极心理，严重者甚至失去工作热情，影响到日常生活。完善考核激励机制，有利于增强办公室人员的自我认可，提高他们的工作热情，促进他们进行自我激励与约束、自我完善与发展、自我监督与进步。根据不同岗位的要求和特点，制定合理的考核管理制度，强调监督考核纪律，防止“干多干少一个样”、“干与不干一个样”的现象出现。采用定性和定量相结合的科学方法，对办公室人员的“德”、“能”、“勤”、“绩”进行全方位的考察和评估，把办公室人员的工作绩效与评奖评优，职称评比、荣誉表彰结合起来，增强其成就感和荣耀感，将二级学院办公室每一个人员工作的积极性、主动性和创造性充分调动起来。