国有大型施工企业档案信息化建设探析

高伟红

(四川省第六建筑有限公司档案室, 四川成都 610081)



国有大型施工企业档案信息化建设探析

高伟红

(四川省第六建筑有限公司档案室, 四川成都 610081)

文章分析了建筑施工企业档案管理信息化建设的重要意义，提出了如何提高企业档案管理信息化的对策，为施工企业档案管理工作提供建议与参考。

档案管理； 信息化； 信息资源

随着当前迅猛发展的信息社会，特别是网络技术、通信技术及计算机的大力推广应用和信息资源在全球范围内的快速传播与共享，信息化已经成为世界经济与发展的必然趋势。作为国有大型施工企业的档案管理人员，责无旁贷地应该探索企业档案管理的新方法、新手段，推进企业档案管理工作信息化进程，为本单位、本行业的档案管理贡献力量。企业档案信息化，是指企业以法律法规为依据，以市场需求为目的，以管理科学为理念，以现代信息技术为手段，实现对企业的各种档案信息的获取、处理和提供利用服务，促进企业档案信息化的发展，能够全面提升施工企业的核心竞争力和工作效率。

1 企业档案管理信息化的意义

在大力发展经济的形势下，企业档案信息化建设意义重大，是我国施工企业档案工作面对经济全球化、产业信息化和信息网络化的必然产物。

1.1 企业发展的内在动力

施工企业档案管理对象是大量的企业核心竞争信息，包括企业重要的工程技术档案、工程经济数据及核心的企业技术。因此，如何为企业的发展需要提供强有力的保障，就是摆在档案工作人员面前的紧迫任务。促使企业档案管理部门转变思路，改变传统的手工记账式的档案管理及服务模式，运用现代技术手段，实现对企业既有资源的价值挖掘，为企业决策提供依据，为企业核心技术的传承及员工的培养提供保障，从而增强企业核心竞争力。因此，企业应该高度重视档案信息化建设，特别是企业的决策层要转变思路，大力支持档案管理部门的信息化建设，只有不断推进档案信息化进程，才能充分发挥档案管理工作对企业发展的推动作用。

1.2 档案管理工作的需要

作为一个发展了60余年的国有大型施工企业，已拥有大量的核心信息，如何解决海量信息与信息处理能力，提高档案管理工作效率就必须实现档案的信息化管理，经过多年的档案管理工作，企业也认识到了档案作为重要的信息资源，其收集的完整、信息的编码和处理 、存储的安全、科学有效地利用，必然要以现代化的信息管理为手段作为强大的支持。也只有这样，才能把档案工作做得更好，适应社会和企业发展的需要。

2 施工企业档案信息化建设现状

一直以来，施工企业的管理大都是粗放式的管理，特别是企业档案管理常被领导者忽视，管理更加粗放。其次，由于工程项目管理的特点，工序复杂、动态性强、档案繁多、信息管理难度大等，企业档案信息化建设还存在较大的不足。

2.1 对信息化的认识不够

部分施工企业领导认为档案信息化建设是一项可有可无的工作，他们觉得只要档案管理人员能从海量的档案信息中找出企业需要的档案就满足了。大部分施工企业的管理重心都是工程实体项目的质量、进度、成本，忽视了档案管理信息化建设和档案管理工作的重要性，从而导致档案管理人才匮乏。软硬件配置落后。绝大部分领导和员工将档案信息化建设简单等同办公自动化和建立档案信息计算机检索系统，这种意识已经严重阻碍了信息化建设进程。

2.2 缺乏系统的档案信息化标准规范

施工企业要实施档案信息化建设需要录入大量的基础数据，所谓三分技术、七分组织、十二分数据，可见数据的重要性。但是，数据固然重要，而数据的分类、整理更为重要，这就需要国家、企业制定系统的、统一的标准规范，就如我们国家制定的施工预算定额一样，需要对大量的数据进行整理、分析，建立行业或企业的统一编码体系，从而解决不同软件间、不同部门以及集团公司与下属单位之间的数据交换和共享问题，避免“信息孤岛”的出现和大量数据的重复录入工作。只有这样才能发挥员工对信息化建设的积极性和避免实际实施人员出现对数据录入的抵触情绪。

2.3 施工企业应用信息化存在一定的局限性

由于资金限制和建设项目分散等特点，我国的施工企业的信息化建设目前仅仅停留在企业的管理层和办公总部，有些单位仅用于财务系统和人力资源系统，没有开展到横向到边、纵向到底的深度，更不要说形成网络的互通和资源的内部共享了。一些特大的国有施工企业，总公司和下属各分公司、子公司在购买档案管理软件上各自为主，软件之间彼此不兼容，数据平台不能互通，如企业的 OA 系统 、NC系统、合 同成本管理系统等信息资源无法整合。

2.4 人才匮乏

企业的整体信息化平台建成后，为了保证档案管理系统的正常运转，及时提供各种工程项目信息及经常性的检查、维保和更新。这需要大量的既懂档案管理理论、熟悉计算机应用，又具备工程项目管理和实践经验的复合型档案管理人才。而目前我国的档案管理人员多为文书人员，国家、企业对建筑施工领域信息化人才的培养不够。再者，由于企业没有对档案信息化建设引起足够的重视，企业缺乏对档案管理从业人员的的职业发展规划及待遇偏低，从而导致企业新进员工不愿意从事该项工作。

3 对策建议

3.1 统一思想，高度重视

首先，企业决策者应该统一思想，改变既有观念，充分认识到企业档案信息化建设的重要性，切实加强企业档案管理信息化建设的领导力度，调配各种资源满足企业档案管理信息化的需求。其次，企业档案管理从业人员应提高对信息化建设的认识，积极探索新时期、新环境下档案管理工作的新途径、新方法。只有企业每个参与者从思想上认识到档案管理信息化建设对提供企业核心竞争力的重要性，才能真正促进档案信息化建设的发展。

3.2 建立健全信息化标准规范和管理制度

在目前我国还未颁布档案信息化标准的情况下，施工企业，特别是国有大型施工企业应先根据本单位实际情况制定适合企业自身的档案信息化标准和规章制度，建立健全编码体系，为企业的档案信息化建设提供强有力的制度保障和技术保障。

3.3 加强档案信息化管理人员队伍建设

档案信息化建设是一个知识经济时代的新兴领域，高水平、高效率的的档案工作的核心保障是高素质的档案管理团队，档案管理团队的业务能力和综合素养是直接决定档案管理工作的质量与成效的关键。企业要高度重视信息化人才的培养和引进，切实加强信息化建设的人才培养工作和配置满足企业档案管理工作需要的工作人员，多方面保证企业档案管理队伍的高水平建设与持续提高；改变档案管理从业人员收入偏低的现状，建立人才培养和激励机制，激励档案管理从业人员的工作创新积极性。

3.4 加强企业内各单位、各部门的联系

原体制下，企业档案管理工作的原有方式与态度导致施工企业普遍存在档案管理与其他单位、部门连接不紧密，服务欠缺主动性等消极状况。随着市场竞争力的加剧，档案管理部门和从业人员必须清醒地认识到，自身工作是为企业的市场行为服务的，满足下属单位和部门工作需要是档案管理的方向和目标。这就要求档案管理部门和从业人员要加强与企业内各单位、各部门的纵横向联系，时刻掌握各部门对档案管理工作的现实需要。

[1] 张跃民 . 我国建筑企业档案信息化建设对策探讨[J]. 黑龙江档案, 2009(3).

G272.6

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[定稿日期]2017-01-17