自动化在高校教学管理中的应用研究

林茂　赵丹

摘要：随着现代科学技术，特别是信息技术的不断发展，给高校教学管理也带来了改革。运用办公自动化软件来进行高校教学管理，不仅能显著地提高管理效率，还能有效地降低管理成本，使管理质量得到全方位的优化。因而它有着广阔的发展前景。为了更好地促进办公自动化在高校教学管理中的应用，我们应当对此展开深入的研究。

关键词：办公自动化；高校教学管理；应用研究

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）05-0091-02

近年来，随着高校在教学和科研方面之任务的逐渐繁重，其教学管理重担也随之越来越重。传统的教学管理模式已经逐渐地不敷使用。为此我们应当积极探索新的管理模式。基于现代化信息技术的办公自动化软件，在高校教学管理中有着较大的可行性。能建立信息发布平台、实现工作流程自动化、促进信息管理自动化[1]。对于提高管理效率、降低管理成本来说都有着重要的意义，具有高度的可行性。

1 办公自动化

1.1 办公自动化软件

办公自动化软件（Office Automation），简称OA，是一种以“办公自动化”为核心，在政府机关、企事业单位中得到广泛应用的现代化办公软件。可以说是办公技术发展史上的一次“重大革命”。它將办公同计算机网络技术相结合，可以说是信息技术飞速发展的产物。它运用“流转技术”来在网络上对文件实体进行传递，最终达到“审批自动化”的目的，有效地节省了纸质文件传递过程中在时间和人力方面的浪费，使工作效率得到了有效提高。目前在我国已经具有越来越高的普及率。

1.2 办公自动化系统的意义

目前，移动OA办公自动化系统已成为自动化办公的新趋势[2]。它在高校教学管理中的重要意义主要体现为：

1）构建发布信息的有效平台：通过办公自动化软件，我们可以在高校网站内部构建发布信息的有效平台，使高校的各项信息更加公开化、透明化。

2）使工作流程的自动化程度得到提高：运用办公自动化软件，我们可以实时的检测和随时跟踪校园的管理情况，让不同的部门间配合与协调地更加紧密，形成一个具有凝聚力的整体，让管理效率得到有效提升。

3）使信息管理的自动化程度得到提高：通过办公自动化软件，能够将文档转换为电子数据，运用计算机数据库进行有效管理，使信息资源实现了共享。指数要输入账号和密码，就可以对相关制度、工作流程等一目了然，按照要求完成自己的任务，缩短了工作周期。

2 办公自动化在高校教学管理的应用措施

为了促进高校教学管理的升级，适应新时期下对高校教学管理的要求，我们应当在高校教学管理中，对办公自动化进行有效运用。我们可以从以下几个方面入手：

1）公文管理：它由公文生成、公文流程、存档管理三大流程组成。我们首先运用办公自动化来生成公文，然后将其转化为便于存储的电子文档，方便发布、更新和查询。同时对公文的编号进行统一安排，提高获取信息的便利程度，使公文管理效率得到有效提升。最终实现无纸化办公，降低办公成本。

2）公共信息管理：这个环节由公告、新闻、通知的发布三大部分组成。我们通过办公自动化软件的有效支持，只需实现拟定好文件，将相关信息根据设置的流程予以发布，然后用户只需登录系统，就能通过系统消息来获取信息了。这样就免去了很多文山会海，使管理效率得到提高。

3）个人办公管理：它属于基础模块，涵盖了日常安排、日记、工作计划等，是高校管理中的重要组成部分。能够有效地提高教学管理水平。当我们将数据录入了系统，系统就可以自动进行分类和保存，便于随时查阅。还能在不同部门之间进行交流，使不同的部门共享有效的信息。

4）学生管理：学生管理是高校教学管理中的“重头戏”之一。通过办公自动化软件，我们可以对学生的课程管理、成绩管理、出勤管理、档案管理、社会实践活动管理等方面开辟出相应的模块，使学生在校期间的情况能够一目了然，并能够有效地观察学生在日常学习和社会活动方面的状况，有效地提高在学生管理方面的效率。并通过对管理水平的提高，使学生更加具备积极进取的动力。

5）在线交流：在教学管理中，免不了要面对人与人之间的交流。运用办公自动化软件，我们可以为不同的部门，不同的成员搭建良好的沟通平台，以系统网络寻呼提供的支持，让不同用户和上下级之间能够做到有效沟通，有效地节省通话的费用，使高校不同的部门之间联系更加紧密，让工作人员的活力得到有效激发，使教学管理的水平得到提高。

3 办公自动化在高校教学管理的应用效果

办公自动化软件的大力推广，给高校的教学管理带来了良好的成效。为教学管理提供了全新的思路。它的应用效果主要体现在以下几个方面：

1）使教学管理更加规范：通过办公自动化软件，我们可以让教学管理变得方便得多，省去了很多繁琐的步骤。它让数据流的传输更加快捷，使管理部门同教学院系之间的联系更加紧密，让管理者能够及时处理和应对繁忙的公务，使管理更加高效快捷。同时，它还能有效地避免管理环节当中的失误，使数据和信息传达地更加及时，减少中间环节，使教学管理变得更加规范。

2）使工作效率得到有效提高：办公自动化软件可以使通信、文件下发等一系列流程变得比以往便捷地多，只需在信息平台进行信息发布，师生就可以马上获得相应的信息，可谓“秀才不出门，能知天下事”。尤其是在会议安排、活动安排、考试安排、教学组织等各方面的工作上，不必再经过人工办公的复杂流程，使工作流程周转速度得到明显加快，最大程度地使时间、资源、人力都得到了有效压缩，让工作效率得到显著提升。

3）使管理成本得到有效降低：通过办公自动化软件，使远程办公和无纸化办公变成了现实。它节省了大量的油费、通信费、接待费等一系列费用，也减少了传真、复印、打印等方面的费用，使办公开支最大程度地得到了压缩。

4 结论与展望

由于办公自动化的一系列得天独厚的优势，它在高校教学管理中的发展前景无疑是广阔的。未来它将在高校中，全面取代传统的办公模式。同时，随着信息技术的进一步发展，大数据时代已经到来。这给办公自动化在高校教学管理中的运用，提供了全新的历史机遇。我们要牢牢把握这一历史机遇，不断地与时俱进，开发出体现出最新信息技术的办公自动化软件，促进高校教学管理水平的进一步提高。

5 结束语

办公自动化软件是信息技术不断发展，并同办公技能相结合的产物。它使办公更实现了高效化、自动化，并使办公效果变得更加准确，还节省了大量办公环节中的开支。因此它的实用性是不言而喻的。鉴于它的种种优势，我们应当积极将其运用于高校的教学管理，提高教学管理质量。

参考文献：

[1] 潘钧.试论办公自动化在高校教学管理的应用分析[J].科技展望，2015，11（20）：68-70.

[2] 刘雪滢.移动OA办公自动化系统在高校管理中的应用[J].经营管理者，2015，4（5）：79-82.