试谈如何做好高校教学秘书工作

陈秀玲

摘 要： 教学管理是高等学校管理的中心内容，教学秘书是高校教学管理的重要力量，是联系教务部门、院系领导、教师和学生的纽带，起着上传下达、反馈信息和服务师生的作用，在教学管理中担负着提高教学质量、保障教学工作的有序进行，促进学校发展的重任。本文对如何做好高校本科教学秘书进行分析。

关键词： 高校教学管理 教学秘书 教学改革

教学工作是高校重中之重的工作，教学管理工作是高校教学工作的重要环节。教学秘书是分管教学院长的助手，直接参与教学活动的组织安排，是连接学校与院系之间、院系与院系之间、教师与学生之间教学活动的桥梁和纽带，围绕着教学主体（师生）做好管理、协调、服务工作。教学秘书作为教学管理工作的执行者和管理者，其工作的质量和效率将直接影响高校教学工作质量，从而影响人才培养的质量，甚至影响学校的发展。因此，在当今高校规模日益壮大、教学改革进一步深化的形势下，做好高校教学秘书工作具有重要的现实意义。

1.教务秘书的主要工作职责

1.1及时准确地做好教务处与学院的上传下达、沟通协调工作，督促教师及时完成各项教学任务。

教学秘书是学校教学管理的基层岗位，其岗位职责就是将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度、相关规定及各类通知及时、准确地传达到院系各位教师及全院学生，使教学常规工作正常运转。教务秘书岗位是协调和沟通的桥梁，上下左右关系的协调都要由教学秘书承担，是学校职能部门、院系主管领导、教师和学生之间的信息传递的重要渠道。例如，教学教学计划及教学任务的落实，教学检查的通知，调（停）课的通知，教师监考安排、实习安排、学生各类考试安排，重修、补考、公共选修课报名通知，等等，都必须及时、准确地通知到教师和学生，使教学工作正常有序地开展。

1.2合理有序的完成教学管理的各项日常工作

1.2.1考务及试卷管理工作

考试管理工作主要包括每学期期中、期末及重修、缓考考试、自行组织考试，落实考试通知，提前安排监考教师，通知学生查询考试时间、地点及考试课程，办理学生与考试相关的免考、缓考等手续。试卷管理；试卷打印、集中安排教师正考、补考阅卷、运送试卷，严格按照保密制度，杜绝泄密，确保试卷的安全。

1.2.2等级考试工作

常规等级考试包括：全国计算机等级考试，自治区计算机等级考试，教育学心理学考试，全国大学英语四、六级等级考试，汉语水平考试、自治区计算机加试等。主要工作包括：协助上级教务部门组织各类等级考试报名，缴费等工作，考试前一周发放准考证及成绩单及证书的发放及统计存档。

1.2.3学籍预警及学籍清理工作

学籍清理及预警工作包括：成绩审核、上报、办理学籍清理中学生降级、退学、跟班试读以及办理后续重修、免修等手续。学籍预警时先向各班主任发放各班学籍预警成绩单让其了解班级成绩和学生学分情况，向班主任下发学生及学生家长预警通知书并做好回执存档工作。

1.2.4教学管理工作、常规教学检查工作及教学活动

教学秘书要协助领导做好日常教学管理工作和常规教学检查工作并处理好具体事务，及时向上级领导汇报有关情况并提出建议。如做好教学会议记录，计划和安排期初、期中、期末的教学检查，起草各项检查的实施方案和总结及其他教学管理文件。完成教学活动比如：实验教学竞赛、青年教师讲课竞赛的计划安排、听课安排、评分汇总、总结、上报参赛人员名单等工作。做好大学生创新创业训练计划项目的申报、安排指导教师、开题、中期检查及项目结题工作。

1.2.5建立科学、准确、齐全的教学档案

在日常教学管理工作中，教学秘书要注意有关资料的收集、整理、统计和归档。在档案管理中要有计划地对资料分门别类进行整理，并及时收集和补充以保证有关资料的连续性与全面性，尽量做到不遗漏、不出错。不仅要把纸质材料立档，而且要实现计算机统一管理，以便查找利用，重要的文件应另保存在移动硬盘，还可按一定的原则和方法将档案分门别类组成电子档案，使之成为具有记载功能和利用价值的电子档案。

1.3收集信息与反馈信息的职能。

教学秘书要及时、准确地收集信息，这些信息包括教务处传达的教学信息及通知，教学领导下发的教学管理通知及教师、学生反馈回来的教学执行情况等。教学秘书要主动收集、整理各方面信息，耐心听取各方人员具体的意见和建议，积极发现问题并提出相应解决方法及应对措施，同时要及时准确地把相关情况反应给相关部门、领导和个人。

2.新时期教学秘书必备的素质要求

2.1保持优良的职业操守，凸显服务意识。

作为教学秘书要有高尚的职业道德和优良的职业操守。教务秘书从事的工作多是一些日常的、具体的，甚至是繁琐的事务，但教务秘书必须具有强烈的责任感和敬业精神。“教务无小事”，工作中的任何疏漏都可能带来一些严重后果，这就要求教学秘书恪尽职守，增强工作的计划性、主动性和预见性，从全局出发考虑问题。教学秘书要牢固树立服务意识、合作意识及大局意识，使自己真正服从服务于教学工作。

2.2要有扎实的专业技能素质。

教务秘书既是教务管理的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，更要协调教学关系。这就要求高校教学秘书不仅熟悉自己本职工作的专业知识，而且熟悉自己服务对象的专知识，不仅掌握足够的知识，而且有合理的能力结构，胜任组织与教学相关的活动。要充分认识到提高业务素质的紧迫感，学习运用现代化的办公技术，使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势，跟上时代的步伐。在此基础上，还要广开视角，向群众学习，在实践中打牢理论、业务和文字功底，努力提高自身素质，迎接时代的挑战。

2.3要有统筹规划的能力。

教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁杂琐碎的综合性服务工作，教学秘书要处理好日常各项教学事务，保障教学工作的顺利完成，这就需要教学秘书在工作中懂得区分轻重缓急，统筹规划教学工作。

2.4要有创新意识和勇于创新的能力。

创新是时代的要求，是学校兴旺发达的不竭动力，作为高校教学秘书，要紧紧跟上高等教育发展的新形势，解放思想，树立全新的意识和观念，通过学习和研究，在日常工作中提取出有价值的新思想与新方法，不断创新，在工作中发挥主动性、积极性和创造性，具备较强的创新能力，以适应知识经济时代的发展需要，推动教学管理工作。教学秘书要在不断的学习中与时俱进，在实践和探索中敢于创新，勇于创新，逐步产生新的工作感悟，产生进步的工作能力。工作创新能力，会使教学工作做得更有特色。

3.如何做好高校教学秘书工作

3.1提高心理素质，保持良好的心态。

教学秘书的工作性质，决定了我们的工作既繁杂琐碎又枯燥劳累。面对看似简单但内涵复杂而又重要的工作，仅靠业务能力和业务水平是胜任不了的。在实际工作中，由于工作千头万绪，临时性工作繁杂，工作内容单一，每天都会面对众多的教师和学生，难免会产生一些烦躁、抱怨等不良情绪。这就要求教学秘书用平和的心态化解心中的不快，注重减压方式，用积极乐观的心态面对工作，有助于提高工作效率和质量。

3.2要有较强的服务意识。

作为连接领导、教师和学生的桥梁，协调各方关系的纽带，这一客观地位决定了教学秘书在工作中必须具有服务意识。教学秘书是管理者，更是服务者。而管理从本质上讲也是服务，因为整个学校的工作最终都要落实到为学生服务。因此，全心全意地服务教学、服务教师、服务学生是我们工作的中心任务。通过热忱周到的服务、高效的工作，通过不断提高自身修养赢得师生的理解、支持、尊敬和信任，做到寓教学管理工作于育人之中，为高校的教育管理事业尽心尽力，作出自己的应有贡献。

3.3具备较强的协调和沟通能力。

现代教学管理活动处处离不开有效的协调和必要的沟通。在日常的教学管理中，经常有不和谐的因素存在，教学秘书要在协调的基础上沟通信息，化解矛盾，融洽关系，统一认识和行动，保持良好的教学秩序，达到较好的教学效果。

3.4勇于创新、大胆实践，是做好教学管理工作的重要方面。

教务秘书具有创新精神，是现代高校发展的客观要求。随着高校改革的进一步深化，现代教育理论的大量引进，今天的教学管理不断出现新观念、新理念，这就需要教务秘书在熟悉本身业务的同时，努力掌握新知识、发现新规律、善于研究创新、敢于实践，把诸多工作经验上升到理性认识，以教育理论为指导，不断创新、改进，从理论层面上认识和总结自己的工作。教务秘书不能仅仅满足于应付一般性的日常管理工作，要有开拓创新精神，对教学管理工作要有见解，善于发现问题，积极思考和努力探索教学管理的新途径与新方法，做到与时俱进，这样才能将平凡的工作做出新意和特色。

4.结语

高校教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群体，是教学管理的执行者，其工作具有鲜明特点。要具备良好的综合素质，并非一日之功，而是靠不断地学习和实践，日积月累地慢慢完善。只有树立扎实的工作作风，并不断探索，服务好各个阶层的人员，做好本职工作，才能成为合格的教学秘书。

参考文献：

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