数字化背景下档案工作基本原则研究

李智博



数字化背景下档案工作基本原则研究

李智博

（吉林省洮南市经济局 吉林 洮南 137100）

数字化背景下的档案管理工作，与传统的档案管理工作不同，方法更新鲜，思想更先进。积极研究数字化背景下档案工作的原则与方法，有助于企业档案管理工作质量的提高。文章围绕“数字化背景下档案工作基本原则”展开具体的分析研究。

数字化背景；档案管理；工作原则；策略

随着社会经济的快速发展，企业的发展速度不断加快，企业管理的内容也日益丰富。在数字化环境下，做好企业的档案管理工作，明确企业档案管理工作的原则，能够使档案工作发挥出积极作用，为企业的发展提供必要的引导。

1 档案工作的思想灵活化原则

互联网技术与信息技术的快速发展，给企业档案工作人员带来了全新的挑战。转变个人工作思想，对于档案工作的优化升级有积极意义。在过去的档案管理工作中，大多数档案工作人员以手工方式去整理企业的档案信息，纸质档案材料是他们管理的主要对象。然而，在数字化环境中，将纸质材料转变成为电子材料加以储存与备份是必要的档案管理工作环节。社会经济的快速发展，使得社会对于企业档案管理工作的要求越来越高，相关人员对于信息的需求越来越大，质量要求也不断提高。信息使用者需要从众多信息中选择符合个人需求的信息，他们期待所得到的档案信息是完整的、准确的。

网络技术平台的出现，使档案信息的数字化与共享化成为必然趋势。也只有数字化与共享化的档案信息，才能为档案使用者提供更加便捷的服务。在企业的档案管理工作中，数字化已经成为不可阻挡的发展方向。只有档案管理工作者认识到数字化的特征与优势，并将数字化手段融入到档案工作中，才能满足档案需求者的要求。档案工作人员要在自身岗位上积极分析工作性质，了解最新的思想观念，打破传统工作模式的限制，接受数字化档案管理工作模式。将数字化档案管理工作模式，视为提高个人效率，减轻个人工作压力的全新管理手段。不断丰富个人档案管理技能，积极学习数字化技术的操作方式，才能让企业的档案管理工作越来越好。

2 档案工作的服务个性化原则

在企业的发展过程中，档案信息的需求这是多种多样的。在数字化环境下，优化档案理工作，对档案信息资源进行有效整合，努力提供个性化的服务是重要的工作原则。数字化信息技术的使用，使得企业内的档案信息实现跨区域整合与跨领域整合目标。在企业档案管理工作中，管理人员可以将企业内部所有档案信息纳入到一个数据库中，并通过有效的方式对这些信息进行有效的分类与排序，使档案信息数据库的储存与搜索功能得以丰富。在建立数据库的过程中，档案工作人员要考虑档案信息需求者的实际要求，为用户提供最为方便的搜索条件与搜索信息。从每一位档案需求者的角度去改革档案管理工作，借助数字化技术优化个人工作行为，帮助档案使用者解决档案信息搜索中的难题。让档案管理系统的服务性与快捷性不断提高，才能使当代企业的档案管理工作具有个性化特点。

除了做好传统的档案管理本职工作之外，档案管理工作人员还应当结合数字化背景下产生的新问题，提供更多个性化的服务。在日常工作中，档案管理部门应当设立咨询与服务岗位，为这些人提供必要的技能指导，使年龄较大的职工也能够接受数字技术，利用数字化技术去快速搜集个人所需要的档案信息。

3 档案工作的与时俱进化原则

在大多数企业的档案管理工作中，很多管理者将管理对象局限于企业内部的档案信息，使得档案信息成为一个孤立的存在，与其他社会行业信息没有任何关系。在数字化背景下，档案管理工作人员可以突破传统的档案信息界限的限制，打破企业内部档案信息与其他社会信息之间的隔阂，建立其综合化的档案信息系统，使信息系统有更为强大的信息服务功能。利用这样的方式落实档案管理工作，不仅能够让数字化档案的利用率越来越高，还能推进企业档案信息与各类社会信息的结合，使得企业内部的信息资源系统内容更加丰富，体系更加完整。职工在利用数字化档案信息平台搜索相关档案信息时，可以根据自己的个性化需求，点入新的链接，获取更多与之所搜集到的信息相关的社会信息。

利用数字化技术为企业职工提供一体化的信息服务，促进档案信息与社会信息功能的有效发挥，有助于档案管理工作价值的提高。在接触数字化技术，优化档案管理工作的过程中，档案管理工作人员要坚持与时俱进的原则，不断创新档案工作的手段。比如，在建立综合化信息系统时，可以借助网络化的资源共享平台建立起联合目录。允许档案信息使用者结合自己的需求，将数字化的档案文件转变成为不同的格式。

4 小结

综上所述，在信息技术快速发展的今天，推进企业档案管理工作的数字化，积极创新档案管理工作事项与方法，有助于档案信息自身价值的发挥。根据企业的需求去建立档案管理工作体系，落实个性化的档案服务工作，才能提升企业档案管理工作与企业发展之间的契合度，让企业在市场中占有更大的份额。

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archives management in digital background is different from traditional archives management, which is more new and more advanced. It is helpful to improve the quality of archives management by actively researching the principles and methods of archival work in digital background. This paper analyzes and studies the basic principles of archival work in the digital background.

digital background; Archives management; Working principles; strategy

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.10.350

G270.7

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1672-9129(2017)10-0283-01