基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践

李宏宽

摘要：人力资源信息系统是在人事档案信息化与数据化下出现的成果，是对传统档案进行开发和利用的重要平台与工具，开发人力资源信息系统的主要目的是为了对其进行更好的应用。随着医学事业发展速度的加快与发展规模的扩大，要求要建立一套完善科学的人力资源信息系统，实现医院人事档案管理的标准化与信息化，进而推动医院管理的规划化与科学化，为医学事业的健康长远发展创造一个更加稳定良好的环境。本文主要对基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统的设计与实践进行分析，以我国某个一线城市医院的人力资源信息系统设计与使用经验为基础，分析了该医院实现人事档案信息化的实践过程，论述了医院人力资源信息系统的优势，介绍了医院人力资源信息系统的具体结构，最后分析了在医院人力资源信息系统设计与实践过程中存在的重难点以及解决措施。

关键词：人事档案信息化 医院 人力资源信息系统 设计与实践

进入信息化社会以后，我国某一线城市医院充分运用了信息化社会带来的各种契机，在发展医院人事档案信息化与数据化的过程中建立了一套完整的人事档案信息化管理系统，成为了该一线城市医院进行开发和使用档案信息系统的前提以及重要工具。随着当前对人事档案信息系统开发力度的加大，要求在今后必须要进一步提高人事档案信息系统的标准性与规范性。本文就是以我国某一线城市医院的人力资源信息系统建设经验为基础，对以人事档案信息化为基础的医院人力资源信息系统设计与实践展开了分析。

一、医院人事档案信息化的实践过程分析

在开发研制人事档案信息化的过程中，该医院所采取的思路包括四个方面，分别如下：

1.分析信息化系统的需求

实行人事档案信息化的一个重要目的就是为了对档案进行更加合理地利用。通过档案信息系统采集到的信息，可以为实际工作需求提供有效的依据，并使社会的相关需求得到满足。

2.设计人事档案信息化系统软件的思路

在设计人事档案信息化系统的时候，采取的是面对单一技术与对象的思路。在此过程中，要对其进行有效的封装与保存，确保信息的保密性与隐藏性，从而使其使用效率得到提升。同时还要对软件的性能以及软件功能所具有的扩展性加以重视，为软件的进一步推广、升级和使用等留下充足的空间。

3.管理人事档案信息网络数据化

人事档案信息化系统的作用并不是单纯地为了将其变为数字输入，而是要选择输入系统中的有限信息，采取合理规范的合适对其进行统一输入，在此基础上形成一个完整的数据库，为之后的信.息数据管理提供便利。

4.保证档案录入信息的准确性以及做好质量控制工作

在人事档案系统管理中，最基本的一点就是要保证人事档案信息系统数据库信息的准确性。人事档案信息是否在社会中得到了有效合理应用，对工作人的切身利益有着直接影响，也影响到医院管理决策的准确性与合理性。

二、医院人力资源信息系统具有的优势

1.转变过去的纸质管理方式，在电子管理下更加快捷方便

过去人事档案都是采用纸质材料制作而成的，虽然可以保存很久的时间，但是查阅起来不方便而且非常容易丢失。在建立了医院人力资源信息系统之后，可以将过去全部的原始档案信息纳入到数据库中，不仅提高了人事档案的利用率，而且使得档案查阅工作进行起来更加快捷方便，并且还节省了大量的人员与纸张管理费用。

2.使工作效率得到了显著的提高

在设计应用医院人力资源信息系统之前，虽然纸质档案可以进行比较完整的保存，但是由于信息量巨大，要想找到某个档案需要花费很多的时间与精力，而且还存在着档案管理缺乏完善性的问题。在应用了医院人力资源信息系统之后，明显提高了医院信息档案索引效率，起到了事半功倍的效果。

3.为医院的决策提供了许多帮助

在医院应用人力资源信息系统之后，首先使得录入与查找信息的工作更加方面，为医院财务与人事等部门的工作提供了许多便利。其次，人力资源信息系统还具有非常快的运算速度，运算功能十分强大，可以将信息与数据及时提供给相关部门，为医院的决策提供了更有效的依据。最后，借助医院人力资源信息系统，医院各个部分之间可以充分实现信息资源共享，管理起来更加方便，而且还为医院的科学研究活动创造了便利的环境。

三、医院人力资源信息系统的具体结构

该一线城市医院人力资源信息系统采取的是C/S架构，是一种将新型计算机技术作为基础而建设的具有众多模块的系统，主要包括人事管理模块、业务晋升管理模块、薪酬发放管理模块等。所有在该医院从事工作的人员，包括离退休人员的全部档案信息都涵盖在这个系统之内，这样一来为医院其他部门的相关工作提供了很多方便，大大提高了医院各项工作的效率。在将医院的职工档案信息录入到人力资源信息系统中的时候，由于医院职工的信息具有很大的不同，包括具体的岗位职务、学习经历等，这些都是需要纳入到人力资源信息系统数据库中的内容，所以工作非常耗时、复杂。在医院进行了一段时间的集中收录之后，大大提高了搜索职工信息的效率，使医院职工的相关信息能够更快更方便地被需要者搜索到。

四、医院人力资源信息系统实践过程中存在的重难点及解决措施

1.团队的专业技能与整体素质

要想使一个设计理念得到良好有效的运用，就必须确保人员配备的充足。医院人力资源信息系统是一个技术含量非常高的工作，没有专业人才的支持是难以让其得到具体应用的，因此也就需要有一批具有高素质与高计算机技术专业技能的队伍来为其奠定人才基础，只有将具有高素质的专业性人才的作用充分发挥到人力资源信息系统的开发管理过程中，才能够让医院人力资源信息系统的应用达到最优化。因此，针对医院人力资源信息系统的设计与实践而言，要选拔具体从事人员的时候要先进行上岗培训工作，确保其熟练掌握了相关的规章制度与法律法规，特别要保证人员熟练掌握医院的档案知识与管理知识。同时，对于从事医院人力资源信息系统设计与实践工作的人员来说，其自身也要加强相关方面理论与技能的学习，不断提高自身的知识储备量与职业素质，对于新的科学技术加以及时了解与掌握，从而才能够为医院的更好发展与建设作出贡献。

2.医院人力资源信息系统和数据的维护与更新

计算机信息系统需要进行定期的更新与维护才能够保证性能的正常运用。在对医院人力资源信息系统与数据进行维护与更新的过程中，必须格外注意以下几点：首先，确保所有录入到系统中的信息都是绝对准确的，避免因为信息录入错误导致系统无法进行正常使用。其次，确保信息录入的完整性，避免因为一些必要数据的缺少导致后续操作无法得到顺利进行。最后还要对数据进行定期更新，在更新的时候要注意录入信息的正确性，并对信息进行全面检查，避免发生数据更新错误问题。这样一来，就能够使数据录入的完整性与准确性得到全面的保证，提高了医院人力资源信息系统的正确率与利用率。

3.双轨制的具体管理

在医院人力资源信息系统中，双轨管理是指将纸质档案与电子档案有机结合起来使用，从而实现提高信息保存率的目的。但是在实际的人力资源信息系统管理工作中，纸质档案仍旧还占有重要地位，发挥的作用十分重要，因为电子档案管理保存的一些信息并不需要常常进行更新，因此也就可以直接采取纸质保存的方式。

4.系统的安全性问题

一般来说，档案管理都不是公开的，需要在保密状态进行。因此在设计与实践医院人力资源信息系统的过程中，还要做好数据安全管理方面的工作，需要建立一个完善健全的安全体系，确保人力资源信息系统的安全性。同时，还要提高工作人员的保密意识，加强训练工作人员的保密性，防止因为人为因素引起档案数据泄露的问题，影响到医院人力资源信息系统的安全性。

综上所述，隨着社会现代化建设步伐的不断加快，人力资源信息系统的出现是必然的，也是研制开发系统的最高目标。医院作为社会的基础设施，具有为社会公众提供医疗服务的职责，其人事档案管理的水平与效率作为影响医院服务质量的一个重要因素，必须要严格保证医院人事档案管理工作的质量。这也就要求要进一步完善医院人力资源信息系统，做好医院人力资源信息系统录入数据的工作，加强管理系统录入人员，不断提高系统录入人员的主动意识与服务意识，并借鉴西方发达国家先进医院人力资源信息系统的相关知识，结合我国医院的实际情况，对人力资源信息系统加以创新，实现我国医院整体实力的上升。