大数据时代基于云会计的企业库存管理研究

马殷春

摘要：库存管理作为企业生产、计划和控制的基础，为企业的生产管理和成本控制提供重要依据。基于云会计的物联网和大数据技术能为企业搜集、分析、处理前端数据，对企业科学、高效的库存管理提供了支持。本文阐述了库存管理的概念、必要性及其所面临的问题，从理论上指出云会计较之于传统会计的优越性，重点分析了采购入库、仓存管理、销售出库三个方面的操作流程，指出大数据时代基于云会计的库存管理框架构建，必然会导致企业库存管理方式的改变，提高企业的经济效益。

关键词：库存管理 云会计 案例分析

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2016）15-0051-03

库存管理影响企业的生产管理和成本控制两个环节，是维持企业正常生产经营不可或缺的一部分。与此同时，库存管理还是物料管理的核心部分，需要及时反馈物料的仓储情况和流向。对于当今的企业来说，身处互联网高速发展的年代，只有通过网络化的视角进行物流管理，及时获取物流信息，才能真正意义上地提高企业的核心竞争力。而云会计凭借其效率高、易于拓展、成本低廉、可定制性强等优点，受到了中小企业的广泛关注。企业以云会计技术为基础平台，借助物联网，可以实现智能化识别物品、实时定位、全程监控和及时管理等功能，为企业的大数据决策提供了数据支持。云会计、物联网等技术保证了货物信息更新的及时性，而大数据分析中心则是企业库存管理决策科学性和合理性的技术保障。

一、企业库存管理的必要性

（一）库存管理的概念

庫存管理又称在库管理或存货管理。企业根据现阶段的经济需求，结合库存论的理论指导（例如：是否存在不允许缺货等特殊要求）和当前的库存拥有量，推测出库存需求量和订货量的合理范围。简而言之，库存管理有助于经营者了解企业当前的库存量，并对何时订货、一次订货的数量、如何合理降低库存量和提高存货周转率等问题进行决策。

（二）库存管理的作用

库存管理是企业物流各个环节的调节剂，它能使物流畅通无阻。因此，为保证正常经营，库存管理业务已然是各行各业不可或缺的一部分。在企业生产经营的过程中，库存调节贯穿于采购、生产、销售的全过程，这些环节正是因为库存的作用，实现了相对的独立。但在现实生活中，由于目标的不同，库存管理部门和其他部门往往不能达成一致。所以，为了使库存管理达到最优化，企业经营过程中的各个部门既要有效发挥本部门的功能，又要以实现整个企业的利益为最终目标。

二、库存管理系统及其面临的新问题

（一）库存管理系统的功能分析

1.用户管理与维护管理

系统需要为企业管理者和决策者提供相关的数据和信息，来帮助他们顺利实现企业管理和事务决策。用户管理的权限是指企业专设岗位，通过专业人员管理和维护企业系统的运作，检控数据流通情况，确保其保密性，实现系统安全、可靠、高效地运行。而维护管理是指数据库数据的恢复、备份等能够保证数据安全性的相关维护管理工作。

2.入库管理

企业的库存入库不仅来源于采购入库，也应包括用户退货入库、生产用退货入库、货物的转移入库等方面。库存入库管理的目的便是将上述入库库存的相关信息分门别类地输入系统，包括其来源、入库原因和储藏方位，并在必要的情况下及时进行修改或删除。

3.出库管理

库存出库管理的概念与入库管理的概念相对应，但它主要管理的是出库的零部件和产成品。出库的原因多种多样，包括生产领用的出库、维修用料的出库、转移存储的出库、货物销售的出库等。因此，该项管理系统同样要对出库的零部件或者货物进行信息输入、记录和维护，对其出库原因、经办人以及出库的数量要有明确记录，并且仓库管理人员还需及时更新系统中的信息。

4.仓库管理

货位管理、货物专场管理、货物修复管理、货物毁损管理和货物报废管理均属于仓库管理的范畴。仓库管理有效地加强了对半成品和成品的管理以及仓库中其他零部件的管理。因此，仓存管理对货物数据的录入、修改和数据的时效性有着更高的要求。

5.库存查询系统

由于系统初设阶段，每个岗位分配的权限不同，导致其所能执行的操作权限和可查询信息的范围也相应不同。比如，不同的部门查询的范围不同，并且上级的查询权限往往要大于下级，承担的责任也相对大一些。库存查询系统有助于企业管理和决策者决策，所以它对信息的准确性和完整性要求相对更高。

（二）库存管理的新问题以及新需求

宝洁公司在对旗下某产品进行调查时发现了一些比较有意思的现象。虽然该产品的顾客需求量和零售量波动均不大，但在其供应链的运作过程中，上层供应商会比下层供应商储备更多的库存量。零售商根据预测的顾客需求向批发商订货，因为是提前订货，所以零售商在考虑平均需求的基础上，增加了一个安全库存，这样就使得顾客需求的变动性要小于零售商需求的变动性。而上层批发商并不能获悉顾客的真实需求量，只能根据下层零售商已发出的订货单草拟购货计划，向上层制造商发出订货。因此批发商在下层零售商的订货基础之上，又增加了一个风险库存。由于零售商本身已经在顾客订单平均需求的基础之上增加了安全库存量，批发商为了实现与其同等的服务水平，就不得不持有更多的安全库存量，这也使得需求变动性的波动幅度越来越大。不仅如此，该产品的分销商向宝洁公司预购货物时，其订单的波动程度远大于零售的波动程度。总之，越是处于供应链上层的零售商或者分销商，其对商品的需求波动幅度就越大，这种现象被称为“牛鞭效应”。且越是上层，库存积压问题越是严重。相对的，库存成本也存在大量的不必要增加、供求关系也很难达成一致，供应链管理没有实现降低库存成本的目标。

因此，为了解决大量数据处理困难并且不能共通而带来的超负荷费用和连锁波及等问题，我们迫切需要构建一种既能满足大数据处理又能支持数据共享的新平台。

三、大数据时代云会计对库存管理的影响

（一）云会计的内涵

云会计（Cloud Accounting）根据字面意思解释就是会计和云计算的结合体，是云计算技术在会计操作方面的应用，云会计不但能够高效地完成原本传统会计专业工作，还能够对数据进行分析和预测，帮助管理层更有效地控制企业的经济活动，从而提高企业的市场占有率和经济效益，从云会计的用户和服务商两个维度分析，能够更加全面地理解云会计的内涵。

1.云会计的用户

用户能够通过云会计平台获取本企业的所有会计信息，在此过程之中，用户无需下载安装云会计软件，也无需存储相关应用数据，更不需要购买云会计软件的版权。一切活动均由互联网作支持，虚拟平台作框架，用户只需对自身使用的服务应用付费，因而成本十分低廉。企业原先应用的会计系统在使用云会计之后均仍可使用，并且由于云会计平台强大的功能，会计处理将会更加方便和及时。

2.云会计的服务商

服务商负责研究和开发云会计方面的新应用，促使云会计平台与企业原有的会计软件相互契合，并力求做到无缝交接。此外，为了使云会计平台可以高效、持久的运行下去，硬件设备的日常维护和软件系统的更新升级都是由云会计服务商来完成的。

（二）云会计的应用

企业可以根据自身需求选择云会计服务，也就是说云会计服务相对的模块化，不同行业和规模的客户可以自行选择适合自身的模块来使用。企业只要按照选择的模块和使用模块的时间向云服务供应商付费，还能根据服务的满意程度对其进行评价。后期的硬件维修和软件升级均由云会计供应商来完成，企业无需亲自解决。不仅如此，企业还能通过云会计环境寻找更为优质的供应商，开发潜在的客户资源。监督机构也能透过云会计平台获取各个企业的相关信息，更加合理地分配社会资源。

云会计改变了传统会计录入和输出会计信息的方式，纸质凭证也被电子数据所代替。当然信息录入的方式也不仅限于电脑录入，一切能够接入互联网的设备（例如：手机、平板等）都可以录入会计信息，这就使得会计信息的更新速度成倍增加。相对的，企业决策者也能通过这些设备及时准确地了解企业当前的状况并作出处理。

由是可见，云计算技术以互联网为基础平台和信息传递渠道，在节约信息传递和处理时间的同时大幅提高了企业会计人员的工作效率，也使得实时更新会计信息成为可能，更帮助了企业管理者作出决策。云会计的运用使得信息的使用和传递摆脱了传统会计环境下的简单的、静态的二元关系，进而转向多元的、动态的、相对复杂的关系网络。从本质上看，云会计改变的不仅仅是企业内部或者债权、债务人之间的信息交流的方式，也改变或者即将改变企业与金融机构之间，甚至企业与消费者之间的信息沟通环境，为企业搭建了一个更为广阔的信息平台。当然，随着云会计技术的逐步普及，企业管理者对会计信息的质量要求也会大大增加。

（三）云会计对库存管理的影响

1.云会计使库存管理的成本更低廉

在确保企业经营需要的前提下，最大限度地降低库存成本是企业库存管理的目标之一。存货短缺不能满足正常的生产和销售需要，将给企业带来一定程度的经济损失，而存货淤积也将给企业带来额外的费用支出。不管是哪种情况都将影响企业盈利。以物联网为基石、大数据分析为核心技术的云会计平台，能够解决数据来源和共通问题。仓管部门根据大数据分析中心提供的数据，结合相关的客户偏好数据，能够达到库存管理的最优化。

2.云会计使存货控制系统更精确

很多企业为提高运作效率，采用了即时制库存控制系统（JIT）或ABC 控制系统进行存货管理。JIT系统对于处理的及时性要求极高，一旦供应商未能及时供货或者准备成本不足，不光整个生产流程会断裂，企业的销售也将受到波及，最终造成巨大损失。云会计系统中运用的物联网技术恰恰可以帮助解决JIT系统所面临的问题，它利用射频识别技术（RFID）录入商品信息，并通过物联网向企业反馈货物信息。企业和供应商均可通过云会计平台获悉企业当前的存货数量。在数据显示库存不足的情况下，物联网会及时把信息传递给企业，提醒其补给库存，企业根据计划需求向供应商发出订货单。这样便在节约库存成本的同时确保了供应的及时性。对于ABC控制系统，云会计平台先根据企业需求，对先前的各类存货数据进行大数据分析，然后与同行业或者相关行业的历史数据进行横向对比，这样就可以更加合理、科学和精确地区分A、B、C三类存货。

3.云会计使库存管理更智能

不同的消费者有不同的需求偏好，不同的需求偏好使得企业库存商品的种类和数量也不尽相同。针对消费者的需求，大数据分析中心将会拟定存货调整方案。企业管理层根据该方案选定最优调拨仓库，进行商品调配。如果有消费者在网上购物，云会计平台将会自主选择就近的且当前有该商品库存的仓库，智能化生成订单并向该库存点发出发货指令。云会计平台会及时更新物资信息，即使中途出现意外情况，企业也能立即获悉，及时采取应对措施，确保物资的安全性，降低了企业的风险成本。

四、大数据时代基于云会计的库存管理框架构建

库存管理需要及时准确地反映企业的物流状况，并为成本控制和生产管理提供依据。企业要实现库存管理信息的及时更新，就需要实时对货物的信息进行采集、分析和处理。企业通过云会计技术平台中的大数据处理技术（如：Storm、Hadoop、Pentaho BI 等）获取数据，然后用数据挖掘与分析技术（如：ODS、DW/DM、OLAP 等）提取企业库存管理决策数据。其中，大数据分析中心分析库存管理的入库、调拨、出库等信息，并用这些信息支持库存管理模块处理，为采购入库、库房调拨、销售出库阶段及时、精确的决策提供了保障。

（一）采购入库

首先，采购部门根据公司所接到的订单以及订单描述的服务内容或生产周期、具体交货时间等进行系统分析。利用PDM系统，生成物料需求计划和采购單，再由供应商管理平台针对以往企业采购数据以及企业对供应商的信用评定、供应产品质量评定、供应产品价格评定等的综合指数进行系统分析，生成最优供应商名册。然后，企业管理层通过决策支持系统，及时作出处理，并与供应商签订采购合同、同时下达订购单，待供应商确认后发出商品。从供应商发出商品到供应商品进入本企业仓库的整个过程，射频识别技术（RFID）贯穿其中。RFID扫描录入供应产品的规格、型号等信息。企业通过物联网实时关注物流动向。最后，企业通过电子结算平台核对商品信息无误后，验收入库，入库数据会通过WM5系统进入采购部门信息库。

（二）库房调拨

库房调拨阶段，仓储管理部门根据销售订单，通过SRM/VMI平台，向企业各仓库发出调拨请求信息。例如，当甲仓库库存水平无法满足当前的订单需求时，云会计系统就会自动调节调拨方式，即乙仓库和丙仓库会调拨一部分库存给甲仓库，以补满其需求量。云会计系统借助RFID技术和物联网，能够随时获取企业各个仓库的库存信息。特别是当某一个仓库发生存货预警时，大数据分析中心将会反馈、请求调拨信息，并及时作出调整。请求调拨信息结合费用管理平台的最小费用策略和决策支持系统的完全共享策略，拟合出最优调拨方案，并把信息下达给各个仓库，以此实现存货之间的相互补给。调拨结果由电子结算平台通过WM5系统反馈给仓储管理部门。倘若仓库之间的调拨仍然无法满足当前的库存需求，或者一旦实施调拨会使成本过高，那么这些分析数据将返还给决策支持系统，然后由管理层来作出处理。同时，其调拨失败的结果仍会通过WM5系统反馈给仓储管理部门。在此过程中，云处理为各个仓库的信息共享提供了技术支持，物联网则为企业及时掌握各个仓库的信息提供了有力保障，大大节省了成本与时间。

（三）销售出库

企业的销售出库，由销售部门通过决策支持系统确认客户订单并向仓储管理部门仓库下达出库指令。当仓储管理部门接收到出库指令之后，利用RFID技术将带有条形码货物扫描录入，然后将其发往指定地点，电子结算平台会根据录入的数据及时更新仓储管理部门的数据库。而货物的地理位置和其他信息等将由带有RFID技术的物联网，通过电子结算平台和WM5系统反馈给销售部门。销售部门根据收到的物流信息确保货物的安全运输。最后，当货物到达合同指定的地点后，销售部门确认收到到货信息，整个出库过程就结束了。

五、结语

对于大数据的应对和处理能力已然成为企业核心竞争力的一项重要基础指标，它为企业管理者的决策提供了技术支持。大数据处理、云会计和物联网等技术可以为企业搜集数据、进行分析、提供处理方案，并与同行业和相关行业的数据进行横向对比，这些是传统会计模式远不能够做到的。因此，云会计技术的发展和运用，必然会导致企业库存管理方式的改变。当然，处于新生期的云会计技术仍然有许多问题有待解决。期望本文的研究可以为企业库存管理的研究和会计技术的应用提供新的思路。

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责任编辑：孙 瑶