智慧档案馆建设的分析及思考

杨静

摘 要：为了推动档案馆朝着智能化方向建设，提升档案的管理和利用效率，本文在分析智慧档案馆概念和特性的基础上，对智慧档案馆和数字档案馆进行比较，然后分析智慧档案馆未来的发展，希望对智慧档案馆今后的建设有一定的借鉴意义。

关键词：智慧档案馆；数字档案馆；未来发展

智能化信息技术的发展，让人们进入智慧时代，让高科技无处不在。借助智慧科技，人们的生活变得更加快捷，工作效率有了明显提升。目前，国内外都开始尝试智慧档案馆的建设，以实现对档案信息精准的利用与开发，智慧档案馆势必是未来档案馆发展的方向。所以，做好智慧档案馆建设理论方面的研究，有着非常重要的意义。

1 智慧档案馆的概念与特性

智慧档案馆指的是智慧管理技术应用的档案馆。从功能的角度来看，智慧档案馆属于数字档案馆的提升与发展，是基于智慧技术的信息化档案馆形态，在已经拥有数字档案馆的功能基础上，应用智慧管理技术，确保其功能能够更加智能与智慧[1]。

智慧檔案馆的智慧，并非是在管理当中拥有人类的思考、理解或者是决策的意识，而是智慧档案馆的信息系统能够根据预设的流程和模型，从而进行自主的感知、分析信息、记忆、识别，从而做好控制运行、评估业务、预测趋势等一系列具体人类思维特性的行为，从而完成相应的档案工作任务。因为智慧档案馆本身的智慧特性，同时只能够采取数据分析的行为，所以，在能力方面还达不到替代档案人员的程度，所以，只能够满足“智慧”，而不是兼顾“智慧”与“能力”的“智能”层级。

要实现智慧档案馆的基本功能，首先需要对“智慧”这一特点加以关注，在全过程的档案管理中，始终需要将智慧化这一发展目标完全体现出来，从而实现档案的智慧收集、智慧管理、智慧存储、智慧服务等功能。通过这些功能，不但有利于档案管理效率的加快，同时也可以实现档案管理的智能化。在档案管理的整个过程之中，想要将智慧档案馆的基本功能实现，必须要从档案刚进馆开始直到存储利用，全过程地建立相应的管理系统，实现全方位的档案管理，这样才能够加快档案智慧化管理的进程。只要能够有效的控制档案的全过程管理，就能在现有资源合理利用的基础上，实现档案管理的可持续发展。

2 智慧档案馆与数字档案馆的比较

（一）先进科技

智慧档案馆和数字档案馆都属于信息技术下的产物，从根本上来看，数字档案馆的技术基础更多是为了满足传统档案馆信息化的要求。所以，数字技术才是数字档案馆的核心。运用数字技术管理的数字化档案资源，缺少彼此之间的联系，对于反馈档案管理工作的作用不大。而智慧档案馆的核心是感知技术，主要是通过自动控制技术、物联网以及云计算等实现智慧化的服务和管理。当然，数字档案馆的数字技术也不能抛弃，可以成为智慧档案馆建设的前提条件和技术支撑[2]。

（二）服务为先

数字档案馆的对外服务仅仅局限于在线检索、在线咨询以及在线查档等业务。在应用的设置上，更多是基于档案馆自身来进行的，很少能够融入公众的实际需求。所以，基于用户为中心的知识服务才是档案管理工作开展的基本，这也成为智慧档案馆建设的目标之一。为了，就需要围绕利用者，结合云计算，开发多渠道、多平台的应用系统，同时在配合上数据挖掘的运用，预测需求导向，做好利用者实际情况的分析，从而实现用户的个性化服务；最后，值得一提的是，虽然通过运用数据挖掘技术，可以分析并预测用户浏览记录和IP地址等，获取拥有价值的隐藏信息，但是就档案工作者而言，提升信息能力和信息素养，才是解决服务为先的突破口。

3 对智慧档案馆未来发展的思考

（一）整合资源、便捷服务

传统模式下的档案资源服务是基于用户主动提出需求，然后由档案馆根据用户的需求来提供档案资源，其服务过程中是从档案馆到用户的单一传递模式，更多关注的是馆藏。随着档案馆藏之中各类数字资源占据的比例逐渐升高，用户个性化需求也在逐渐增多，智慧档案馆需要通过数据挖掘、信息集成以及数据分析等一系列的方式，整合丰富的数字档案资源、元数据资源以及网络资源，从而提供多样化的用户信息服务。这种功能就是通过智慧档案馆的资源发现系统得以实现的，该系统的应用能够对数字档案资源进行充分合理的整合，同时，对档案系统内部的不同服务平台也能够实现相互的融合，从而打造智能化档案数字资源获取同服务功能之间的相互融合，最后再通过一站式的服务平台，就能够让用户获取全方位的数字档案资源需求。

（二）移动互联、泛在服务

随着移动网络技术和信息技术的不断发展，档案馆的服务对象、服务内容以及服务范围、服务技术和服务空间都得到根本上的变革。智慧档案馆利用物联网、无线宽带网、物联网以及移动通信设备，从而为用户提供一个档案信息的服务环境。目前，作为覆盖人群，使用方便的移动终端，因为其不受时空限制，使用便捷的特点，逐渐成为人们信息获取最重要的工具，无论是在任何地点、任何时间，用户都可以采取多种方式来发现信息并获取信息。智慧档案馆的服务属于一种无缝的、动态的、交互式的信息传递以及知识传播，将智能移动终端、数字电视以及计算机作为传播媒介，最大限度的提供用户快捷、方便、无障碍的档案信息服务以及资源服务[3]。

（三）知识组织、智能服务

未来的档案馆服务所面临的问题并非是用户增长需求和档案信息资源的匮乏之间的矛盾，而是档案信息资源的无序、泛滥以及存在用户之间的选择与获取矛盾等一系列的问题。作为档案馆，就应该提供更方便、更准确、更人性化的服务。作为智慧档案馆，需要做好现有档案管理系统以及服务系统的升级与完善，这样才能够形成新一代的档案馆服务系统，这一系统最主要的功能表现在：第一，全媒体资源管理能力。传统模式下的档案管理主要对象是纸质馆藏，但是新系统的出现，除开纸质馆藏继续支持之外，还将数字馆藏生命周期管理纳入其中，形成了电子资源的管理系统，从而将其进化成为统一的资源发现系统，这样就能够满足智慧档案馆的发展要求，同时还能够为档案业务管理以及信息服务提供资源管理的平台。第二，全网域的资源挖掘能力。传统模式下的档案管理系统，是将档案馆的业务管理作为其出大点，更加看重流程的规范化，档案的检索系统能够提供读者主要的工具，而新系统主要是基于用户的需求来进行设计，强调的是档案资源的统一揭示以及档案资源的挖掘能力，当然，不仅仅是馆藏资源的发现，更多的是对用户需求有着直接关联的文献资源以及网络资源的发展。第三，智慧化的服务能力。传统的档案服务系统的设计都是为了满足用户实际的需求，但是新系统则是通过数据技术以及RFID技术，从而实现对用户需求的智能服务、自动感知，这一个系统会实现用户需求与资源组织之间的动态关联，从而为用户提供一个智能化、个性化以及自动化的服务模式。

4 结语

总而言之，随着档案的信息化发展，智慧档案馆已经成为必然产物，属于档案馆更为高级的形态。建设智慧档案馆是一个长期而又复杂的过程，面临着很多技术与非技术问题。当前的智慧档案馆建设仍然缺乏理论研究和法律规范，更急需加强顶层设计和政策支持。在今后的智慧档案馆建设中，还需要以研究来配合其发展，才能够实现智慧档案馆的真正进步和健康发展。

参考文献

[1]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（02）：68-70.

[2]蔡碧莹.智慧档案馆建设探析[J].城建档案，2016（06）：17-20.

[3]杨来青.智慧档案馆建设关键技术研究与应用[J].中国档案，2016（07）：66-67.