新时期档案馆档案利用工作存在问题及对策研究

夏怡

摘 要：本文从档案利用数据、档案利用目的、档案利用特点三方面分析2015年青浦区档案馆档案利用基本情况，从中梳理出档案利用工作存在的主要问题，并针对问题结合工作实际，提出推动青浦区档案利用工作稳步发展的意见和建议。

关键词：档案利用；民生档案；数字化

档案馆是国家重要的档案信息资源存放、保管和利用中心，档案利用是档案馆得以存在和发展的基础，是档案价值得以实现的基本途径。档案利用工作即档案部门为满足社会利用档案的需要，向用户提供机会和条件的工作。本文通过对青浦区档案馆2015年度档案利用工作的多角度分析，旨在发现问题、解决问题，为民众提供完善的档案利用服务奠定基础。

1 档案利用基本情况分析

（一）档案利用数据分析

从查档数量上看，2015年区档案馆档案利用总体呈稳步增长趋势，共接待查档者12047人次，同比增长8.6%；利用档案12815卷（件）次，同比增长8.6%，平时工作日日均接待50人次，利用档案约53 卷（件）次。如图一、图二所示：1月和12月查档量（包括档案利用卷/件数和人数情况）同比增幅较大，12月份查档量达到全年最高值。由于农历春节放假的影响，2月查档量处于最低值。

从查档门类上看，如图三所示，查询量较大的包括婚姻档案、社员建房、独生子女档案、干部任免档案，其中婚姻档案所占比例将近50%。其他档案如工资单、退伍证明、政府发文、环评等也占一定的比例。

（二）档案利用目的：

1、婚姻档案：一是补办证件，市民遗失结婚证或离婚证，需要重新补办的，必须调取原始申请材料方可补办；二是用于房屋交易方面，根据2013年“国五条”相关规定，房产过户、交易、继承等，均需出具婚姻档案证明；三是办理户口、户籍等事项，依据上海市落户相关政策规定，对符合条件可申（迁）报户口的外地配偶，需要提供婚姻档案证明。

2、社员建房档案：一是旧房翻新。农村宅基地旧房翻新，需要调取旧房的建房批复单进行新房的审批和报备；二是动拆迁。随着地铁17号的建设推进和西虹桥商务辐射区的拓展，青浦区徐泾镇、重固镇、华新镇等村镇大范围动拆迁，村民需要调取宅基地批复单以获得相应补偿款。

3、其他档案：区属企业部分职工为获取养老金、住房补贴等，调阅本人在原单位的工资单；市民为在退休前获得独生子女补贴，调阅独生子女档案；2015年政府建立干龄补贴机制，农村集体退休干部可调取本人干部任免档案以获得相应补贴。

另外，机关、企事业单位查档主要集中在办理相关业务，如企业调取环评档案、立项批复居多。司法部门（法院、检察院）、律师事务所为办理相关案件、纠纷，调阅相关土地文件或当事人婚姻档案等材料。部分市民、高校师生为进行学术研究，调阅大量档案和翻看各乡镇地方志。

（三）档案利用特点：

1、受国家政策影响波动大

2015年下半年国家出台降息等利好政策，购房需求逐步释放，这在一定程度上导致婚姻档案调阅量保持较高水平。同时期，区规土局下发《青浦区农村地籍更新调查实施方案》，要求各乡镇陆续开展农村集体土地权属状况调查，社员建房档案调阅量增加。年底，国家出台全面实施二胎政策。遗失独生子女证的居民纷纷前来调取独生子女档案。仅12月独生子女档案调阅量同比增长超600%以上。

2、数字化利用率高

档案信息化是顺应时代发展的客观要求。全年，档案利用数字化率高达99%，基本实现档案数字化调阅工作，这一目标的实现极大地提高了工作效率，节省了大量的人力、物力和财力，同时也在一定程度上保护了实体档案。

3、社区事务受理服务中心接待量提升

2012年民生档案服务平台在全区11街（镇）社区事务受理服务中心正式开通，极大方便广大居民就近查阅婚姻、独生子女、社员建房等民生档案。2015年民生档案服务平台共接待2480人次，同比增长15.9%，其中跨馆出证100人次，同比增长85.2%。

4、民生档案利用量大

民生档案与百姓切身利益息息相关，查询量占总量的80%以上。目前，可供查询的民生档案包括婚姻档案、独生子女档案、社员建房档案、再生育档案、工伤认定档案、知青子女入户、知青子女返程档案八类。

2 档案利用工作存在问题

1、信息沟通不畅。

档案馆与其他单位业务部门信息沟通不畅，一些单位业务部门不十分了解档案馆馆藏类别、办理流程和業务范围，对前来办理某项业务但缺少必要材料的市民，无法提供正确的指引，市民往往来回奔波，浪费大量精力和时间。

2、数字化档案馆检索不精准。

当前，数字化档案馆查询的唯一途径是关键词检索，主要是以输入当事人姓名为主。在档案扫描、挂接数字档案阶段，工作人员都是手动输入目录，年代较早的档案由于字迹潦草不易辨别，往往手动输入目录存在误差，影响检索的精准度。

3、信息化平台运行不稳定。

档案查询电子化、信息化在查档变得快捷的同时，也存在技术不稳定的问题。查档窗口往往因电脑或网络不稳定，存在技术障碍，严重影响查档效率。

3 完善档案利用工作意见建议

1、加强与涉民单位联动，积极整合民生档案资源。

民生档案是社会公民最关心、最直接、最现实的原始记录。随着经济社会的发展，百姓查档维权的需求越来越大，2015年民生档案利用量占据档案利用总量的八成以上。可见，积极做好民生档案资源整合工作是今后档案利用工作的重要方面。一方面，区档案局要加强与各镇政府档案室、派出所、区市场监管局（工商）档案室、区城市规划管理局城建档案室、区劳动和社保服务中心等涉民单位部门信息沟通，理清各单位部门档案查阅门类，同时加大信息宣传，让其他单位和部门了解档案馆馆藏档案门类、调档手续和流程，为前来办事的百姓在调取所需档案方面提供正确的指引。另一方面，优化馆藏结构，整合馆藏资源。根据国家档案局第9号令的有关规定，在制定各单位的归档范围和保管期限时将涉及百姓就业、社会保障、住房、困难救助等与民生息息相关的档案纳入其中，通过拓展档案接收进馆范围，加大民生档案材料监管、收集的力度，从源头上把关，把涉及百姓衣食住行的各种民生档案收集齐全、保管规范，为档案利用工作提供夯实的物质基础。

2、借助信息化，探索档案利用工作新方式。

在“互联网+”战略背景下，充分运用信息技术并借助网络平台是开创档案利用工作新局面的关键所在。第一，继续加强数字化档案馆建设。以“实用”为导向开展档案数字化，即根据“利用优先”的精神来确定档案数字化的轻重缓急，将“价值高、可公开、易检索”的馆藏档案全宗优先数字化。同时，为发挥档案信息化建设最大效能，应严格对照《数字档案馆系统测试办法》要求，全面开展数字档案馆系统测试工作，找准不足和问题，尤其是进一步优化检索系统，提高查档搜索的精准度和便捷性。第二，完善青浦档案信息网并借助新媒体开设便民新渠道。一方面继续完善青浦区档案信息网，通过档案网站介绍有关部门职责、馆藏内容、查档途径、服务项目等内容；另一方面充分利用新媒体（微信、微博等）便捷性和互动性等特点，建立青浦档案局公众号，以新颖的内容和高效的查阅方式，创新档案利用工作。第三，推动民生档案服务平台稳步升级。为了更好地发挥民生档案服务平台惠民、利民、便民功能，需要做到：一是适时增加民生档案查询种类。在百姓查档量不断增加的背景下，可根据实际情况，结合百姓需求，在原有的基础上，增加民生檔案查询种类；二是加大宣传，提升民生档案服务平台知晓度。在全区各村（居）委会设立宣传点，主动介绍社区事务受理服务中心可供查询的民生档案类别和所需证件、资料，方便百姓查档。

3、双管齐下，推动档案人员队伍建设。

档案人员的业务能力和工作态度直接关系到档案利用工作的质量和效率，必须予以高度重视。第一，要加强档案工作人员业务能力培养。定期开展岗位业务知识培训，学习包括《文件管理》、《档案管理》、《科技档案管理》等七门基础课程，对所有科目考试合格者颁发岗位业务知识培训合格证书。同时，根据档案工作重点和难点，定期开展继续教育工作。一方面，针对民生档案服务平台技术升级，组织全区各社区事务受理服务中心查档窗口工作人员开展培训，详细讲解民生档案服务平台使用流程和操作规范，并建立微信群、QQ群，及时帮助解决在实际操作中遇到的问题；另一方面，在知识爆炸的现代信息社会，知识的老化速度呈几何级数上升，档案部门工作人员要紧跟时代潮流，及时调整自己的知识结构，树立终生学习的新理念。可以结合社会热点事件，邀请专家学者开展内容丰富、形式多样的讲座，不断拓展档案从业人员的眼界。第二，档案工作人员要自觉夯实工作基础，积极提升自身综合素质。在工作能力上，发挥刻苦钻研精神熟悉馆藏资源，了解库房档案分布情况，熟练掌握数字档案馆查档系统，提高查档精准度。另外，提高对政府在民生方面新政的敏感度，民生政策的变往往会引发新一轮查档热潮，档案从业人员必须做好相关准备工作。在服务态度上，认真践行区档案局制定的《接待利用窗口服务公开承诺》，以饱满的工作热情和耐心细致的工作态度满足群众查档需求，对现场查询手续齐全明确的，受理后及时办结不拖沓；对无法现场办结的，必须详细说明原因并提出合理建议。

参考文献

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[2] 丁云霞.民生档案创新利用服务机制探索[J].唯实，2010（3）.

[3] 杨飞.数字环境下民生档案服务策略选择[J].学理论，2010（20）.