浅谈人事档案与文书档案的关联与设想

摘 要：随着科技的飞速发展，信息化管理的建立，无论单位或个人对信息的查阅需求量也日趋增大。档案的查阅利用是取得信息的一个重要途径，档案不仅对单位，也与个人工作生活息息相关。档案的数字化管理是未来档案管理的必然趋势。建立一套完整的档案管理系统是解决档案数字化的关键。

关键词：浅谈；人事档案；文书档案；关联；设想

1 北京电力建设公司（以下简称北京电建）人事档案及文书档案分类及联系

1.1 北京电建干部人事档案分类

北京电建是中国能源建设集团有限公司的下属单位，中國能源建设集团自2015年至2016年遵循国资委要求开展了干部档案的专项审核工作，我参加了此项工作。目前干部人事档案分为十大类，简单来说：第一类：履历材料，第二类：自传材料，第三类：鉴定、考核材料，第四类：学历学位、职称学术和培训等材料；第五类：政审材料；第六类：党团材料，第七类：奖励材料；第八类：处分材料：第九类：工资、任免、出国、会议等材料，第十类：其他类（体检表、报到证、合同等），经专审工作后发现，内容缺失较多的是第四类、第七类、第八类、第九类及第十类中必须有的报到证。于是，人事档案管理人员查找文书档案中相应的原始材料补充入人事档案中，这项工作的工作量相当大。

1.2 北京电建文书档案分类

目前北京电建的文书档案根据《电力工业企业档案分类规则》分为六大类，0大类：党群工作（党群工作综合、党务工作综合、组织工作、纪检工作、宣传及统战工作、工会工作、共青团及青年工作、协会及学会工作），1大类：行政管理（行政管理综合、行政事物、武装保卫、监察、医疗卫生、后期福利、外事工作）；2大类：经营管理（经营管理综合、计划统计、物资管理、多种经营），3大类：生产技术管理（生产技术管理综合、规划及基建管理、生产管理、施工管理、安全环卫、科技管理、质量管理、标准计量、信息工作），4大类：财务管理（财务审计综合、财务管理审计工作），5大类：人事劳资（人事劳资综合、机构及编制、人事管理、劳动管理、工资管理、教育培训）。人事档案需要补充的内容大多在文书档案的0大类和5大类中可以查找。

2 北京电建人事档案和文书档案缺陷与原因

2. 材料收集不完整

人事档案方面，由于北京电建人事档案无专职人员管理，兼职人员缺乏，造成在工作过程中形成的干部人事档案经常未能及时归档。

不仅是人事档案，文书档案在内容的收集上也有欠缺，主要是部门有些人对档案缺乏应有的重视，对档案管理工作理解不够，为了自己部门利用方便，有部分重要文档未及时归档，致使其他部门、下属公司或个人查阅此档案时有极大困难。例如：一些项目部获得的各机关的荣誉证书，都留存在承建的分公司，使得其他部门、分公司投标时或承建项目的主要负责人在需要此项业绩时，档案室也无法提供材料。

2.2 各部门间信息不够畅通

文书档案和人事档案之间有许多相互关联的材料，但是由于各部门各自为政，大家对其他部门的业务关心，信息不够通畅，所以例如任免、奖励等文档材料，未能归入个人档案中。

3 对于人事档案和文书档案相互利用与关联，引发的对档案管理的一些设想

3.1 完善档案的数字化建设势在必行

信息化建设是被我国列入经济社会发展的首要内容。而北京电建在档案的数字化方面相对落后。北京电建的文书档案是在2005年之前没有档案管理软件，档案是按“卷”装订的，2005年以后开始按“件”装订。加之更早的文件没有电子版目录，查询颇为费时费力。例如：近期调离本单位的某某人的干部人事档案在审核时发现前期材料缺失较多，但本人在搬家时又丢失了所有证书等，为了查询补充此人在1995年至2003年之间所有的任免文件和奖励材料，翻阅纸质档案，专人用了整整两天时间。故此，档案数字化势在必行。

档案进行数字化后，可以不必翻阅纸质档案，即对纸质档案起到了保护作用，又提高了使用效率。但是档案数字化工作，首先需要领导的重视，才可能投入大量的时间和精力去完成。我认为这种一次性付出是值得的，因为，一来老旧的纸张在翻阅是很易碎裂，翻阅不利于保护，二来，一次性投入将带来永久的便捷与高效。

3.2 对未来档案管理的设想

首先是在档案的数字化基础上，利用我们当今庞大的信息网络，可以把所有类别的档案相互关联起来。我们不妨设想建立一部完整的档案管理系统，此系统全国（直至全球）统一使用，分项管理，系统下设我们目前的各类档案管理分系统：人事档案系统、文书档案系统、科技档案系统、会计档案系统、声像档案系统、实物档案系统等，各分系统之间能互相关联，例如：人事的任免，在文书档案中已有发行的正式文件，人事档案分库里无需再次重复录入，只需点击与文书库相应的关联部位即可共享，奖励证书查询也是，从名字上与发证机关联查询，这样，就不存在人事档案的缺失问题了。相应的，此人简历中干过的工程，也可以点击与科档中关联的此项工程档案信息，便于对此人业绩进行评估。

当然，这只是我个人对未来档案管理及利用的一点设想，想要达到这一目标，尚需要用较长的时间做大量的工作才能完成，到时候，纸质档案将变得很少，而且不需要重复保存，纸质档案将基本不会查阅，只做备用和最重要情况发生是才会用到。

总之，档案的现代化是一项长期的、系统的、庞大的工程，需要各单位、各部门中的人人彩玉才能完成。我们都要重视档案工作，积极并主动参与，共同推进档案数字化的完善。把包括人事档案与文书档案在内的所有档案真正关联起来，共同发展。

参考文献

[1] 《干部人事档案工作文件选编》 中共中央组织部办公厅 2014.06出版（602-604）

[2] 能源部《电力工业企业档案分类规则》能源办[1991]231号

[3] 张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用 黑龙江档案2011.1

作者简介

孙飞平（1973-），女，汉族，河北省任丘市，大专，助理经济师，研究方向：档案管理，档案管理师。