高校资助管理信息化建设的探索与实践

毛秀元，贺孝忠

（吉首大学张家界学院，湖南 张家界 427000）

高校资助管理信息化建设的探索与实践

毛秀元，贺孝忠

（吉首大学张家界学院，湖南 张家界 427000）

随着社会的发展，信息技术已经融入到人们生活的各个方面.信息化建设逐渐成为高校建设的重要环节之一，而高校资助作为高校学生工作的重要组成部分，其本身庞大的数据量以及繁冗的校核程序都使得高校自主管理信息化的建设成为当务之急.本文就高校资助管理信息化建设的意义进行探讨，并结合现状，分析了资助管理信息系统的应用，同时针对落实资助管理信息化建设提出了建议和对策.

高校资助；信息化建设；实践；具体措施

现阶段为了推进教育的公平化进程，让更多家庭经济困难的学生能平等享受受教育的权利，我国高校已经形成了包括奖学金、勤工俭学、助学金、助学贷款、补助金和相关费用减免以及“绿色通道”等内容的相对完善的资助体系.但是我们也不能忽视在高校内时常发生的资金分配不均（如家庭真正贫困的学生因为部分信息缺失或自己对家庭经济状况的描述不准确而失去了获得助学金机会）或是处理效率低等现象.开展高校资助管理的信息化建设在解决传统资助工作开展所带来的缺陷上意义重大.

1 开展高校资助管理信息化建设的意义

1.1 减少资助金分配不合理现象

完善高校资助管理的信息化建设，能够一定程度上减少资助资金分配不合理的现象.资助管理信息系统可以将高校学生资助工作的相关信息以数字化形式加以保存、整理、归纳、运用和共享，它是规范高效资助管理工作的重要保障.通过建立完善的资助管理信息系统，学校能够将学生的所有信息通过该系统进行管理，并可建立学生网上个人申请资助制度，这样在进行学生资助工作认定的过程中可以考虑到每个学生的个人意愿，同时方便及时对专业、年级名额分配的问题做出调整；同时由于可以跳过收集统计信息的步骤，所以特别在分配助学金、助学贷款等内容时可以将工作重点集中到认定家庭经济普通困难工作上来，让资助资金的分配趋于合理，在维护学生权利、保证教育公平方面发挥着积极的作用.

1.2 提高学生工作办事效率

加强对高校资助管理的信息化建设，有助于高校提高相关学生工作的办事效率，减少反复信息收集、统计过程中可能造成的问题.近年来随着高校办学规模逐年扩大，同时学生在奖学金、助学金评定方面所需要统计的各项成绩、家庭环境等内容愈加复杂，学生的资助工作已经成为一项环节多、工作量大的系统工程.传统的高校资助管理需要首先通过各班级、专业、学院进行学生个人申报，再由学生工作办公室进行审校并根据名额进行复核等等；如果能够建立一套相对完整的高校资助管理系统以及信息数据库，将与学生资助的相关内容以数据形式进行保存，并且和学校教务系统和政府相关系统进行对接，那么在开展资助评定工作时可以节约大部分人力，同时提高了工作效率，保证了信息的准确度.

1.3 增加高校自主信息透明性

加强高校自主管理的信息化建设，能够使高校资助信息相对公开透明，也便于高校接受人民群众的监督.目前部分高校的资助资金分配存在着不合理的现象，其中主要是和评定程序不透明、学生信息造假等方面有关.如果不能及时对这种现象有所行动，那么很多学生会因为资助工作的不公平导致失去参与意识，甚至影响到个人的学习生活.通过将资助相关信息数字化并对部分认定结果提前公开的方法可以让更多学生亲自参与到资助评定工作中来，调动学生积极性的同时，也有助于学校接受外界监督，从而有效遏制资助金分配过程中可能存在的贪污腐败现象.

2 高校资助管理信息化建设的应用现状

在文献查阅以及了解部分高校信息的过程中，我们发现了在建设高校自主管理信息系统的过程中普遍存在的问题.经过归纳，笔者总结了三点主要问题：

2.1 信息录入效率低，信息准确度存在个体差异

信息化系统要求学生在申报时在线填写相关信息，但是由于学生对相关信息的掌握程度（如家庭地址、户籍所在地、父母工作单位及职务等）参差不齐，而且申请学生需要填报的信息过多且录入界面没有对文本、数字格式的限制，因而在审核时很多学生的信息不全面甚至会出现格式错误和填写错误，导致管理部门需要组织学生进行多次填报.

2.2 资助管理信息系统在多部门联系协调方面不够成熟

资助管理需要多个部门之间的协调运作才能充分实现其信息化功能.举例来说，学生的录取信息、成绩信息、民主评定成绩信息等分别有招生处、教务处和学生管理办公室统计保管；如果这些部门本身没有规范数据库或没有设置对接端口，那么资助管理信息系统就无法直接调用相关信息进行核实审校.

2.3 部分资助系统受限制于基础条件和系统维护等未能发挥应有功能

目前很多高校资助管理信息系统只实现了初步功能.这一点与管理系统硬件配套设施、系统构建不完善等有关.另外，由于目前高校内资助管理人员来自不同岗位，其专业背景和能力层次存在差距，因而在庞大的信息量面前会存在工作不协调的问题，导致资助管理信息化进程受阻.

3 进行高校资助管理信息化建设的举措

我们看到信息化建设在高校资助管理方面发挥着重要的作用，自上世纪九十年代以来，伴随着计算机技术和网络技术的发展与在国内的快速普及，我国很多高校已经建立了高校信息系统，如常见的教务管理系统等；在高校自主管理信息系统方面，很多学校已经开始尝试并取得了一定的成果.

首先，很多高校建立了完善的高校资助管理信息系统，并在其基础上建立了家庭经济困难学生的档案库.进行家庭经济困难认定的学生可以在申请时在线填写《家庭情况调查表》，明确学生姓名、性别、入学时间、院系专业以及受资助经历、家庭经济情况、籍贯、民政部门书面材料等内容，在相关部门在核查后直接录入数据库.这样可以避免对于学生资助信息的重复录入，同时也能够加快信息的处理速度；同时可以授权于部分管理人员以查询信息、导出数据的权限，实现资助信息的管理整体化、数据共享化，建立相关档案库，方便管理人员在进行认定时能够快速掌握学生情况.

其次，得益于高校自主管理信息化建设，传统的资助工作模式也逐渐发生转变.鉴于高校内计算机的普及和校内局域网的便利，部分学校已经落实网上申请奖助学金、进行家庭经济条件困难评定的工作.网络化申请能够省略传统工作过程中信息采集、录入的过程，学生信息可直接由学院进行统计审核，同时规范化的数据也能够让工作人员提高效率.

但是我们也应该认识到目前很多高校存在的问题制约了高校资助管理信息化的进一步落实.笔者分析认为，以下三点应该成为进行高校信息化系统设计的着重点：

3.1 重视高校各部门之间信息化工作的协调，规范数据库

管理信息系统作为系统化工程，本身就需要较长的建设周期和各部门有力的协调配合，而目前高校信息化缺少规范标准、共享机制的问题逐渐暴露，各部门应用系统独立使得信息难以达到互换性标准；不仅端口对接成为问题，数据不能共通也会给系统的维护带来困难.因此，首先学校内部应该构建规范化、统一化的基础平台，以便将学生的各方面信息整合到数据库中；各部门之间注重协调合作，明确信息化建设过程中各自的职责所在，为学校资助管理工作的科学化和规范化提供有力保障.其次，对于学生的录入信息，管理人员要对其中容易出现错误和填写不全面的地方进行归纳总结，及时通知各学院辅导员或学生代表，并给出相关信息的填写模板，减少学生们进行数据录入工作时的失误，提高管理人员进行数据统计和校核的效率，也保证了数据库内容的规范化.

3.2 建立良好的管理机制，重视管理队伍建设

新型资助管理信息系统的实施会使传统的管理模式以及处理方法有所改变.为了避免规章制度与资助管理信息化不配套的现象，高校需要根据管理信息系统的要求制订相应新型管理机制，从而避免管理人员因客观原因对系统进行不正常操作的行为；同时，管理人员的素质与管理信息化的落实程度息息相关，现阶段高校内部需要一批专业水平过硬、专业素质较高的管理人员来推动信息化的建设进程.高校在重视信息化建设工作的同时，也应该对包括资助管理、教务、学生工作、财务等部门的管理人员进行培训以提高其综合素质，并树立分工精确、责任到人的工作模式，提高相关工作效率，保证高校资助信息化建设进程的顺利开展.

3.3 注重与系统开发人员沟通以完善高校资助管理系统功能

建设高校信息化管理系统，我们也应从系统硬件和系统功能实现角度来做出改变.

首先，高校管理信息系统硬件配套设施的性能决定了信息资源共享能否顺利进行.如果基础硬件配套设施落后，必然会导致信息流通不畅、管理效率低下等问题，因而高校应该对各部门间过时的信息化管理硬件设施进行更新，保证管理系统能够正常、高校运作；同时，大部分资助管理人员对于计算机和网络知识的认识并不深入，因而系统设计需要由专业公司进行；专业公司设计人员如果对资助管理所需要的功能缺乏了解，那么双方必然会产生合作上的冲突.因而在进行系统开发和维护时，管理人员要和系统运维人员及时沟通，反应系统需要加强的功能，如在指引学生录入信息时对重要信息进行标示等等，通过不断地使用不断摸索并提出改进意见，实现软件的二次开发，并让系统的性能得到进一步优化.

4 结束语

高校自主管理的信息化建设作为教育信息化建设的重要组成部分，是一个需要探索、不断总结进步的建设过程.作为一项系统化工程，我们在落实信息化建设过程中需要树立与时俱进的资助管理理念，时刻分析现阶段资助管理信息化建设存在的问题，寻找问题形成的原因以及客观因素，并探索能够切实有效地开展高校资助管理信息化建设工作的对策.各高校也应该结合地区、学校特征，参考资助信息系统的规范化设计要求，建立起适合自己的一套新型高校资助管理方式，实现资助工作的高效、公开与公平.

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〔3〕张莉莉.高校档案信息化建设的探索与实践[J].产业与科技论坛,2012（24）：223-224.

〔4〕吕滋建.高校教学档案管理信息化建设的探索与实践[J].中国管理信息化,2011（06）：33-35.

G647

A

1673-260X（2017）10-0178-02

2017-08-22

“独立学院多元化资助体系的联动机制与模式研究”（zyyb201708）