论高校档案保密工作存在的问题与对策

徐小莉

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

论高校档案保密工作存在的问题与对策

徐小莉

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

针对高校档案保密工作中所存在的问题展开了研究，同时结合高校档案保密工作的重要性与笔者的自身经验总结出了几点可行性较高的应对措施，其中包括及时更新档案室的基础设施，为档案管理工作提供硬件支持、加强高校档案管理意识，提高工作效率、提高档案工作人员的综合素质以及完善档案管理工作系统，严格工作制度等等，以期能够达到抛砖引玉的作用.

高校档案；档案保密；保密工作

1 前言

如今，伴随着我国经济水平的不断提高，高校档案保密工作也展示出了其重要的现实价值.高校档案保密工作不仅能够涉及到科学研究、教学活动、党政管理等各项领域，同时还会对国家与党组织的实际利益带来直接性的影响.然而，纵观我国高校当前的档案保密工作现状来看，仍然存在着很多亟待解决的问题，不仅没有充分认识到档案保密工作的重要性，而且还出现了档案保密意识松懈的情况.基于此，如何能够在现有的基础上提高高校档案保密工作水平，是所有高校管理者都需要去认真思考的一项问题.

2 高校档案保密工作的重要性

事实上，有关于档案的保密与利用早在先秦时代就已经存在了，随着社会的不断发展与经济水平的不断提高，档案的覆盖范围也在不断扩大，其中所包含的信息内容也更加丰富.因此，如何能够在种类繁多的档案信息中挑选出哪些应该归档、哪些应该保密、哪些应该公开，这本身就是一件比较复杂的工作.为了能够充分发挥出高校档案的实用性价值，国家政府与教育部门相继推出了诸如《高等学校档案管理办法》等规章制度，从而让高校的档案管理与档案利用均可做到有章可循、有法可依.

在日常的教学与科研活动中会产生大量具有保密性质的档案信息，其中包括以下几种类型：首先，来自于上级部门的秘密信息，例如只有高权限人员才能获知的会议材料、党委政府所下达的指示材料等；其次，在高校管理过程中所产生的保密性档案，例如能够涉及到高校未来经营方向的敏感问题；再次，在各项考试活动中所产生的秘密信息；最后，在参与各级课题研究活动中所产生的秘密信息.由于以上所提及的所有秘密档案均会对高校的经营与可持续性发展带来直接性的影响，因此必须要进行妥善保管、严格保密.

3 高校档案保密工作中所存在的问题

3.1 高校档案室的设施过于老旧

在经过了漫长的发展历程以后，部分高校由于受到了客观条件的限制，从而忽略了对档案馆硬件设施的更新与维护，久而久之就造成了档案馆保密建设不达标且安全防护设施不完善等问题.高校档案馆所应当具备的基础保密设施包括保险锁、保险柜、防盗器以及摄像头等等，在必要的时候还要单独建设秘密档案信息的专用库房.除此之外，伴随着互联网技术的广泛应用，高校档案管理工作也要不断朝向信息化、智能化、以及多元化的方向所发展.然而，纵观我国绝大多数高校的档案管理现状来看，不仅没有配备专业的网络防护硬件设施，而且所采用的保密安全技术也十分落后，从而对档案保密工作埋下了严重的安全隐患.

3.2 高校档案保密意识松懈

在最近几年来，我们经常能够在新闻中看到有关于高校学生信息泄露、信息买卖等事件，究其根本，导致大学生档案信息频频泄露的主要原因即为高校中的档案保密意识十分松懈.由于档案保密是一种防范性的工作，因此它并不能够在短时间内带来明显的效果.虽然高校中的绝大多数档案管理人员都会认真完成自己的工作任务，但由于他们将绝大多数的工作精力都放到了档案接收与档案利用中，因此会忽略掉同样重要的档案保密工作.长此以往，高校档案管理工作人员会对档案信息的安全保密放松警惕，从而为不法分子创造出了可乘之机.

3.3 高校档案管理人员的素质水平不高

截止到目前为止，高校中所拥有的档案管理人员普遍存在着综合素质低下、专业性不强、保密观念匮乏以及防范意识不足等问题，在日常的档案保密工作中缺少应有的专业素养与操作能力.除此之外，高校管理者也并没有对档案管理人员给予应有的教育与培训，从而导致他们根本无法跟上时代的发展脚步，不仅存在着严重的档案资料混放情况，而且也不能够及时的做好档案信息的电子归档工作，从而导致大量涉密档案的流失.

3.4 高校档案保密制度不健全

高校档案的最主要利用方式即为档案借阅，但由于高校档案信息的借阅量较大，借阅主体比较复杂，因此唯有通过进一步完善档案借阅制度，才能够对档案信息的保密工作提供力量支持.然而，由于高校一直以来都没有重视对档案制度的建设与完善，从而导致档案的借阅活动非常的杂乱且分散，即使是部分高校中的档案馆制定出了分门别类的借阅手续制度，但由于缺少灵活性的执行方案，从而导致在具体的操作过程中遇到了很多阻力，无法达到应有的档案保密作用.

4 完善高校档案保密工作的措施建议

4.1 及时更新档案室的基础设施，为档案管理工作提供硬件支持

通过上文中的介绍可知，高校档案室基础设施的匮乏会严重影响到保密工作的顺利开展，基于此，高校管理者需要进一步加大对档案室基础设施完善的投入力度.首先，应当根据档案保密工作的实际需求，在档案室内安装防护门窗、保险箱、保险锁等设备，同时还要根据涉密档案的数量来设置专门的绝密档案室；其次，由于档案室内的绝大多数档案均为纸质材料，因此必须要做好防水与防火工作，应当为档案室加装防火设施，同时还要在档案室所在的楼顶上加装避雷针，从根本上杜绝安全隐患的存在.

4.2 加强高校档案管理意识，提高工作效率

在当前的时代背景中，如果想要将档案保密工作的真正价值发挥出来，就必须要从管理思想、管理组织以及管理制度这三个方面同时入手，制定出符合高校当前发展现状的管理措施.

首先，积极开展档案保密管理的宣传教育活动.由于档案保密管理工作是一项复杂化的长期工程，因此高校管理者需要结合当前现状，找出管理工作重点，同时发掘出影响档案保密工作顺利实施的主要原因，在此基础之上加大对档案保密管理的宣传力度，通过进一步推广《档案法》与《保密法》，来增强高校档案管理人员的保密意识，同时将保密工作落实到个人身上.

其次，高校中的档案管理人员需要根据档案信息的形成主体、重要程度、经济价值等因素来制定出有针对性的保密工作方案.

再次，高校要进一步加强对档案管理制度的建设力度，一方面要充分发挥出现有管理制度的约束力，另一方面还要借助于国家法律的权威性来强化保密工作.

最后，高校档案管理者需要将档案保密工作融入到各个环节当中，将中级以上的涉密信息区分出来，同时根据保密档案的时限做好相关的降密与解密工作.

4.3 提高档案工作人员的综合素质

首先，高校中的档案管理人员需要全面学习有关于档案保密的法律法规，其中包括《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国国家安全法》等等.高校管理者应当经常性的组织档案工作人员参与教育培训活动，向他们宣传有关于科技保密工作的政策制度，从根本上强化档案管理员的保密意识，树立起应有的工作责任感，在现有的基础之上提高档案保密工作的自觉性.除此之外，高校管理者还要将“预防第一”的管理原则告知给所有档案管理人员，避免他们在日常的档案保密工作中存在侥幸心理.

其次，由于高校中的档案管理人员与服务人员对于档案信息的保密工作负有着直接性的责任，因此必须要确保他们能够具备以下的几项专业素质：第一，拥有高度的工作责任感与服务精神，十分热爱档案管理工作，心甘情愿的为高校师生提供档案服务；第二，具备高水平的业务素质，可以独立处理好在档案管理工作中所出现的突发问题；第三，具备敏锐的观察力与足够的耐心，善于总结和分析档案保密工作中的不足之处，并结合自身经验制定出相对应的解决方案.

4.4 完善档案管理工作系统，严格工作制度

由于高等院校中聚集了大量的知识信息与优秀人才，因此在日常的教育与管理过程中会产生很多重要的涉密档案信息.高校管理者应结合自身的实际情况与管理特点来制定出完善的档案管理工作系统，一方面要促进档案管理方案从之前的封闭模式转变为开放模式，另一方面还要还要将一名高校管理人员下放到档案室内，以此来形成上下齐抓、左右共管的系统化档案保密管理模式.除此之外，高校中的档案管理工作人员还要严格按照《保密法》中的相关内容来制定出安全管理方案，结合高校涉密档案的管理特点来进一步完善工作制度.

4.5 普及网络技术，提高管理水平

近年来，互联网技术与计算机技术的迅猛发展彻底改变了原有的信息传递方法，从而在无形当中扩大了高校档案信息的流通范围，从而对档案保密工作带来了诸多的挑战.针对我国高等院校当前的档案管理现状来看，档案管理的信息化建设是一项高难度的系统化工程，由于在信息化建设的过程当中会涉及到多种类型的信息技术，因此需要高校档案管理人员具备高水平的信息处理能力.首先，高校管理者要加大对档案管理人员的信息技术教育培训力度，确保所有档案管理人员均可以具备较强的档案保密意识，同时还可以自如的处理好出现在档案管理工作中的网络安全问题.其次，高校中的档案管理人员不仅要不断地完善自身的业务能力，同时还要积极的参与到信息网络技术的科研活动当中，结合自身的工作经验来总结出现有档案保密工作中所存在的问题.再次，高校管理者需要在社会中聘请一些诸如网络技术专家、密码专家以及专业的管理人员，让他们可以将先进的网络信息管理技术带入到高校的档案管理工作中来，以此来保证高校档案保密工作的深度与广度；最后，高校管理者需要紧密围绕存在于档案网络安全保密工作中的现实问题来开展研究活动，同时还要虚心听取档案管理人员所提出的意见与建议，从而为高校档案保密工作的顺利开展打好基础.

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2017-03-16