试论地方应用型高校外语院系教学秘书工作

□文/黄山学院外国语学院 张永怀

试论地方应用型高校外语院系教学秘书工作

□文/黄山学院外国语学院 张永怀

随着传统地方本科高校从扩大招生规模向重新确定办学定位的应用型转型， 教学秘书的工作也发生了新的变化。文章通过分析外语教学涉及的专业和公共两个维度以及教学秘书相关工作事项，讨论地方应用型高校外语院系教学秘书工作存在的一系列问题，指出这些问题的根源所在。以此为基础，从提升沟通能力、提高外语专业水准以及树立正确的价值观等几方面，提出一些合理建议，以期对地方应用型高校外语院系教学秘书工作的改善起到积极的作用。

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引言

随着传统本科地方高校由扩大招生规模向重新确定办学定位的应用型转型，教学秘书所面临的工作面向也不断变化。教学秘书在外语教学的过程中占据着很重要的位置，是外语院系与学校其他院系和教学职能部门之间进行沟通和交流的重要环节，而且也是外语教学管理中不可缺少的重要一员[1]。地方应用型高校与传统高校的不同之处在于其办学的针对性较强。地方应用型高校课程的设置更注重学以致用，教学基本都围绕提高学生的实际操作能力展开，外语院系的工作更是如此。教学秘书虽然并不都是教专业课的专职教师，但却是教学过程中十分重要的一环，是沟通和交流的重要枢纽。在外语院系教师与学生交流和沟通的过程当中发挥着重要的作用。外语院系教学秘书工作繁琐，需要的综合素质较高，在平时的日常教学管理中有着不可低估的作用。

一般来说，外语专业学生都要求达到相关外语语种的专业四级和专业八级的水平。这不仅需要水平高超的外语专业专职教师进行课堂面授、课下辅导，还需要管理有方的教学秘书来协助教学院长组织外语专职教师的教学工作，做好日常外语院系教师的课程安排以及学生对教师授课等方面问题的及时调解，让教师和学生之间的交流与沟通变得顺畅，及时解决教学中的问题，促进外语专业教学过程的顺利、高效运行。

近几年，随着地方应用型高校建设理念的不断深入人心，外语专业课程设置了与社会行业需求有关的方向或特色课程，也开设了面向非外语专业的辅修（双学位）课程以满足地方高校的应用型转型；公共外语课程的种类也不断增多以适应学生个性化学习和社会新发展的需要。譬如某地方应用型高校对大学英语课程就采用了分级分类的教学模式，课程门类更加细化，教学目标更加明确，面向的学生各异等等，这些都很好地避免了以往授课一刀切的做法。公共外语课程的学习效果如何，不仅与任课的专职教师有着十分重要的关系，而且也与教学秘书的管理服务水平的高低有着相当密切的关联。

综上所述，地方应用型高校外语院系教学秘书的工作不仅要面向包含院系自身外语专业在内的各方面工作，更要面向涉及公共外语的诸多工作环节。

外语院系教学秘书工作的特点

高校外语院系教学秘书是院系行政领导与各教研室、与专职教师之间联系的纽带，是院长、主管教学院长与教学班（学生）之间的联络员[2]。他们既非党、政领导，也非专职教师，却是院长及教学院长的助手与参谋，在教学过程中作用独特，是高校外语院系不可或缺的重要一员[3]。其工作的特点是工作内容繁琐，综合素质要求普遍较高。教学秘书还必须担负起在师生、院系和学校三者之间沟通联系和组织协调的职责，工作既多且杂，既有简单机械的体力劳动，也有复杂深入的脑力劳动[4]。

工作内容较繁琐

外语院系教学秘书的工作相较于其他院系的教学秘书工作来讲，工作内容较为复杂，对于外语院系相关工作的质量要求较高[5]，涉及到所学外语语种的相关知识面较广，比如，外语专业课程的教师队伍中，会有外籍教师的存在，他们不管是从生活习惯还是教学习惯上都和中国教师有着十分大的区别，作为外语院系的教学秘书就不能再单纯地只是考虑外籍教师的专业课程的安排、调课和传达学校的相关政策等硬性的规定，除此之外还要充分地考虑到外籍教师的特殊情况，充分了解外籍教师的相关授课习惯和授课方式，以便提前与学生做好沟通和交流，避免在外语专业课程学习的过程中出现不必要的麻烦，以提高外语教学工作的质量。因此从这一方面来讲，外语院系教学秘书工作的内容相对来说还是比较复杂的，不只是单纯的课程安排、成绩管理等基础的工作。

除此之外，传统地方本科高校在向应用型高转变的过程中，举措之一就是鼓励学生跨专业辅修以授予双学位，增加学生的应用能力。选修外语院系外语专业的学生人数也有相当大的增加。总之，不管是从外语语种来说还是从学生的学历层次、专业水平来说，外语院系教学管理方面的工作量都不小，而且外语等级考试的种类名目也很繁多，每一等级考试所涉及到的课程学习和安排也就各不相同，无论从课程安排上还是考试场次安排上，包括成绩的整理与发布等各方面都需要外语院系教学秘书来参与或者完成，因此外语院系教学秘书的工作内容还极为繁琐复杂。

综合素质要求较高

外语院系的教学秘书工作者不仅要具备其他院系教学秘书的能力，而且对其综合素质的要求甚至比其他院系的要求还要严格很多[6]，原因是外语院系的工作内容比其他院系的工作内容要多，工作量也比较大，以英语考试来说，每年都会有专业等级的考试和公共大学外语的四、六级考试，各高校要负责考场的布置、监考教师的安排等工作，也包括本班或者本专业的学生专业考试的课程复习、考试报名等内容的安排，这些都是由外语院系教学秘书直接组织与参与来完成的，这些工作虽然没有多高的专业技术的含量，但是也需要很强的组织协调能力，安排好各方面的工作，保证考试的顺利进行。此外，除了这些基础的职业素养要求之外，作为外语院系的教学秘书最重要的一点就是要有较高的外语专业水平，尤其是英语综合应用能力要高，这也是由平时的工作性质和工作内容决定的。

外语院系教学秘书工作的要求

外语院系教学秘书在教学过程中所承担的功能不妨看作其服务作用的发挥，很大程度上，教学秘书所扮演的管理角色，本质上是一种服务职能。教学秘书在教学中的服务职能主要表现在其工作事项实施的目标是开展正常教学活动、维持正常教学秩序与按时完成教学任务[7]。外语院系教学秘书要高效地实施其管理服务职能，必须要具有较好的外语表达能力，较强的组织沟通能力和良好的职业素养等[8]。

较好的外语表达能力

由于外语院系的教学秘书日常工作会接触到不同的外籍教师，尤其是外语专业和公共外语选修课。由于涉及到的语种比较多，为了更好地进行外籍教师与学生之间，以及外语院院系与学校外事管理部门之间的沟通和交流，这就要求外语院系的教学秘书必须有良好的外语听说能力，尤其是英语听说能力[9]。以英语为母语的外籍教师理应是需要懂英语的教学秘书，以便直接就教学事务与之进行沟通。而其它语种的外籍教师，一般除其母语外，通常也只能用英语进行简单的或者复杂的交流。如果外语院系的教学书有较强的外语语表达能力，能够准确传达外籍教师的意思，能够准确的把学生表达的信息传递给教师，保证外籍教师与学生之间的良好的交流和沟通，保证学习的质量不受语言不通等因素的影响。另外，外语书面表达能力也很重要。这主要体现在写外籍教师招聘广告、或给外籍友好人士、外籍教师写（发）各种函件等。尽管当下的高校通常都设立外事办公室。该机构负责办理国际间的校际交往事务，但是有个别事务不得不依靠外语院系。如 在决定聘请外籍教师任教后，他们为了事先了解其教学情况，写信询问教学设备、外文资料、何种类型的课程、学生面向及学生的外语水平等。就这些情况的答复，必须由外语院系来进行。这就要求教学秘书不得不写好外文信件，将情况逐一函告[10]。这充分说明高校外语院系教学秘书具备外文书面表达能力的必要性与重要性。

较强的组织沟通能力

由于外语院系的教学秘书是院系与学校管理部门、学生与教师之间的重要的沟通渠道，因此需要教学秘书有较强的组织和沟通能力，在与学校管理部门沟通的过程当中既要保证外语院系的自身利益，也不能影响学校的整体利益。在教师和学生沟通的过程当中也要顾及到两者的感受。比如订教材，当下外语教材的种类繁多，征订时需要与各课程任课教师及班级学生深入交换意见，结合具体实际情况，用哪种版本好，这些都需要教学秘书与教师、学生充分交流沟通后，将具体情况反馈给教学院长拍板决定使用哪些教材。另外，外语院系平时组织开展的提升教师教学技能扩展教师教学知识的各种集体活动，都需要教学秘书的参与才能顺利完成。因此作为外语院系的教学秘书必须要有良好的组织和沟通能力，才能胜任这份工作。

良好的职业素养

高校外语院系教学秘书工作用一个词来表达就是“繁琐”。工作维度广，从教务管理系统的教学计划录入、排课、调课到教材征订、学生意见的收集整理、学生成绩的登记和管理，教学文件收发、各种教学表格填写等等。要做好这些繁琐的工作就必须要爱岗敬业。作为外语院系的教学秘书首先要有良好的职业素养，必须充分热爱自身的工作，对自己所学的外语语种和工作内容要有兴趣，不能为了工作而工作，简而言之就是具有敬业精神，工作态度仔细、认真等，这些都与平时的工作息息相关，稍有不慎就会影响平时的教学工作。另外，教学秘书必须具有健康的体魄，因为一个院系通常只有一个教学秘书，而其诸多工作内容是别人在短时间无法代替的。如果因为身体素质的原因，接二连三请假，就会影响院系教学工作的正常运转。比如几年前，某兄弟高校外国语学院曾有一位教学秘书，系英语专业大学本科毕业，固然在这个岗位上胜任工作，这是毫无疑问的。然而隔三差五就请病假，对院系的教学管理工作造成了不良影响，最后不得不被迫换人上岗，问题才得以解决。因此，外语院系的教学秘书必须具备身心两个方面的良好职业素养。

外语院系教学秘书工作存在的问题

传统本科地方高校的应用型转型，向外语院系教学秘书工作提出了严峻的挑战。正确面对教学秘书的工作中客观存在的以下问题，尽可能地激发其在教学管理工作中的积极方面以确保教学秘书工作的顺利进行，对深化外语院系教学管理有着不可低估视的现实意义。

1、沟通能力较差，工作经验不足

目前外语院系教学秘书工作面临的一个主要的问题就是，沟通能力较差，缺乏丰富的工作经验，一方面表现在日常工作中与外籍教师的交流沟通过程中，没有找到适合的工作方式，往往只关注了教学质量和学习成绩的提高，而忽视了外籍教师和中国教师之间的文化差异和思维方式的不同，在工作方式的选择上没有因人而异，这和外语院系教学秘书工作经验不足有着直接的关系。

另一方面表现在，日常的工作能力上，外语院系的教学秘书主要的工作任务还包括处理学生与教师之间的相关事宜，及时解决院系教师和学生提出的问题，但是目前很多外语院系的教学秘书缺乏丰富的工作经验，并不能很好的处理这些问题，尤其是一些突发事件发生时，往往不知道如何才能正确的面对与解决，久而久之就会影响外语院系正常的教学运转，这也是外语院系教学秘书沟通能力差，缺乏工作经验的表现。

2、专业水平较低，学习能力不强

外语院系教学秘书工作面临的另一个重要问题就是教学秘书的专业水平较低，而且自身的学习和深造意识不强，这严重影响了外语院系教学秘书日常工作质量，外语院系教学管理不同于其他专业的教学管理，对于专业性的要求较高，然而目前很多外语院系教学秘书本身的专业水平较低，没有足够的知识来支撑日常教学工作事务的管理，和在外语专业课程任教的外籍教师的交流和沟通不能顺利进行，影响专业课程的安排以及平时教务的传达，再加上教学秘书对自身工作的认可度不高，没有在日常的工作中提高自身的专业素养和专业水平，只是为了工作而工作，缺乏创新意识，没有利用一些机会对自身的知识进行及时地提升更新，学校组织的各类教学管理培训也没有及时地参加，对于自费学习进修的课程也没有参与，自身的学习意识也较差。因此外语院系教学秘书专业水平的提升较慢，进而影响到日常的工作质量。

3、职业素养缺乏，自我调解较差

目前在外语院系教学秘书工作当中还有一个比较严重的问题就是缺乏良好的职业素养。简而言之，就是缺乏足够的工作热情，对本职工作不够热爱，没有工作激情。在平时的工作当中大而化之、得过且过，总是为了交差了事而疲于应付。绝大多少教学秘书没有充分认识到其本职工作的性质主要就是要围绕院系教师和学生之间的教与学的有效运行而开展，为教学顺利运行而服务。大都在工作中抱怨的情绪较大，工作出现问题时没有及时的从自身查找原因，总是找一些客观原因为自己开脱，再加上自身的心理素质没有足够强大，自我心理调节能力较差。总之，外语院系教学秘书工作又千头万绪，很容易就会产生工作懈怠的局面，进而影响外语院系教学秘书工作的顺利进行。

一些合理建议

地方应用型高校教学管理重点围绕教学工作来展开其他工作事项，教学工作是中心和核心，教学秘书作为教学过程中的管理者与执行者，不仅要重视本职作用的积极发挥，也要提升沟通能力，积累实践经验；提高专业水平，强化学习意识；树立正确价值观，完善职业素养。只有做到这些，方可适应地方高校应用型转型改革的发展新趋势。

1、提升沟通能力，积累实践经验

提升综合素质对于外语院系教学秘书的工作质量的提升有着十分重要的作用。首先要提升外语院校教学秘书的沟通交流能力，这样才能提高日常工作的效率和质量，及时解决学生和教师之间、以及院系和学校管理部门之间的问题；其次针对外语院系教学秘书的工作经验缺乏这一实际问题，要给予新进的年轻的外语院系的教学秘书足够的空间去施展自身工作能力，给他们更多的的机会参与到教学管理，在实践过程中积累丰富的工作经验，来提高自身的工作能力。作为教学秘书要努力争取机会，积极主动的参与到院校组织的各项活动中去，增加自己的实践管理经验，这对于平时的教学秘书工作有着很大的帮助。

2、 提高专业水平，增强学习意识

作为外语院系的教学秘书，最主要的还是自身的专业水平的提升，因为平时的教学管理工作还是与外语专业息息相关的。首先外语院系教学秘书对于自身所学的专业课程，尤其英语要有较高的听、说、读、写能力。在日常的教学管理工作中，不仅能顺利的与外籍教师沟通交流，而且在工作需要的时候还能够用外语以书面形式反应相关问题；其次，作为外语院系的教学秘书，应该在日常的学习和工作中培养良好的学习习惯。不仅要参加院校组织的相关的培训和实践活动，而且也要自己争取机会学习更多的专业知识，尤其是在科技发达的今天，网络授课很常见，方便快捷，接收到的专业知识有全面，是一个很好的学习机会。作为外语院系教学秘书，应该积极主动的去寻找学习机会，为自己专业水平的提高创造机会，这样才能进一步做好自己的本职工作，提升工作质量。

3、 树立正确价值观，完善职业素养

作为外语院系教学秘书要对自身的工作建立良好的自我认知，树立正确的价值观念。学会运用正确的工作方式与学校其他院系或管理部门建立良好的工作关系，努力为自己创造良好的工作环境。当自身工作出现问题时，不要一味的抱怨工作环境不利等一些客观因素，要从自身找原因，想办法弄清楚到底是哪方面的原因造成工作的失误，才能有针对性地对工作中的问题予以改善。适当的调整工作状态，时刻保持良好的工作心态，来应对繁杂的外语院系教学秘书工作，这样才能提高教学事务管理工作的质量。

结语

在创建地方应用型高水平大学这一全新理念的驱动下，传统意义上的地方本科高校在反思原有办学观念的基础上，都无一例外地重视外语专业和公共外语的应用型转型以实现大学教育的应用型这一重新定位。为了提高学校的知名度，努力提高自身的教学质量，各地方应用型高校也格外重视外语院系教学秘书队伍建设，毕竟他们在创建地方应用型高水平大学和提高教学管理质量的任务重有着不可轻视的影响。因此如何正确看待这一工作，如何更好的解决目前工作当中的问题，成为各大地方应用型高校外语院系乃至整个学校关注的重点问题。本文针对这一问题作出了简要论述探讨，由于自身本职工作经验和阅历有限，在论述过程中可能存在一些疏漏与值得商榷的地方，在以后的工作和学习中还会对本论题进行更深一步的研究，希望对外语院系教学秘书工作的改善能够起到积极的作用。◇

[1]张晶. 高校外语院系教学秘书工作之我见[J].新西部：理论版,2008(12):128.

[2]殷樟凤.高校教学秘书在教学管理中的角色定位和发展困境思考[J].科技界,2014(07):231.

[3]孙安英.新时期高校外语院系教学秘书工作特点及必备素质[J].教书育,2005(S2):31-32.

[4]张 文.高校研究生教学秘书工作探索——以外语类院系为例[J].理论与当代，2015(07):47-48.

[5]杨芳青.新时期高校外语院系教学秘书工作初探[J].福建师大福清分校学报,2003(03):33-35.

[6]杨丽英.新建本科院校外语专业教学秘书职能作用探析[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2011(01):230-232.

[7]高世红.浅谈高校教学秘书具备的能力与作用[J].经营管理者,2013(29):229.

[8]王淑娟.高校外语院系教学秘书工作的职能与作用[J].佳木斯大学社会科学学报,2006(50):164-165.

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