探讨人事档案管理工作中的不足及改善措施

吕艳妍

摘 要：科技的进步给人事档案管理带来了新的挑战，档案管理要想适应社会的发展，就必须挣脱传统档案管理的束缚，抓住机遇进而迎接挑战。因此，从4个方面详细阐述了人事档案管理存在的问题以及解决这些问题的措施，以期为档案管理人员提供参考，为人事档案管理作出贡献。

关键词：人事档案；大数据；管理体制；管理流程

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.05.066

随着大数据时代的到来，档案信息的管理量不断增加。为了实现高效、便利的档案管理，人事档案管理越来越受到人们的关注。人事档案管理是我国社会主义现代化建设的重要组成部分，是档案管理工作适应社会发展需要的必然趋势。虽然我国已经在人事档案管理方面取得了不小的成就，但仍存在着一些问题，比如怎样进一步提升人事档案管理水平，如何形成规范化、标准化的管理流程等。这就需要依靠先进的科学技术，理论联系实际，通过各部门的努力对当前的档案管理工作进行深入分析，找到人事档案管理工作中存在的问题，制订解决对策。只有这样，才能使档案管理工作与我国社会现代化建设相协调，并能更好地服务于我国的社会主义现代化建设。

1 人事档案管理存在的问题

1.1 档案管理体制不健全

人事档案管理是我国现代化建设中的一个组成部分，现代化的管理思想是实现人事档案管理的基础。如果管理者没有现代化的管理思想，就会导致管理体制的落后，即使国家有先进的管理技术、高科技的管理设备、经验丰富的管理人员，也难以实现真正意义上的现代化管理。缺乏人事档案管理主要体现在领导不重视、工作人员思想认识不到位。在各个单位，档案管理工作只是将上级下达的文件按年月装入档案袋内加以保存，通常都是保存纸质文档。这种做法不仅占用空间，且随着时间的推移，纸质文档会有所损坏，甚至会因不可预见的灾难无法恢复。这种做法最主要的弊端是严重影响着人事档案管理的发展。

1.2 档案管理工作人员的能力较差

一方面，由于对人事档案管理工作的重要性没有足够的认识，企业的管理者往往会忽略了人事档案管理工作，不重视企业的人事档案管理，导致企业人事档案管理人手和资金严重不足；另一方面，由于一些人事档案管理的工作人员学历偏低，没有扎实的专业管理技能，导致我国企业人事档案管理的整体工作水平偏低。此外，人事档案管理工作人员的工资低、工作量繁重，这在一定程度上也造成了人事档案管理人员的工作积极性不高、工作责任心不强，进而导致企业的人事档案管理水平难以提高。

1.3 缺乏统筹规划和指导，资金不足

各级档案管理部门缺乏统筹规划与指导，在人事档案管理实施过程中，没有制订与实际情况相符合的统筹规划方案。此外，在思想认识上存在不足，领导班子的带头作用没有得到充分发挥，指导工作没有落到实处，工作衔接性差，造成人才引进困难，甚至人才流失。

由于对人事档案管理的认识不足，导致档案管理部门无法在人事档案管理方面投入足够的资金，人事档案管理设备落后，出现了现代化建设水平较差的情况。

1.4 人事档案管理的标准化、规范化滞后

人事档案管理的总体目标是对现有的人力资源进行最大限度的开发和利用，使档案信息服务的范畴更加全面、系统、完善，使传播更加快速、需求更加准确，让各类档案信息资源实现共享，从而满足社会对档案信息资源的需求。人事档案管理是一个庞大的系统工程，从上到下都有着密切的联系，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，以及相关部门和人员转变传统观念、各个部门与各单位的相互协调、相互制约。只有这样，才能完成人事档案管理的总体目标。应抓好档案标准化、规范化工作，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系，这是实现档案管理现代化的关键。如果档案管理部门不采取标准化、规范化的管理流程，继续使用没有统一的管理软件，则不能实现信息资源共享，造成资源的浪费、档案的流失。

2 提升人事档案管理水平的对策

2.1 增强人事档案管理意识

为了提高我国企业人事档案管理工作的效率和质量，企业的管理者必须要充分认识到人事档案管理工作的重要性。企业领导要十分重视人事档案管理工作，企业员工要增强对人事档案管理的意识和认识。不断改进企业档案管理工作中存在的不足，建立一整套健全、完善的人事档案管理体系，从而为提高我国人事档案管理水平以及促进企业的不断发展提供坚实的保障和基础。

2.2 培养高素质的档案管理人才

高素质的现代化管理人才是实现人事档案管理不可缺少的要素之一，因此，应将聘用现代化管理人才纳入到单位招聘计划中。高素质的人事档案管理人才应具有计算机方面的知识，能熟练运用计算机，并具有较强的业务能力和丰富的专业知识。电子计算机凭借其自身的高速运算能力和数据处理能力，不断为档案工作者提供科学的管理方法和先进的检索技术。为了提高企业档案管理水平，必须要加强对人事档案管理工作人员的综合素质和能力的培养。单位应为人事档案管理定期进行专业技能培训或召开档案工作研讨交流会议，对刚刚应聘上岗的工作人员应进行岗前培训；引导人事档案管理的工作人员积极参加专业培训活动，以提升自身的专业素养和专业技术水平；加强人事档案管理工作人员的再教育工作，提高人事檔案管理工作人员的工作积极性和责任心；在业务能力方面，要有耐心，做到有问必答；要有敬业精神，争取能做到“活档案”。

2.3 遵从“信息化”原则

科学技术的发展推动了信息化技术的快速发展，促进了人事形式的多样化，包括纸质文件、磁介质文件、感光介文件以及电子文档等，不断提高了企业人事档案管理工作的水平。通过在人事档案管理工作中运用信息化管理技术，可以极大地减轻工作人员在企业人事档案管理工作中的任务量。信息化人事档案管理已经成为企业人事档案管理模式的主流，逐渐取代了传统的人力管理模式。因此，为了保证企业人事档案能够得到良好的保存和管理，企业要不断加强自身的信息管理技术，充分应用专业的信息化技术管理人才进行人事档案管理。

2.4 重视人事档案管理的标准化

人事档案管理的标准化能够保障档案管理工作的质量和效率。要想实现档案管理工作的现代化，就要实现档案管理标准化。档案管理标准化是建立最高效档案工作流程，获得最优经济效益、社会效益的有力保障，同时，也是提高工作效率，推动人事档案管理理论研究和发展的重要途径。采取标准化的流程的优势在于，为档案的归档和提取提供依据，为便捷的档案服务提供可能，并可避免在档案管理中出现杂乱、混淆、重复等问题。

3 结束语

人事档案管理是一项复杂且系统的工程，档案管理的现代化必须将现代化的管理理论与方法相结合，使档案管理工作实现科学管理、系统完善、方便快捷，以满足人们的需求，提高管理人员的工作效率。为了完成这个蓝图，就需要专业科研人员的努力探索，在现有的技术的基础上不断开拓，创造出更先进的管理技术和现代化的科学管理，带动人事档案管理的发展，提高人事档案管理的整体水平。技术的进步是一个方面，另一个方面是需要广大档案工作人员的共同努力，为人事档案管理作出贡献。

参考文献

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[4]肖晓丽，人事档案管理存在问题与发展策略探析[J].湖南人文科技学院学报，2014（11）.

〔编辑：张思楠〕