加强内部控制，完善连锁门店货币资金管理

赵健勤

摘要：货币资金管理是连锁门店财务管理系统的重要组成部分，并在连锁门店的运营中发挥着关键作用。连锁门店货币资金管理具有系统性与复杂性，加强内部控制，可以有效的规避其日常经营中的货币资金风险。本文从连锁门店日常货币资金管理概述出发，详细分析了内控失效导致的连锁门店货币資金风险，并结合连锁门店管理实际，给出了加强内部控制的方式方法。

关键词：连锁门店；货币资金管理；内部控制

一、连锁门店货币资金管理概述

连锁门店是一种有效的经营模式，连锁门店拥有统一的企业识别符号，一致的销售价格与服务标准，统一的财务管理、人力资源资源管理、质量管理、信息管理及物流管理等一系列的管理模式与管理制度。连锁门店有利于企业在市场中树立企业品牌形象，实现强大的规模经济，从而在激烈的市场竞争中保持强有力的竞争力，最终实现企业的经营目标和财务目标，实现企业的持续健康发展。

货币资金是连锁门店资产中流动性最强的，涉及面广，也是资产的重要组成部分。在没有得到有效的监督和管理的情况下，货币资金易被挪用、侵占及欺诈。连锁门店的特点是地理位置分散，大部分远离总公司，加之因地域原因，从业人员参差不齐，流动性大等特点，财务管理特别是涉及货币资金方面的管理难度加大。而货币资金管理在整体财务管理体系中占据极其重要的地位，货币资金管理的效果会影响连锁经营企业的各个环节，加强内部控制，完善货币资金管理，对连锁门店持续健康发展起着关键性的作用。

二、内控失效导致的货币资金管理风险

（一）备用金方面

备用金也称零用现金，是企业财务部门借给有关职能部门或人员备用零星开支的款项。备用金一般专人专管，按约定的使用范围进行开支、登记及报帐。连锁门店在备用金使用与保管中存在的风险包括：

1.备用金管理制度不健全。即未针对连锁门店的经营特点制订完善的备用金管理制度，对备用金的使用范围、门店备用金金额的确认依据、门店备用金保管人的职责范围、备用金原始凭证收集及保存、相关原始凭证的审核授权体系等进行明确与规定。制度的缺失或者不明晰，会使有关人员在日常操作中无章可依、无规可循，造成在备用金使用和管理上无约束机制，严重者将造成部分人员挪用备用金的情况，不利于培养职工廉洁奉公的品行和促进企业廉政建设的发展。

2.备用金不足或超额。造成备用金不足的原因包括：单据报销时间拖延、总部过严管制忽视门店临时性支出加大等，门店为应对备用金不足，除向集团总部紧急申请超额备用金外，常见的应对方法包括临时挪用销售款，此情况下的挪用，通常在门店店长及财务默许下进行，而当这种默许成为常态后，易造成财务监督疏忽，给有心之人利用内控漏洞，利用时间差挪用门店日常的销售款。备用金超额指审核不严导致门店备用金金额比实际需要多，易造成备用金被挪用及单据报销的不严谨和拖延。

3.备用金交接不清。指管理备用金的员工因调岗或离岗，在备用金交接环节存在不交接或者交接不完整的情况，导致责任划分不清。原因包括：缺少财务规章制度；缺少必要的监督导致财务交接一方利用另一方不熟悉业务的短板，在交接过程中故意作为隐瞒备用金短少的情况；未标注的单据丢失等。

4.未定期由独立第三方盘点备用金。备用金的独立盘点主要是指由独立的第三方对门店所保管的备用金及相关的帐薄进行定期和不定期的检查，通过检查发现门店挪用资金、帐外帐及小金的问题，属于备用金管理中事后控制的一种方式。缺乏对备用金的检查，易造成备用金保管人员公款私用等情况发生。

（二）预收款风险

出于经营业务需要，门店的银行基本户信息基本属于公开或半公开的状态。在这种状态下，造成了只要他方知晓门店的银行基本户信息，便可在未告知企业的情况下往企业基本户转入款项。而财务管理部门在与银行核对未达帐项时，关注点更多放在企业已达银行未达方面，而忽视对银行已达企业未达的检查。部分通过以上转款方式转入款项的单位出于各种原因，转款后长时间不告知门店或不至门店提取货物，极易造成了这部分暂时无人认领又缺乏监督的款项被有心人挪用。

（三）预付的提货卡风险

提货卡是一种在现代交易环境下产生的非货币凭证，是企业以实现自身商品销售为目的，依靠自身信誉并面向市场销售环节而发行的，不以现金而是以磁卡、IC卡或相关介质进行支付行为的物质载体。提货卡有效促进商品销售，有助于企业提前回笼资金、减少现金流通，对于消费者来说，利用提货卡消费，还能享受一定的折扣。但在销售提货卡的过程中，门店出于业绩的需要，很多时候采取卡预出的销售方式，即款未到卡已出。这种激进的销售方式，一方面增加了门店提货卡的销售，回笼资金；另一方面，却隐藏着极大的财务风险，如不及时加强对未收款项的监管及追收力度，极易让提货卡销售人员与购卡单位的相关人员相互勾结，利用门店的监管漏洞，挪用款项。另外，门店对提货卡的返利大部分采取差额比率的方式，门店出于人工节省的考虑，很多情况下，销售收款人员与返利发放人员为同一人，这种不相容岗位未分离的情况，极易造成销售人员利用比率差贪污返利利差。

（四）新兴收款方式（支付宝、微信等）的风险

在信息化时代，支付宝、微信、闪付等新型付款方式逐渐普及，这种付款方式给连锁店以及消费者的付款带来极大的便利。与此同时，由于企业对新兴付款方式的应对及认识不足等原因，存在对员工培训不及时不到位或设备更新不足等原因，导致门店员工对新收款方式的使用不当，给门店的日常经营带来风险，间接会侵害消费者的利益，并且损坏连锁店的品牌形象。

三、加强内部控制的方式

（一）运用网络技术加强货币资金监管

数字经济时代，通过信息化手段对货币资金进行管理是未来货币资金管理发展的方向。它基于计算机网络和通讯技术，在网络环境下实施财务管理各项功能，并能够进行实时反馈和远程监控的财务管理信息系统，极大地提高财务管理的效率，扩展财务管理的空间范围，极适合连锁门店这种地理位置相对分散的经营模式。而连锁门店由于地理位置原因而造成的货币资金监管的困难，随着信息技术的发展及各种新型电子通讯手段的普通使用而得到有效的解决。将网络监管这样的信息手段植入到连锁店的内部控制体系中，远程监控以及信息系统的有效运用可将所有连锁店连接成为一个整体，加强连锁店货币资金的监管。

（二）及时培训，建立培训考核机制

为应对愈发激烈的市场竞争，企业员工必须及时更新知识，保证自身知识存量的持续积累与更新，才能有效实现企业运营目标，保持强劲的竞争活力。一方面，门店可通过集体培训更新知识，组织员工学习并掌握先进的财务理念、模拟演练日常的资金管理流程，不断发现风险，完善工作流程，并在培训中不间接地对员工进行考核，检验员工掌握新知识的程度，巩固培训成果。另一方面，可鼓励员工进行积极的自我学习，并通过相关的奖励机制鼓励员工之间分享知识，形成良性的知识更新循环。

（三）健全货币资金管理制度

加强内部控制，健全资金管理制度，是有效避免连锁店资金管理风险的有效措施。建立符合连锁店实际情况的备用金管理制度，细化备用金使用与保管、定期盘点备用金，严格审查与确认备用金保管人的资质。其次，定期对银行帐户进行分析，对达到一定期限的未达帐立帐管理，重点关注长期及大额外的未达帐项，防范资金风险。最后，对由于激进销售方式而产生的应帐款，加强催收管理，并建立客户信用制度，完善客户信用等级的建设。

（四）关注货币资金交接管理

因人员的流动及企业内部工作的调整，财务岗位的责任人定期及不定期的更换已成为普遍现象。应积极应对人员流动及岗位调换所带来的控制风险，加强内部控制，规范门店财务交接工作，避免因财务交接工作的不到位等原因对门店持续性的经营活动造成不利的影响。应对门店交接工作风险的控制措施包括：结合连锁门店的经营特点，建立货币资金工作交接规章制度，规范资金交接工作的流程；交接工作应纳入人事管理，并作为职业道德的考量；并着力加强交接时的监督检查工作等。

参考文献：

[1]齐军.连锁企业财务管理的主要内容和基本策略探析[J].经济研究导刊，2012（21）：74—75.

[2]刘仁琢.连锁经营企业财务管理的创新问题研究[J].黑龙江科学，2013（10）：180-181.

（作者单位：南宁百货大楼股份有限公司审计监察部）