谈办公室文书档案收集与归档工作管理

范君梅

摘 要：该文将办公室文书档案收集与归档工作管理的意义作为出发点，根据现存在办公室文书档案工作管理当中的一系列问题进行详细分析和深入研究，结合实际情况，提出办公室文书档案收集和归档工作管理相对应的改进对策，从根本上提高办公室文书档案收集与归档工作管理的整体质量和水平。

关键词：办公室 文书档案 收集归档 工作管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（c）-0123-02

当前，在社会不断发展和进步的影响下，办公室文书档案管理工作越来越受到人们的广泛关注，特别是对于一些企业来说，办公室文书档案收集与归档工作管理的整体质量和水平，能够体现出一个企业的管理水平。文书档案是对社会发展历程进行详细记载的资料，能够反映出社会、某一个组织或者是团体的实际情况，包括其在某一个特定时期内出现的问题以及针对这些问题如何进行有效解决、最终解决成果等等。办公室档案管理中，文书档案是其中非常重要的一部分，也是必不可少的一项重要工作，文书档案的收集和归档工作要求相关人员具有良好的服务精神，其自身也需要具备高技术和能力，才能够保证办公室文书档案收集和归档工作的顺利展开和进行。办公室文书档案的作用已经逐渐在各个单位或者是企业当中有所体现，为了能够将其自身的作用更大发挥出来，需要保证各个企业单位文书档案的真实性和有效性，提高文书档案工作管理的整体质量和水平，这样才能够保证文书档案中的信息资源能够得到有效利用和妥善保管。

1 办公室文书档案收集与归档工作管理的意义

文书档案收集和管理在当前我国事业单位中属于一些基础工作，也是各项工作展开的关键部分，文书档案当中记载有关社会、单位、某一个组织或者是团体，在特定时期内某事件的整个发展过程，对问题的产生、解决、结果都有详细记载。企业单位在进行重大决策时，基本上都得先参考相关资料文献当中相关内容，而文书档案就是相关资料当中最重要的资料，比如：一些会议记录情况、审批情况等等，文书档案的收集和归档工作顺利有效地进行，不仅对企业单位的战略发展方向有直接影响和作用，而且对于公司日后的整体发展来说，也有非常积极的影响和重要意义[1]。

2 办公室文书档案收集与归档工作管理现存的问题分析

2.1 工作人员意识差

在这之前，人们对于办公室文书档案的工作重视程度一直都不是很高，导致日常情况下，人们在工作时，经常出现注意力不够集中的现象，而对于文书档案的收集和归档等工作展开也不够到位，导致办公室文书档案收集和管理工作一直处于停滞不前的水平。很多档案管理工作人员对文书档案的管理意识非常差，在工作过程中，对企业单位一些红头文件比较重视，但是一些比较普通的文件，却没有给予相对应的重视，导致文书档案管理的整体工作效率和质量严重低下，经常出现档案不完成、残缺、档案失去真实性以及档案时间不连贯等现象[2]。很多工作人员认为文书档案管理工作不是很重要，所以在工作时，基本上没有全身心地投入，导致在信息资料搜寻的时候，增加了难度，这样不仅文书档案自身的作用在企业单位日常经营管理中不能够得到充分发挥，而且在某种程度上，制约了企业单位自身的发展[3]。

2.2 企业单位对文书档案收集和归档力度不够

当前，虽然文书档案管理工作已经受到越来越多人的广泛关注，但是在企业单位实际操作过程中，对其自身的重视力度仍然不够，很多文件或者资料严重出现缺损、破坏的现象[4]。企业单位造成文书档案资料缺损情况的原因有很多，其中当前的归档模式不够科学合理，不能够根据文件资料的实际情况来进行，很多企业单位仍然使用传统文字档案形式进行归档收集，并没有提高对电子文书档案的重视力度；另外，文书档案的收集和归档流程不够规范，很多文件资料都是随意摆放，没有按照规定时间、规定内容来进行，甚至有一些档案不能够及时存档，很容易发生事后找不到档案的情况；最后就是文书档案自身的可靠性比较差，很多企业单位为了能够应付上级检查，很多文书档案已经失去真实性和有效性。

3 办公室文书档案收集与归档工作管理相关改进对策分析

3.1 强化文书档案工作管理人员的意识和能力

現如今，办公室文书档案收集与归档工作管理已经越来越受到人们的广泛关注和重视，而提高文书档案工作管理的整体质量和效率，最根本的一项因素就是管理人员自身的素质和能力[5]。首先要提高文书档案工作管理人员自身的意识和能力，定期组织工作人员参与一些专业性培训，提高管理人员对于档案资料的敏感性和专业性、知识性，这样不仅能够保证文书档案收集、归档工作的顺利展开，而且能够保证文书档案工作管理的整体质量和效率。对于一些管理能力仍然不够强的工作人员，要结合其自身的特点和劣势，进行有针对性的技能培训，不断强化其自身对于文书档案工作管理的整体意识，这样不仅能够提高文书档案工作管理人员自身的整体素质，而且能够保证文书档案工作高效率、高质量、高水平开展[6]。

3.2 完善和优化文书档案相关工作管理制度

当前，办公室文书档案工作管理制度不够完善，导致很多文件资料出现缺失，在这种形势下，就需要不断优化和完善文书档案相关工作管理制度，这样才能够保证文书档案管理工作的顺利展开。首先要保证文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及相关注意事项等内容都进行有效核实，保证其自身的有效性和真实性。另外，根据企业单位实际情况，按照相关规章制度来进行责任分工制度，明确每一个管理人员的职责，保证文书档案归档范围的科学化、合理化[7]。最后就是保证归档期限的确立，这样能够有利于对文书档案进行统一保管，防止一些人员用于私用，这样不仅能够有效提高文件资料的整体收集效率，而且能够保证文件资料的整体利用率。

3.3 创新文书档案收集、归档工作模式

传统文书档案收集和归档工作管理模式很容易出现一些文件资料的遗漏或者是残缺，所以在当前社会时代不断发展的影响下，文书档案工作管理也可以逐渐创新模式，对传统文书档案收集归档模式进行改革和创新[8]。利用主动收集文书档案资料的模式来进行，首先相关人员需要加强与各个企业单位之间的联系，定期对档案资料进行收集和归档，对一些文件资料进行定时更新，保证文件资料的有效性和真实性。另外，对档案管理过程中出现的一系列问题，及时进行有针对性的解决，保证档案管理工作的顺利展开和进行。最后就是利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，利用信息技术来辅助办公室文书档案的收集和归档，不仅能够减少人为收集归档的误差，而且能够保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。

4 结语

文书档案能够真实有效反映出社会活动、企业单位活动等内容，文书档案收集和归档工作的有效展开，是办公室管理工作最基础也是最根本的工作内容之一，不仅能够保证文书档案的整体使用效率，而且能够保证将其自身的作用充分发挥出来。根据当前现存在文书档案收集归档工作管理当中一系列的问题，从各个环节出发，对文书档案管理工作进行不断优化和改善，促使其自身的质量和效率不断提高。

参考文献

[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：63-64.

[2] 吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（3）：194.

[3] 刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196.

[4] 白芝梅.浅议企业文书档案收集与归档工作[J].商场现代化，2016（20）：93-94.

[5] 李彤.如何加强高职院校文书档案的收集归档工作[J].黑龙江档案，2014（3）：109.

[6] 李元.如何做好文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2016（11）：108.

[7] 王赞.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].办公室业务，2016（16）：110，122.

[8] 梁英秀.高职院校文书档案收集归档中存在的问题与建议[J].办公室业务，2013（7）：61.