浅谈对教育培训档案的认识

王红霞

摘要：随着社会的发展，新技术在社会各个领域的全面应用，传统的教育档案管理模式已不能适应工作的需要。建立健全科学的教育培训档案管理系统，增强教育培训的统筹性、针对性以及实效性，加强和完善企业的教育培训工作已成为当前档案管理工作急需解决的问题。本文将目前教育培训管理工作出现的问题，以及如何建立、健全教育培训档案管理做出思考。

关键词：教育培训；档案

一、培训档案的分类与要素

一般来说，培训档案主要分为个人培训档案、培训管理档案和培训知识储备档案三个大类。

（一）个人培训档案：个人培训档案是人力资源管理部门为员工建立的，体现员工在一定时期内参加的各种培训活动的详细记录性文件。档案的主要内容涉及员工姓名、当时所在部门、参加培训的名称、培训日期、培训学时、培训机构和授课人、培训结果、效果反馈等一系列具有保存价值载体的历史记录，是对员工培训考核的凭据，也是科学研究员工成长的可靠资料。尤其是在晋升评审、转岗、调动的时候具有一定的参考价值。

（二）培训管理档案是在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案，包括： 年度培训计划、培训项目建议书、培训项目评估报告，内外部培训师资档案、继续教育档案、培训业务定点联系机构档案等。

（三）断完善的、在培训过程中形成的知识数据档案，主要包括：以专业类别划分的企业自行设计和开发的培训课程、各种介质形态的培训书籍和讲义、培训实况影像记录光盘、照片等。

二、培训档案的制作要求

（一）培训需求及计划：培训计划的产生，主要是结合单位未来业务发展需求、以及个人未来发展目标为基础，通过访谈、调查问卷方式对年度、乃至近五年的培训需求进行总结、分析，得出培训计划。在此环节中，产生的档案有：调查问卷、访谈结果、需求分析结果、培训计划等。

（二）培训过程：根据培训计划，有步骤、分阶段的实施培训。同时，对培训纪律、学时提出要求。培训期间记录学员的课程表现、出勤情况、考试成绩等产生的材料作为培训过程的档案材料。

（三）效果反馈：培训结束后，也将通过访谈、调查问卷等方式跟踪培训效果，并根据效果反馈内容，适时调整培训课程，以期达到理想的培训方式及效果，培训效果反馈的内容将会作为制定培训计划参考的依据。产生的档案有：访谈结果、调查问卷、课程评价。

三、当前教育培训档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识较弱。培训档案作为人力资源部门选拔、任用的重要依据，目前并没有太大地发挥其自身作用。长期以来，人力资源部门在档案管理中重“藏”轻“用”，档案目前只作为记录历史的载体进行存放。而员工的提拔、任命主要考虑的还是目前自身的素质、以及与岗位的匹配程度，缺乏前瞻性和规划性，缺乏职业生涯规划，使得企业不能最大限度的优化人力资源配置，浪费了很多人工成本。

（二）档案管理制度不健全。尽管制定了档案管理制度，但是对于档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度在一定程度上存在漏洞或有待于完善；有的虽有各种管理制度，但对制度的执行却流于形式。没有细化到培训档案的管理制度建设，导致培训档案的管理执行工作存在懈怠，执行力不强，内容不完善等問题。

四、加强培训档案管理的对策及建议

（一）规范培训档案管理机制。培训档案管理的关键是建立科学的培训档案管理体系和健全档案管理规章制度。科学技术的不断发展，要求档案管理手段不断更新，管理水平不断提高，所以建立与之相应的科学的培训档案管理体系势在必行。培训档案从形成、归档到开发利用，中间经过许多环节，其类型包括电子文件、文本文件、多媒体文件等。将如此复杂、数量众多的文件收集归档，必须有规范的制度约束，因此要制定完善的管理制度，使档案管理工作有章可循、有据可查。

（二）加强教育培训电子档案建设。随着科学技术的进步，计算机及网络技术的广泛运用，电子文件也逐渐渗透到了社会的各个领域，应顺应形势，改善档案管理条件，投入相应的人力物力，建立教育培训电子档案。教育培训电子档案建设是教育培训管理工作信息化、科学化的必然选择和有力支撑。建立电子档案有利于提高教育培训的工作效率和质量。电子档案储存的信息量大，不仅有记录功能，而且有系统检索、分类统计等管理功能，在培训人员数量多，参加培训类型复杂的情况下，要想准确掌握每个干部、不同类型员工的受训情况，依靠传统的纸质档案，不仅工作量大，而且准确率低，因此，必须借助信息技术，保证管理的科学性。建立了电子档案，可以利用全面、高效、快捷、准确的档案检索功能，管理人员可以随时查看所有人员的参训情况，还可以梳理不同类型人员的培训需求，因人施训、按需培训，增强培训的针对性，为领导决策提供科学依据。

（三）加强教育培训档案管理人员的业务素质。新时期的档案管理工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，对从事教育培训档案管理人员提出了较高的业务素质要求。因此，教育培训档案管理人员应不断加强自身学习，充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性、，努力提高档案管理水平，及时适应新形势，挑战传统观念，既要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，又要在培训档案业务上有所创新和突破，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在掌握好业务的基础上进行创新，从而使自己成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的培训管理人才。