浅析龙桥园区集团档案管理

谢言

摘要：良好的档案管理是企业有序发展的有机组成部分，是企业管理的基础。龙桥园区集团的不断发展，对档案管理提出了更高的要求。在实际操作中发现档案的利用和查找方面存在一些不足，只有不断提高认识，分析不足的原因，制定有针对性的对策，才能让档案管理更加完善。本文通过查找相关的资料论述了档案工作的重要性，并总结了当前档工作的特点及存在的不足。在经过分析之后，找到了不足的原因，提出了当前迫切需要解决的问题，并提出了一些中肯的建议。

关键词：企业；档案工作；规范管理

一、加强龙桥园区集团档案管理的必要性

涪陵区龙桥园区开发集团成立于2007年4月，2011年9月经涪陵区政府批准成立工业园区开发（集团）有限公司（以下简称龙桥园区集团），是由区国资委履行出资人职责的国有独资公司，承担着龙桥园区的基础设施建设和公用工程、保障房建设等工作。通过对该公司档案管理工作的调研，发现档案管理滞后于工程建设。作为综合档案管理部门，如若保持着传统工作状态明显是错误的。所以档案部门的工作方式务必是快节奏、高效率的，从而为集团高层决策提供深层次和高质量的档案信息。

二、规范的档案管理在龙桥园区集团发展中的作用

（一）档案管理可以实现资料的共享和增值

从龙桥园区集团的创立之初到发展时期，通过采集、收取、整理形成的具有保存价值的各种文书、会计资料、工程建设过程中形成的各种合同、图纸等，对这些资料进行分类整理、保存和调用就是档案管理规范的档案管理能够对的大量资料进行保存和加以利用，实现增值和共享。例如在龙桥园区青杠湾安置房建设中就因施工图纸未收集齐全，致使现在安置房维修因找不到原始图纸而给施工的水务部门和市政部门工作带来一些不必要的阻碍，也给安置房的居民日常生活造成了很大的不便。如果当时资料收集齐全，这些问题就能迎刃而解。

（二）档案管理有助于提高整体管理水平

管理是一项十分复杂系统的工程，档案人员注意保存好原始件的孤本；如当事人的墨迹、字条等原始资料，这些都是法律证据的基本要素。例如在宣传龙桥园区集团方面，因一些重大政务活动照片收集不完整，给宣传部门提供的有价值的照片都不是很多，也给宣传工作带来一定的局限性。

（三）档案管理能够更好地维护合法权益

在工程建设经济债务问题居多，若能在日常工作和经营管理中仔细、谨慎的保存好真实完整的档案作为证据，才能在各种纠纷中处于优势地位。例如，在龙桥园区集团承建的周家湾安置房的官司中，由于缺乏一些原始凭证，导致最后对方反悔而找不出证据，致使纠纷中处于被动地位。

三、龙桥园区集团档案管理的现状

（一）档案管理基本实现规范化、信息化

2012年龙桥园区集团在新的办公楼里面，专门留出一间约40平米的房间作为档案保管室，订制了专业的档案存储密集柜，为档案管理的硬件设施打下了坚实的基础，陆续添置了除湿器、空调设备、高精度的扫描仪等，从而保证了档案的安全管理及数字化管理。2013年度龙桥园区集团档案管理还获得了涪陵区档案管理主管部门的好评。档案管理逐步走上信息化，所有档案信息条目全部录入全国统一的档案信息管理系统（科怡软件），且对永久性保存管理性文件的实现了数字化扫描管理，给档案管理走向现代化提供基础，进一步提高了档案利用的效率。

（二）档案管理基本实现制度化

龙桥园区集团先后制定了《档案管理办法》以及向区档案局备案的《档案归档范围和保管期限》，档案工作人员职责上墙公示，制度化的档案管理已经渐渐成为了龙桥园区集团档案管理的显著特色。

四、当前龙桥园区集团档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作人员业务技能不高，部门之间缺乏沟通配合

目前集团档案管理人员系兼职，往往因为其他工作的繁重、复杂分散了的大部分精力，最终导致档案管理人员缺乏自我学习，业务技能不高；许多的工程项目在竣工验收等环节，档案人员不能亲临现场收集资料，使许多的工程资料搜集不全，不能及时将归档；而其他部门的档案工作人员更是容易形成惰性思想，这直接导致了档案管理人员创造性工作能力不强、专业技能薄弱。各部门之间资料收集也存在各自为阵，不及时向综合档案室转交资料，給档案整理工作带来很大的不便。

（二）档案管理的利用率不高

目前对档案管理存在“轻利用、重管理”的盲区，过多的将精力投入到整理工作上，忽视了对档案的开发利用，使档案的利用率不高。最大程度地发挥档案的作用，而不是仅仅将档案工作停留在整理、编目等基础工作上。如何进行开发与利用，是管理者应该关注的一个问题，也是档案人员需要进一步学习的订题。

五、完善龙桥园区集团档案管理的对策

（一）加大投入，完善管理制度

一是落实专人管理档案，特别是科技档案管理人员；二是建立单独档案查阅室，确保档案的保密性；三是将档案室的所有窗户密封，以保证纸质档案不受外界环境的伤害，确保档案的安全；四是学习先进单位的管理模式，以制度管理档案，使各部门之间相互配合，把档案工作细化到每个部门，从而提高各部门档案人员的业务技能。

（二）宣传《档案法》，提高法制意识

宣传《档案法》及档案工作的重大意义，要让每一位职工都能体会档案对于公司发展的重要性，增强做好档案工作的自觉性，实现档案管理成为集团内部管理的重要内容。

当龙桥园区集团经济活动的范围渐渐的扩大，形成的档案种类和数量也不断增加，这给档案管理工作提出了新的更高的要求。所以，龙桥园区集团管理者和从业人员一定要提高认识、加大投入、不断学习，完善监管，让档案管理发挥更大的作用。