知识经济时代高校档案管理问题探究

摘 要：在这个迅速发展的知识经济时代的前进步伐的驱动下，我国高校档案的管理模式也正在面临着巨大的挑战。因此本文在此就目前高校档案管理中所存在的不足进行简要地分析与探讨，并结合现代知识经济的背景，针对相关问题提出科学的、合理的建议与对策

关键词：知识；经济时代；高校；档案管理；分析与对策

随着人们对信息的需求性以及依赖性的逐步加强，我国各大高校的档案管理工作也翻开了崭新的篇章。当然在其拥有不断发展的机遇的同时，高校档案管理工作也将面临着前所未有的巨大挑战。在这个崭新的知识经济时代，高校档案管理传统模式已经不能满足现代社会的需求，因此尝试实施对高校档案管理工作模式的改革势在必行。改革的意图就是希望各大高校可以充分发挥日新月异的网络科学技术的优势，争取尽快实现各大高校档案完全进入数字化信息时代，以此充分挖掘高校档案所含知识并将其转化应用，从而进一步实现高校档案的最大化价值。

1 档案管理的内容

档案无非就是对信息以及活动进行整理记录，而档案记录的方式又是多种多样的，因此档案根据其记录的不同方式分为文字记录档案、图像记录档案以及语音记录档案等等。档案又依据其独有的性质分为文书档案、人事档案、声像档案以及科技档案等等，因此在档案的管理过程中就要从以下几个方面注意：

一是管理相关档案的原始资料，这是实体管理，是一种物质上的管理，它不仅可以帮助管理者清楚地了解档案的相关信息，而且也有助于管理者在进行档案管理时可以轻松地对其进行档案分类。

二是管理档案中所含有的相关信息。这个主要是对档案中所有的信息进行整合再组织的过程，在这个过程中管理者要依据原始管理资料对现有的相关信息进行整理并且加以分析，使其成为信息的二次表述，但是要注意这种表述必须是客观的、有效的，以此保证档案信息的真实性以及可靠性，从而进一步方便了使用者对其的使用。

2 知识经济时代下高校档案管理工作所面临的机遇与挑战

一是在知识经济时代下高校档案管理工作所面临的机遇。在现代知识与经济迅速发展的时代背景下，信息的传输、数字的压缩、语言的识别、虚拟技术以及数据库的应用技术都已经取得了一定程度上的进步，因此各大高校的档案管理工作在这个新的时代背景下，也将迎来新的发展机遇。各大高校的档案数字信息化的管理模式使档案管理工作从最初的纸质案卷、文件目录发展到了现代的电子分类、信息化服务，这在很大程度上有效地提高了各大高校综合档案的管理效率，与此同时，也进一步拓宽了知识的传播路径以及信息的利用率，从而促进了各大高校的档案管理工作的顺利进行。

二是在知识经济时代下各大高校档案管理工作所面临的挑战。在现如今发展如此迅猛的经济信息时代的推动下，我国各大高校的档案管理工作迎来了新的挑战，其中主要包括两个方面；一是受传统封闭式自我发展的旧观念的影响，造成了高校的档案管理缺少宏观的规划，仍然处于条块分割、各自为政、自我封闭的发展阶段，缺乏合作意识。二是重藏轻用的传统服务理念。由于长期地受到计划经济的影响，部分高校的档案管理人员还是习惯于把需要保存的档案信息进行封闭收藏，不注重其使用价值，缺少服务意识以及服务积极性。

3 我国各大高校档案管理中存在的问题分析

一是领导缺乏重视，档案管理者管理意识薄弱。由于部分高校的领导缺乏对档案管理重要性的认识，并没有从真正意义上意识到档案管理对学校的教学以及科研所起到的正面影响，很少甚至不过问学校的档案管理工作，致使了档案管理比较松散且工作效率不高。此外由于管理者管理意识的薄弱，也造成了档案的基础资料匮乏，或者统计数据不够准确等问题的出现。

二是高校档案管理工作者的思想意识比较落后。由于高校档案管理工作者长期专注于档案的搜索与整理，因此致使他们不能及时地结合知识经济的发展需求，树立现代的档案管理意识与管理行为。此外由于档案管理人员对自身工作重要性认识不够全面，这也导致了他们在实际的工作当中缺乏管理的创新意识，不能够合理地开发并利用高校的档案管理资源，从而造成了资源浪费的现象。

三是高校档案管理人员的整体素质偏低。在这个知识经济时代，对高校档案管理者的综合素质自然也有了更高的要求，管理工作者应该具备文件整理、计算机应用、信息搜集与管理等多方面的工作能力。但是就我国目前各大高校档案管理者的实际情况来看，管理者的整体素质还比较低下，由于大多数的档案管理者都是非专业的工作人员，因此严重缺乏档案管理工作经验，这就对高校档案管理的高标准开发利用造成了直接的不良影响。因此加强对专业档案管理人才的培养势在必行。

4 在知识经济时代下各大高校档案管理的应对措施

一是树立正确的知识意识与现代的管理意识。由于大多数的高校档案管理工作仍然处于长期的半封闭式状态，这就严重制约了高校档案管理的进一步发展。此外，从业人员对现代信息文化与知识经济的相关知识了解不深，也加剧了高校档案管理工作的难度。因此树立正确的档案知识意识以及现代的管理意识，以此来适应经济发展的思想观念是相当刻不容缓的。首先提高在知识经济时代背景下对高校档案管理的重视。其次，必须加强对高校传统的档案管理模式的改革与创新，树立现代化的档案管理发展理念，充分发挥各大高校档案信息资源的优势，激发档案管理人员的工作积极性，从而不断提高高校档案管理部门的管理水平。

二是加强高校档案管理的现代化技术。充分运用现代计算机技术，进行高校档案的搜集、整理、保存以及统计工作，以此有效地提高各大高校档案的立卷效率以及档案信息的质量。二是充分运用现代化技术和管理模式，推进数字化网络进程，建立高校档案信息数据库，从而实现各大高校的档案信息的资源共享。三是加强各大高校档案的标准化建设，由于目前高校的档案管理部门在计算机数据库的设置上，其软硬件设备还缺乏统一的标准，导致档案信息资源难以达到共享的效果。因此按照国家的规定标准建立档案信息资源数据库，对于有效地实现档案信息的资源共享来说，具有一定的推动作用。

5 结束语

在这个知识与经济迅速发展的时代下，各大高校的档案管理事业迎来了新的发展机遇，但与此同时也正在面临着巨大的挑战，因此不断改革创新各大高校在知識经济时代下的档案管理事业刻不容缓，其目的是在真正意义上把高校档案信息资源转化为社会生产力。

参考文献

[1]燕慧.高校档案信息服务的发展战略研究[J].兰台世界，2005.

[2]罗竹莲.做好新时期高校档案工作的思考[J].档案天地，2004.

作者简介

徐燕惠（1971-），女，汉族，山东安丘人，馆员，本科毕业，主要研究领域：档案管理学。