论符合时代发展的企业办公室管理

王玉鹏　陈媛

摘 要 企业办公室管理对企业来说至关重要。虽然企业办公室管理已经形成比较成熟的理论，但随着技术的革新，时代的变化，原先的管理方式会越来越不适应企业在当今社会发展的需要。若想持续发展下去，对社会产生长久的价值，除了产品、商业模式、营销等需要跟上时代的步伐外，企业办公室的管理方式、理念及制度也需要不断更新升级。因此，在新环境下，需要对企业办公室管理不断地进行改进与创新。

关键词 企业 办公室 管理

很多人希望自己能处理好办公室员工之间的各种关系和问题，让企业的工作效率倍增，提高公司效益。但在管理时总会苦于难以解决很多问题。下面针对办公室管理中的七个主要环节：“招聘、制度、办公室氛围、文化、激励、领导的艺术、使命和愿景”做简要的论述，希望能对处于新环境的企业有所启发。

1人才招聘

为一流的人才花钱是值得的。一般而言，不能因为雇用人才的费用太高而放弃，因为人才总会创造比其工资高得多的价值。相反，不要花小钱去雇对公司几乎没用甚至产生恶劣影响的人，因为即便这些人再廉价，也是公司的多余成本。 雇用与公司价值观一致的人，即便雇来的人不会一开始就赞同公司所有的制度、使命和价值观，但至少进入公司的人在最主要的价值观上应该和公司一致，否则即便他能力再强，早晚都会出问题。要雇用人品和道德良好的人，否则当公司和他的利益发生冲突时，他的行为不知道将会对公司造成多大的伤害。总之，按照招聘制度严格筛选，雇用最适合团队而不是最厉害的人。

2办公室制度

公司的制度一般存在三个问题：（1）制定时，管理层在桌子上拍拍脑袋就决定了，并没有充分结合公司最前线的实际情况来制定。这样的规章制度往往停留在书面上，员工很难执行，没法落实；（2）制度写的很好，停留在嘴和纸面上，没有花足够的功夫或用科学的方法将其贯彻和落实；（3）制度写的很好，落实的也很好。但是没有随着时代的改变去更新升级。现在市场风云莫测，几乎没有任何一家成功公司的规章制度能在几年之内保持丝毫不变的，制度应该随着市场的变化而更化。当然也不能轻易改变，应该通过科学的方式来做出决策，否则很容易被市场淘汰。

3办公室氛围

一个好的办公室应该是一个优秀的团队，应该有一个或几个“教练”带领大家，将大家凝聚到一起。教练需要将企业文化和经营理念、使命、团队文化用很好的方式传授给大家，使大家运用它来工作。我的个人建议是：员工个人利益应与公司的总目标保持一致，实现双赢。让大家一起经历完成任务过程中的困难和成功时的喜悦，增强大家的凝聚力和归属感。当然也可以巧妙地利用演讲、活动以及培训来达到这个目的。做到不让团队里的任何一个人失败，不落下任何一个人。在办公室营造一种没有一件事小到不值得去做，没有一个细节应该被忽略的氛围。要时时刻刻细致再细致，认真再认真。真正做到不让领导布置的工作在自己手中延误，不让需要办理的事情或文件在我手中积压，不让到办公室联系工作的同事在我这里受到冷落。让每个员工都明白自己的工作内容、拥有的权利、能够得到的资源支持和应尽的义务，实现精细化管理。让每一个员工都意识到，在最艰难的时候，大家会相互支撑，不必担心自己会孤立无援。

4企业文化

企业文化是一个企业的灵魂，通过企业文化能充分调动员工积极性和创造性。先进和优秀的企业文化应该具有方向性，能够提供思想指导、价值观、道德和行为准则、文化知识、精神养分。既遵循企业战略的发展的方向，又承载企业发展的动力因子；具有凝聚作用，可以向员工提供一种共同的价值观；具有约束力，能使办公室人员正确地支配和控制自己的行为；具有激励作用，激励大家为实现目标而奋斗；具有辐射作用，使大家明白只有集体有发展，员工才能得到更多的利益，让大家为实现企业的目标而携手奋进；具有品牌功能，有助于树立良好的企业形象，进而对供应商、经销商、投资人、人才、消费者形成引力作用。

5激励

团队激励能提高大家工作的积极性，能开发员工巨大潜能。研究发现，一般情况下，人只需要发挥20%～30%的潜能就能完成工作。如果给予充分的激励，就能发挥到80%～90%，并保持高昂的激情；能起到示范作用，通过对优秀员工和先进事件的表扬及奖励，对不良行为的批评和惩罚，激发成员的荣誉感和羞耻感。引导企业成员树立正确的价值观、是非观；能提高大家对企业要求的认识，用来约束和监督自己的行为，同时培养大家的进取心和坚强的意志，促进企业目标的实现。

6领导的艺术

企业想做大、做得长久，必须有企业的核心竞争优势。领导的艺术几乎是每一个领导者和管理者的必修课。领导必须有很高的威望、令人信服的判断力、对部下关怀备至、善于鼓舞人心、能用通俗易懂的语言解释需要做的事，从而得到他们的信赖。领导还应有一定的经验和专业知识，有能预测未来技术和产业发展趋势的能力。应培养出自己的一种超越现实的特殊感觉。

7企业使命和愿景

当一个公司没有足够的资源、物质、金钱的时候，要靠公司的使命和愿景领导大家；要给大家跟你坚持干下去的理由，让大家看到未来的希望，觉得现在一切的付出都是值得的；当一个公司发展稳定时，若想长久地发展下去，除了薪资福利之外，还要靠公司的使命和愿景领导大家；当一个公司迷失方向的时候，依然需要靠企业的使命和愿景来找到方向，回归初心。什么是愿景？愿景是最高领导者对未来的设想，是对企业长的期愿望及未来的蓝图。什么是使命？使命是企业对社会发展做出的承诺，对自己的定位，是企业存在的理由。除了现实之外，还应该让员工对自己的未来有想象空间。因此，要给出切实的升职路线，让大家朝着这个方向努力。

综合来讲，企业办公室的管理不仅需要招聘、制度、工资、奖惩机制等硬实力来约束和管理，还要结合企业愿景、使命、文化、领导艺术等软实力来引导和鼓励。只有这样，才能让办公室管理高效地为企业创造利润和价值。

参考文獻

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