中小学教职工档案整理工作存在的问题及对策

文/黄梅菊

中小学教职工档案整理工作存在的问题及对策

文/黄梅菊

据统计，2014年底，我国小学、初中专任教师达912.2万人。中小学教师是我国专业技术人才队伍的重要组成部分，也是全面实施素质教育，推动教育事业发展的重要力量。中小学教职工人事档案，是中小学教职工晋升、培训和管理的重要依据。根据教育部《关于进一步加强中小学教师队伍建设的意见》（教师〔2011〕1号）和南安市教育局《关于印发<南安市教职工管理暂行规定（2010年修订）>的通知》（南教人〔2010〕58号），就教职工思想政治情况、出勤情况、班主任工作及其他工作情况、教研（教改）工作情况、编写教材、教参等情况、进行培训或继续教育情况、奖惩情况等十个方面内容的年度考核资料进行整理归档。为全面、客观评价教师的执业道德、专业发展水平、教学行为和教学效果提供详实、准确的依据。

一、当前中小学教职工档案整理中的常见问题

随着各级党委对档案工作的重视，干部人事档案管理工作在《干部档案工作条例》的指导下取得了显著成绩。但从干部人事档案的整理情况来看，仍然存在着易损坏档案、整理效率低、材料完整程度差等问题。

1.整理的频繁性，容易造成档案的损坏。教职工档案信息变化（如学历、荣誉、教研成果等）具有较强的动态性，尤其是反映教育、教学成果的档案信息，常常会根据教材和教学需要不断调整和变化，导致中小学教职工新的归档材料不断产生，尤其是近年来义务教育制度改革的深入，教职工档案整理变得较以往更为频繁。根据《南安市教职工管理暂行规定（2010年修订）》的相关要求，每学期要对教师的档案进行整理，每学年要对教师的资料整理后归档。在整理和归档材料时，需要对教职工的个人档案进行拆装。频繁的拆装会增加档案实体的磨损，极易造成档案的损坏。

2.程序的繁琐性，影响整理效率。根据档案管理要求和规定，中小学教职工档案整理主要包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等流程。这其中档案材料的鉴别、分类和排序最为关键，就鉴别而言，包括判断材料是否属于归档内容、审查材料是否齐全完整、手续是否完备、是否涉及其他重要问题等。而档案整理的各个环节绝大多数都要依靠管理人员手工操作，繁琐的程序无疑增加了工作的难度和强度，影响了档案整理工作的效率。

3.条件的滞后性，影响档案完整。一些落后、偏远地区的教职工档案管理，常常受到条件限制和重视程度的影响，档案整理不能及时开展，档案整理工作不达标。一些基本的材料缺失，影响了后期教职工档案管理的质量和利用效果。此外，还有一些教职工自身对档案的重要性认识不够，在填写履历表或其他材料时，没有全面记载相关信息，个人的在职经历、后期岗位培训、职务晋升、教研编写等材料未按时移交档案管理部门，亦或缺少审核部门印章、没有本人签名等问题时有发生。

二、中小学教职工档案整理工作特点

1.年度划分的特殊性。中小学教职工档案一般不采取公元年度，而是以教学年度为划分依据，这主要与我国的中小学教学采取秋季招生制度有关。根据《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《福建省教育厅关于印发〈福建省中小学教师职业道德考核办法〉（试行）的通知》（闽教人〔2009〕143号），以及《南安市教职工管理暂行规定（2010年修订）》的相关要求，通常是以每学年（每年8月份之前完成对教职工上一年度的考核）作为归档整理的时间要求，即以每一学年度（上一年9月初至下一年的8月底）作为教职工档案整理的年度划分。

2.材料来源的分散性。中小学教职工档案既有人事方面的档案，也有许多教学教研成果转化而来的档案。人事档案大多来自其教务主管部门（如教务处、教管处），而许多教学文件材料方面的档案则直接来源于日常的教学活动，如教案、教研、参与编制复习大纲的成果等等。这些教学文件材料一般不需要登记，也没有副本，很多是日积月累的掌握在教职工自己的手中。因此，档案收集整理难度较大，具有明显的分散性特点。

3.档案内容的丰富性。中小学教职工档案既有人事档案，也有教学档案，还有声像、实物等档案，档案的门类众多、内容丰富。例如，从对教职工的年度考核内容来看，包括了“思想政治表现”、“出勤情况”、“教学工作”、“班主任工作及其他工作情况”、“承担课外活动和其他活动情况”、“教研（教改）工作情况”、“编写教材、教参和交流、发表或出版经验总结、论文、论著等情况”、“指导培养教师情况”、“进修培训或继续教育情况”、“奖惩情况”等十个方面内容，根据要求，考核考绩的结果都将纳入到教职工的档案资料中，作为日后客观评价教师职业道德、专业水平、教学行为和效果的重要依据。

4.载体格式的多样性。中小学教职工的档案与一般的行政机关的档案来源于正式文件不同，其不具有规范公文特征，如手稿、卡片、表格、图表等。此外，随着教学制度改革的深入和教学技术的进步，大量珍贵的教学照片、PPT、录音带、录像带以及磁盘等具有保管价值的资料都可作为教职工档案整理的重要资料。

三、中小学教职工档案整理方法和要求

1.整理要求。（1）收集：严格按照规定范围收集人事档案材料，及时把反映教师“德、能、勤、绩”的材料收集齐全归档，充实档案内容。（2）整理：认真鉴别，分类管理，编排有序，目录清楚，装订整齐，做到完整、真实、实用。（3）核对：人事档案管理人员每半年或一年将人事档案和档案名册核对一次，发现问题及时解决。凡人员调动、职务变更的应及时登记。每年底，对人事档案进行统计，确保档案完整、有序。（4）转递：建立人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。转出档案确保完整、齐全，不得随意扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随教师人事档案同时转递。（5）保密：从事教师档案整理的人员，要严格遵守《档案法》《保密法》等规定，严禁私自保存任何人的档案材料。非档案管理人员不得进入档案库房，档案材料不得擅自转移，分散、销毁和丢失。

2.整理原则。按人整理，一人一档。如某个教师的材料较多，装满一盒之后可顺序装第二盒，但仍视作一个保管单位。装盒时可在“保管单位顺序号”后面加括号并标注顺序进行区别。

四、做好中小学教职工档案整理工作举措

中小学教职工档案整理中出现的各种难题，以及新出台的档案管理制度，对档案整理工作提出了新的要求，要落实新规定，科学化、规范化地做好教职工档案整理工作。

1.提升依法治档意识。根据新修订的《干部人事档案材料收集归档规定》（2009年）以及《南安市教职工管理暂行规定（2010年修订）》的相关规定，这些新的规定出台时间较短，从事教职工档案整理的工作人员要认真做好相关档案规章制度的学习，带头遵守规章制度的要求，充分认识到教职工档案整理工作与素质教育制度改革的密切联系，努力做到档案整理的真实性、完整性和规范性。通过培训、业务知识竞赛以及专家授课等方式，加强对新规的学习，提高从业人员依法治档意识。同时要充分运用“互联网+”的思维，通过微信、微博、手机报等新媒体，积极向广大教职工做好新政策的宣传，以喜闻乐见的形式推广教职工档案整理的最新要求，为教职工档案整理工作的顺利开展奠定良好的舆论基础和氛围。

2.提升档案整理效率。中小学教职工档案整理中出现诸多问题的根本原因，是各项规章制度没有严格落实，《干部人事档案材料收集归档规定》第31条明确指出，干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。具体到中小学教育教学中，加强对教职工档案整理工作，就需要进一步建立健全中小学教职工档案整理工作机制。具体来说，要由教育主管部门牵头，人事、监察和学校等组成共同的档案管理机制，既要广泛收集各方掌握的教职工档案材料，也要发挥教育主管部门的领导作用。每年定期召开教职工档案整理工作会议，档案管理部门与教务处（馆）等部门要加强配合，制定具体的档案整理实施办法，做到档案整理工作有章可循，并明确各方职责权限，提高档案整理工作的合力。

3.提高档案整理水平。发挥教职工档案自身价值，做好档案整理工作，确保档案信息的质量尤为重要。针对目前中小学教职工档案项目不全、内容失真、信息单一等突出问题，作为档案管理部门来说，要加强中小学教职工档案整理的标准化建设，提升档案整理质量和水平。具体来说，（1）健全中小学教职工档案整理标准，要逐项逐条就各种档案材料的具体标准进行明确，做到标准一致。（2）明确档案归档、转递、整理的时限要求，严格档案管理权限，严禁随意修改已经归档的档案材料，确保档案整理的严肃性和规范性。（3）做好档案标准的延续性。中小学教职工档案整理的方法和要求具有动态性，不同时期对于档案整理工作的要求不一样，在制定和完善档案整理标准时，要保证档案整理标准的延续性和创新性，最大限度地依托标准来提升档案整理质量。

（作者单位：福建省南安市教育局）