新形势下事业单位财务档案管理工作刍议

文/迟晓霞

新形势下事业单位财务档案管理工作刍议

文/迟晓霞

财务档案是事业单位一切经济活动在财务核算管理的最终归集，是事业单位档案管理的核心。财务档案作为对单位经济活动的准确记录，可以对财务工作起到很好的监督检查作用。财务档案保存是否完整，直接关系到国家长远的经济利益能否得以保全，意义重大。

一、财务档案管理概述

1.财务档案管理含义。财务档案管理是按照国家规定将经济活动记录的内容和真实性进行严格审查后，分类保存后归档，设置目录索引，严格按照组卷的顺序存放，委派专门人员进行保管，防止档案损坏、遗失和泄密的管理活动。此外，查阅财务档案也要经过严格的审批程序，遵循相关查阅手续，依照档案管理制度进行。

2.财务档案管理工作的意义。财务档案是对财务计划是否准确执行、财务具体应用的完整记录。每一笔开销都有记录，每一笔公款都去路明白，可以减少挪用、乱用公款现象，保障事业单位能够更好地履行社会服务职能，减少国家资源浪费。财务档案管理可以通过对单位收入和支出的记录为下一季度的财务预算提供一定的参考，有助于国家机关和事业单位制定更为科学、合理、合法的财务政策，也能维护正常的工作秩序，同时还能为同级的财政部门的财务管理提供依据，使财务工作效率得以提高。

二、新形势下事业单位财务档案管理的弊端

1.对财务档案管理工作重视不够。财务档案管理能够为日后出现纠纷时提供处理依据，但很多事业单位领导对财务档案管理工作不够重视。有的认为，财务信息是属于单位机密文件，要严格保密，也就是要把票据和账目进行仔细封存，束之高阁，不管不问。有的则把财务账单捆起来随意堆放，不仅不建立相关档案，更不用谈什么专门管理了。有的单位已经建立财务档案，但管理方法不当，分类比较混乱，查阅极不方便。部分事业单位领导没有意识到财务档案管理工作的重要性，在财力支持和人员配置方面投入不足，导致财务档案管理工作效率不高。

2.财务档案管理制度和方法滞后。由于对财务档案管理不够重视，部分单位缺少相关的财务管理法规制度，对于渎职的人员和档案遗失的追责也缺少相应的约束机制，责任不明确，职能不清晰，使得部分档案管理人员对材料的收集、存档、整理等工作应付了事，没有达到档案管理工作的岗位职责要求。财务档案的整理、归档不到位，会使财务档案信息化建设受到影响，使档案利用率降低。

三、财务档案管理优化方法

1.落实责任，明确岗位职责。事业单位的负责人必须首先认识到财务档案管理的重要性，认清财务档案对事业单位的发展所起到的巨大作用，熟悉财务档案管理的政策规定，提高单位所有人员的财务档案意识，进而为档案管理工作的有效开展创设良好环境。落实责任，制定完备的财务档案管理制度规范，加大财务档案管理重要性宣传。同时，财务人员也要加强自身的管理，在对财务档案进行有效管理的同时，还要主动成为其监督者，增强岗位责任意识，认真细致做好鉴定和审核档案的工作。各科室部门也要成立监管小组，互相监督。

2.健全管理制度规范。除了思想观念的转变之外，还要配以相应的制度规范，对财务档案管理进行科学规划，使档案管理做到有法可依。事业单位要在遵守《档案法》、《会计法》的前提下，制定财务档案管理细则，科学划分各项管理职能，结合本单位实际情况，确定工作目标，制定完善档案查阅、保管、归档、移交守则及建立奖惩考核制度，增强档案管理人员的责任意识，调动工作积极性。

3.加强信息化建设。科技飞速发展，计算机在财务档案管理上的优势更为凸显，事业单位应抓紧计算机网络的信息化建设，实现档案管理的网络化和数字化，提高工作效率和质量。这就需要财务人员在档案管理层面和财务管理层面提出相应的设计方案，防止财务信息在信息化发展中出现重叠情况。投入一定财力，改善财务管理的硬件建设，把财务工作和单位各项经济活动有效结合，进一步提高档案管理的效率和财政资金利用率。要加大措施保障档案的安全，做好软件的更新和档案的备份，提高档案存储的一致性和可续性。及时整理和采集财务信息，深度挖掘各种隐藏信息，完善和升级数据库，建立子数据库，如债务管理、核算管理、资产管理等，发挥档案的使用价值。

（作者单位：东辽县疾病预防控制中心）